Бриф агентства праздников

Что такое бриф и зачем он нужен

Бриф представляет собой список вопросов, важных для организации корпоративного праздника. Ответить на них должны вы или другой представитель вашей компании. С готовым брифом вам не придется объяснять каждому представителю агентства свои ожидания от предстоящего мероприятия. Очень важно внимательно его заполнить и ничего не упустить — от предоставленной информации зависит дальнейшее взаимодействие с выбранным event-агентством.

Вы получите качественную концепцию мероприятия, только если качественно заполните бриф. Ведь работа агентства по разработке идей во многом базируется на информации, предоставленной вами.

Кроме этого, после утверждения брифа у вас в руках будет документ, в котором зафиксированы ваши пожелания по организации события. Это значит, что вы сможете возвращаться к нему при обсуждении концепций и контролировать процесс организации мероприятия, что не всегда возможно при наличии только устной договоренности.

Где взять бриф и кто его заполняет

У большинства компаний есть собственные шаблоны брифов для подрядчиков, в том числе и для проведения корпоративных мероприятий. Проще всего воспользоваться готовым опросником, доработав его под конкретный проект. Также бриф можно запросить у event-агентства или просто скачать в интернете.

Скачать шаблон брифа (в формате Word)

Дополняйте шаблонные брифы нужными вопросами, если вы видите, что готового списка не хватает для полного понимания задачи. Убирайте лишние пункты или адаптируйте их под конкретное мероприятие.

У многих агентств есть онлайн-брифы, которые можно заполнить на сайте. Они подходят в случае, если вы уже выбрали агентство. Тогда просто ответьте на все вопросы и ждите уточнений от представителя агентства. Если вы выбираете из нескольких вариантов, то брифы на сайтах будут не очень удобны — лучше отправить собственный бриф на почту сразу всем кандидатам, чтобы каждый раз не копировать ответы из своего документа в формы на сайтах.

Онлайн-брифы всегда составляют в упрощенном варианте, в них входят только самые основные вопросы, важные для первого взаимодействия с подрядчиком. Такой опросник заполнить проще и быстрее, но собственный вариант будет полнее и подробнее. После заполнения формы на сайте вам нужно будет встретиться с представителем агентства, обсудить подробности, рассмотреть подготовленные им предварительные предложения или концепции.

Некоторые агентства заполняют бриф во время устной беседы по телефону после того, как вы оставите заявку на сайте. Устное брифование, как правило, также проходит в сокращенном варианте с последующим обсуждением подробностей на личной встрече.

Первый контакт

Структура хорошего брифа

Бриф помогает создать мероприятие, которое понравится сотрудникам и решит бизнес-задачи компании. Стандартные вопросы можно разделить на несколько блоков:

базовый — информация о заказчике, количестве гостей, целевой аудитории мероприятия, бюджете, предполагаемых площадках;
цели-задачи — повод мероприятия, формат, цели и задачи, которые предстоит решить;
персонализированный — дополнительная информация о мероприятии, например, кухня или площадки, а также требования к event-агентству и его коммерческому предложению.

Брифы могут различаться по структуре — единого эталона не существует, но ключевые вопросы всегда одинаковы. Для получения точного представления о будущем мероприятии, агентству нужно знать дату проведения, количество приглашенных, формат, бюджет, целевую аудиторию, предпочтительные площадки и другие параметры.

Рассмотрим основные вопросы подробнее.

1. Повод, формат, тема

Какое корпоративное мероприятие вы устраиваете: календарный праздник (новый год, 8 марта и прочее), день или юбилей компании, профессиональный праздник, тимбилдинг, корпоративный спорт или квест.

Какой формат и тему вы выбрали? Если еще не выбрали — формат и тему может предложить агентство.

2. Дата, время и город проведения

Если у вас крупная компания и мероприятие будет проводиться для сотрудников в разных городах — это обязательно нужно упомянуть. Также в брифе указывают дату и время проведения праздника.

3. Цели мероприятия

4. Количество приглашенных

Число сотрудников, которые будут присутствовать на мероприятии. Эта информация очень важна для того, чтобы подготовить адекватную праздничную программу.

5. Целевая аудитория

Корпоративное мероприятие проводится только для сотрудников или в нем участвуют партнеры и клиенты? Будут ли присутствовать семьи работников, их дети? Какой статус у сотрудников, приглашенных на мероприятие: рядовые служащие, руководящий состав, топ-менеджеры? Кто ваши сотрудники: средний возраст, интересы, соотношение мужчин и женщин в коллективе.

Желательна информация о том, кто в компании принимает решения по поводу организации мероприятия, кто будет утверждать концепции, предложенные агентством.

«У тебя здесь нет власти!»

6. Бюджет

7. Требования к месту проведения или предпочитаемые площадки

Где вы хотите провести мероприятие — в банкетном зале, на свежем воздухе, в концертном зале? Что обязательно должно быть на площадке? Может быть, вы уже присмотрели несколько мест, подходящих для праздника? Тогда укажите точные названия.

8. Кейтеринг

Вы планируете банкет или фуршет? Шведский стол или кофе-брейки? Сколько раз сотрудники будут есть во время мероприятия. Например, на долгом тимбилдинге может быть один обеденный перерыв и 1-2 кофе-брейка.

9. Особенности мероприятия

Предположим, что у вас уже сложилась предварительная картина будущего мероприятия. Тогда укажите всю информацию о формате и механике праздника. Какое оборудование понадобится (свет, звук, фейерверки), требования к ведущему, шоу-программе, декору помещения. Напишите, каких артистов вы хотите видеть, нужен ли будет трансфер, требования к фото- и видеоотчетам.

10. Сроки предоставления предложения

Отметьте, к какому сроку вы ждете от агентства предложений или готовых концепций. И когда будут известны результаты тендера по выбору подрядчика.

11. Требования к коммерческим предложениям и концепциям агентства

Напишите, в каком формате вы принимаете материалы, куда их отсылать, что указывать в теме письма.

В случае, если вы устраиваете тендер между несколькими подрядчиками, расскажите о критериях оценки качества. У event-агентства будет сильнее интерес к вашему предложению, если его представители поймут, на чем основывается выбор.

Общее требование к брифу — полнота предоставляемой информации. Перечитайте заполненный опросник перед отправлением, убедитесь, что получатель точно поймет, какое мероприятие вы хотите.

Нюансы, которые лучше не упускать

Лучше отправлять брендированные брифы, так ваше предложение будет выделяться среди остальных. В случае, если мероприятие должно соответствовать духу вашего бренда или корпоративным ценностям — расскажите о них агентству или предоставьте материалы, с которыми можно ознакомиться для лучшего понимания задачи. Обязательно укажите, какие традиции вашей компании вы хотите интегрировать в праздник, если такие есть.

Компаниям, которые регулярно проводят корпоративные мероприятия и часто обращаются в агентства, стоит указать, какие форматы и темы уже использовались, чтобы избежать повторов.

Также лучше написать, что на мероприятии не использовать. Например, если директор фирмы не любит клоунов, желательно указать в брифе запрет на приглашение аниматоров в клоунских костюмах.

«Мы все здесь летаем, и ты тоже полетишь!»

На основе предоставленной информации агентство будет придумывать концепции, разрабатывать коммерческие предложения и презентации будущего мероприятия. Правильно заполненный бриф — гарантия того, что вас правильно поймут и будут присылать адекватные предложения.

Выводы

Итак, на этом этапе вам нужно:

Выбрать вариант брифа, взяв готовый корпоративный шаблон, запросив его у агентства, скачав в интернете или составив собственный опросник. Либо заполнить онлайн-форму на сайте event-агентства.
Ответить на все вопросы брифа, указать всю информацию, нужную для организации будущего мероприятия. Чем качественнее и полнее вы заполните бриф — тем выше шанс, что событие пройдет так, как вы хотите.
Внимательно прочитать готовый бриф перед отправкой агентствам и убедиться, что вы предусмотрели все важные детали.

После того, как вы заполнили бриф и отправили его агентствам, нужно будет выбрать лучшее предложение на основе присланных концепций.

Как правильно выбрать агентство, с которым вы будете работать, и на что обращать внимание при выборе — рассказали в следующей статье.

Источник

Бриф для event-агентства — краткая письменная анкета, в которой в произвольной форме отображаются информация о компании и сотрудниках, предпочитаемом формате мероприятия, идеях заказчика, его пожеланиях и т.д. Казалось бы, в этом нет ничего сложного, но на деле мы часто сталкиваемся с противоположным. В мире тендеров, формальный бриф иногда содержит минимум информации: дата и время события, суть мероприятия и его цели. Вселенная маркетинга полна скрытого смысла, зашифрованных посланий и загадок, которые можно уловить, читая между строк. Заприметив такой бриф, event-агенство сразу (или не сразу) понимает что хотел донести автор. Скорее всего, эта информация означает, что на данном проекте их никто не ждет.

Реклама способна окрылить потребителя, пробудить в нем весь спектр чувств и эмоций, сделать его настоящим фанатом. В этом нет никакой магии, просто человек ощущает, что компания на самом деле его понимает, уважает его ценности и предоставляет ответы на его вопросы. Даже самая реклама может оставить равнодушным другого человека, так как его не интересует предложение. По такому же принципу работает бриф: некоторые event-агенства не смогут понять Вашу идею и предложат стандартный, скучный подход, в то время как другие сразу осыпят креативными идеями и изящными решениями.

Бриф отчасти является зашифрованным романтическим письмом

В event-индустрии, бриф — это не просто сухой документ, а самое настоящее зашифрованное любовное послание. Автор письма (Заказчик) отправляет письмо некоему Агентству, в котором рассказывает все свои самые сокровенные желания, но сможет ли агентство расшифровать лист и понять заказчика — вот главный вопрос. Если заказчик не дает подсказок и инструкций по расшифровке, то у него должны быть на это причины: возможно, он уже нашел агентство своей мечты или решил обеспечить всем одинаково суровые условия, и пускай выиграет сильнейший.

Как составить идеальный бриф

Крайне редко, но все же случается так, что нам приходит тот самый идеальный бриф, о котором слагают легенды. Мы очень сильно ждем такой бриф, поэтому получив его, сразу беремся за дело, вкладывая всю душу с первых секунд. Такой бриф содержит максимум информации: описание компании и проекта, предпочитаемые даты и время, ценности и идеология компании, сфера бизнеса и портрет целевой аудитории, описание продукта, краткая информация о конкурентах, раннее проведенные проекты с описанием, KPI, бюджет мероприятия, варианты или пожелания площадок, понравившийся формат, тайминг тендера.

Главное — это взаимность, поэтому event-агенство не скупится на обратную связь: проводит исследования и анализ полученных данных, создает креативные идеи и предоставляет максимально точную смету.

Event-агентства иногда тоже говорят «нет», если…

Иногда, прочитав бриф, агентство понимает, что им с заказчиком не по пути, и говорит «нет». Вот несколько ситуаций, когда заказчик, вероятнее всего, получит отказ:

Слишком маленький бюджет. Когда крупные компании готовы выложить на проект и тендер сумму до 5 млн. рублей, а средние — 1,5 — 2 млн. рублей, это значит, что агентство потратит слишком много ресурсов, времени и сил, но не сможет покрыть свои расходы.
Представители организации отказываются от личных встреч. Чаще всего это происходит тогда, когда победитель тендера уже определен. Никто не хочет тратить свое время и силы на агентства, в услугах которых не нуждается.
Анонимные компании. Иногда тендер проводят компании, которые до последнего хотят сохранить анонимность. Такое поведение обусловлено несколькими факторами, среди которых лидируют: неопределенность (организации боится испортить свою репутацию, если решит отменить проект, поэтому таким образом просто «прощупывает» рынок), или же плохая репутация (тогда заказчик надеется получить хоть что-нибудь у неосведомленной части event-индустрии. В том или ином случае, агентства предпочитают не связываться с подобными заказчиками, ведь никаких гарантий нет, а риск тут не оправдан.
Сроки горят. Если заказчик дает на подготовку предложения меньше 3 дней, это может значить, что подход к делу у компании не серьезный. Заказчик не умеет планировать свое время, а значит, агентство будет покрывать его некомпетентность тяжелым трудом. В этом правиле существуют исключения, но они, чаще всего, оговариваются сразу.

Результаты

Любые рамки — это источник творчества, однако творить в абсолютной пустоте невозможно, необходимо иметь хотя-бы минимальную основу. Чем лучше составлен бриф, тем более качественным будет результат: предложение радикально точнее и интереснее. Мы с нетерпением ждем Ваших идеальных брифов!

Источник

Бриф — один из наиболее частых документов, с которыми сталкиваются event-агентства. Казалось бы, в этом нет никакой магии, все понятно. Но это не совсем так. Можно сказать, что это совсем не так. Формальный бриф перед тендером, содержит минимум информации — цели проекта, суть задания для агентства, даты. Но если бриф сухой и формальный — это тоже информация. Скорее всего, это информация, что вас в этом проекте не ждут. Но мир маркетинга — это набор зашифрованных посланий, которые мы хотим донести. Вопрос лишь в том, знают ли код те, кому мы отправляем сообщения. а реклама окрылит потребителя, сделает его фанатом, потому что он чувствует, что компания поняла его, и его ценности и нашла для него ответы на важные вопросы. Так же реклама оставит равнодушным другого потребителя, потому что ему не интересно, он ничего не понял, только раздражился. Так же и бриф для организации мероприятия. Одни агентства поймут задачу, блеснут креативом и найдут изящное решение для заказчика. Другие — не поймут, и предложат что-то стандартное, неуместное.

БРИФ — ЗАШИФРОВАННОЕ ЛЮБОВНОЕ ПОСЛАНИЕ

Любой бриф, это зашифрованное послание, от Заказчика к некоему Агентству. Как история любви и секретной переписки. Вопрос лишь в том, дали ли вам подсказки для декодирования или нет. А если не дали, то почему? Может быть уже есть «лидер», который хорошо знает задачу. А может быть — все равны, и пусть победит сильнейший, самый сообразительный и свободный.

ИДЕАЛЬНЫЙ БРИФ

Случается, хотя и редко, что нам приходит «Идеальный бриф». Мы его ждем, потому что это большое удовольствие работать, с настоящими профессионалами. Идеальный бриф включает: короткое описание, summary и даты, платформу бренда, его ценности и massages, продукт и описание целевой аудитории, сравнение с конкурентами, более ранний опыт реализации, описание проекта, KPI, задачи агентства, формат и бюджет, тайминг самого тендера. Что может сделать агентство в ответ? Провести исследование, найти инсайт, создать креатив и посчитать корректную смету. Как идеальное свидание, не так ли?

ПРИЧИНЫ СКАЗАТЬ «НЕТ» ИЛИ «ШЛАК В ТОПКУ».

Но не всегда event-бриф идеален. Иногда, прочитав бриф, агентство говорит «нет», потому что расшифровали бриф и прочитали, что работать не нужно. Вот примеры, и что расшифровывает агентство. — Проекты с бюджетом до X миллионов рублей «Это значит»: времени и ресурсов на проект (и тендер) будет потрачено так много, что компания не получит прибыль. Скажем, прибыль от проектов с бюджетами до 5 млн, не покрывает расходы крупного агентства. А для среднего, этот порог может быть 1,5-2 млн. — Представители компании отказывается провести личную встречу.   «Это значит»: с кем нужно, уже встречались, любимчик определен. А остальных участников слишком много, чтобы тратить силы на всех, времени жалко. Либо компания-заказчик не хочет получить от вас хорошее проработанное предложение, поэтому и инвестировать время в общение не считает нужным.   — Тендер проводит анонимная компания (т.е. не раскрывается, для кого просят подготовить мероприятие)  «Это значит»: все не решено до конца. Компания боится испортить репутацию, отменив мероприятие. Поэтому скрывает себя, чтобы просто протестировать рынок, для принятия решения. Вас просят инвестировать время и средства в проработку тендера, по которому нет никаких гарантий. Либо, у компании очень плохая репутация, все знают, что с ней работать нельзя и они пытаются получить хоть что-то у неинформированной части рынка. — Если на подготовку предложения – 2-3 дня или меньше «Это значит»: мы не умеем планировать свое время, свою работу, поэтому заставим вас работать на выходных. И весь проект вы своей работой будете покрывать нашу некомпетентность. Мы не считаем проект важным, забыли о нем, а тут вспомнили. Компании, название которых нам ничего не говорит, компании не бренд «Это значит»: мы не стали брендом, значит наша репутация ничего не значит. Мы можем вести себя с подрядчиками как захотим, все равно никто ничего не узнает, мы почти анонимны. И, так как мы не бренд, денег у нас не много.

РЕЗУЛЬТАТЫ ХОРОШЕГО БРИФА

Любые ограничения — это источник креатива. Нельзя креативить в абсолютной пустоте, нужно от чего-то отталкиваться. Чем точнее описана задача — тем более удачным будет креатив. Это касается и мероприятий и digital-проектов.   Креатив на основе хорошего брифа радикально лучше — точнее и интереснее, чем креатив на основе расплывчатого брифа. Хотите прислать бриф в Eventum Premo? Вот форма для нашего брифа — — https://yadi.sk/d/qN0nRwUb3Woi9N

///

Это романтическое эссе написано Eventum Premo, одним из учредителей REMA — Russian Event Marketing Association. REMA объединяет крупнейшие event-агентства в России с целью развития цивилизованного рынка маркетинговых мероприятий.

Источник

1.Это событие, мероприятие происходило раньше? Если да, то что понравилось, а что нет?
Оценка прошлых мероприятий поможет привести ваше новое событие на новый, более качественный, уровень. Благодаря этому, Вы сможете понять эффективность вашего мероприятия, была ли достигнута цель, а также рассказать варианты прошлого успеха и способы повышения эффективности нового проекта.
Важно собрать, как можно больше информации, отзывов и данных, прежде чем начать процесс планирования и организации мероприятия. Это включает в себя места проведения мероприятий, партнеров по мероприятиям, питание, транспорт и многое другое, так как это позволит вам определить области, которые обеспечили необходимый результат и которые нуждаются в улучшении или корректировке.

2.Сформируйте свои намерения, стратегическое направление и цель мероприятия.
Определение четкого набора целей и задач для вашего мероприятия жизненно важно с самого начала — они могут развиваться и совершенствоваться с течением времени во время организации, но основы останутся.
Подумайте об аудитории, темах, бизнес-целях, стимулах и, конечно же, о проблемах, связанных с планированием вашего мероприятия. Это позволит организатору и партнерам по мероприятию предоставить подходящие решения и варианты.
Очень важно, чтобы вы получили максимально широкую картину от участников и/или сотрудников. Общайтесь с ними о своей стратегии.
Проведите опросы, чтобы понять, где они в настоящее время находятся, когда дело доходит до участия в личных, онлайн или гибридных мероприятиях.
Чем больше деталей мы проработаем, тем успешней будет результат.

3. Определите лучший формат мероприятия на основе целей и аудитории.
Как узнать, какой подход лучше всего подойдет для вашего мероприятия? Это зависит от нескольких факторов от размера мероприятия и бюджета до сроков, повестки дня, географии участников и общих целей.
Живые мероприятия имеют наиболее эффективную форму общения и опыта, онлайн виртуальные мероприятия обеспечивают более быстрый оборот и более широкий охват, в то время как гибридные мероприятия обеспечивают гибкость для охвата наибольшего количества участников.

4.Используйте силу опыта онлайн мероприятий
Нельзя уйти от силы онлайн событий. Мы тесно сотрудничаем с нашими клиентами, чтобы установить, что работает, а что нет, и с таким количеством вариантов под рукой, Вы ошибаетесь, если думаете, что вам не нужны онлайн мероприятия или трансляции.
Давайте не будем забывать, что созданный цифровой контент может быть перепрофилирован и доступен даже после окончания мероприятия.
Мы считаем, что виртуальные и цифровые элементы являются жизненно важной частью любого мероприятия в современном мире и должны быть интегрированы в вашу стратегию мероприятия и коммуникаций. Ценность личного общения никогда не исчезнет, но еще до пандемии COVID-19 Cisco прогнозировала, что 82% всего интернет-трафика к 2022 году будет потреблять видео. Так и случилось!

5.Сформируйте свой контент-план
Содержание — это туз в рукаве! После того, как вы определились с форматом и повесткой дня своего мероприятия, важно применить это при формировании общего контент-плана и краткого описания. Без этого вы рискуете получить контент, который не соответствует вашим ожиданиям, а также бюджету. Чего не хватило раньше? Каковы ваши ключевые цели, можете ли вы поделиться мнением по реализованным проектам и идентичности мероприятия?
Мы можем поддержать вас в творческой концепции, графическом дизайне, анимации, создание веб-сайта и контента — но каким контентом вы сможете управлять самостоятельно? В каких областях вам понадобится поддержка?

6.Наметьте свой бюджет
Мы понимаем, что иногда это может быть подавляющим. Прежде чем сделать это, важно уделить время, чтобы заложить основу для вашего мероприятия через все вышеперечисленное.
Если можете, оцените области, которые вы перерасходовыли, недорасходов или перерасходов в прошлом опыте. Помните, что события иногда могут быть непредсказуемыми, но важно связаться с организатором и партнером по мероприятию, который может предоставить подробную стоимость.
Области, о которых стоит подумать при составлении бюджета вашего мероприятия:

Место (места)
Спикеры
Вывески и брендинг
Содержание
Кейтеринг
Персонал мероприятия
Мебель и другое оборудование
Опыт участников
Маркетинг
Событийная технология
Техническое оснащение
Логистика
Здоровье и безопасность

ИТОГО…

Наше ивент — агентство имеет большой опыт в оценке, планировании и проведении увлекательных и эффективных мероприятий.
Для получения дополнительной информации о том, как мы можем помочь вам или вашему бизнесу реализовать мероприятие и коммуникационную стратегию сейчас и в будущем, свяжитесь с нами.

Источник

Бриф корпоративного мероприятия. Как его заполнить и не умереть

28 Февраля, 2022

Вы уже определились с целями и форматом мероприятия, составили и утвердили у начальства предварительный список расходов. Теперь вам нужно заполнить бриф, с которым вы обратитесь в event-агентство. В статье мы расскажем, какие пункты обязательно нужно раскрыть и на какие нюансы обратить внимание.

Что такое бриф и зачем он нужен

Где взять бриф и кто его заполняет

Структура хорошего брифа

базовый — информация о заказчике, количестве гостей, целевой аудитории мероприятия, бюджете, предполагаемых площадках;
цели-задачи — повод мероприятия, формат, цели и задачи, которые предстоит решить;
персонализированный — дополнительная информация о мероприятии, например, кухня или площадки, а также требования к event-агентству и его коммерческому предложению.

1. Повод, формат, тема

Какой формат и тему вы выбрали? Если еще не выбрали — формат и тему может предложить агентство.

2. Дата, время и город проведения

3. Цели мероприятия

Зачем вы организуете праздник для сотрудников: обучить, сплотить команду, повысить лояльность? Вспоминаем цели, которые ставили на первом этапе, и переносим их в бриф.

4. Количество приглашенных

5. Целевая аудитория

6. Бюджет

Без понимания объема средств, которые компания готова вложить в мероприятие, ни одно агентство не сможет предложить жизнеспособную концепцию.

7. Требования к месту проведения или предпочитаемые площадки

8. Кейтеринг

9. Особенности мероприятия

10. Сроки предоставления предложения

11. Требования к коммерческим предложениям и концепциям агентства

Напишите, в каком формате вы принимаете материалы, куда их отсылать, что указывать в теме письма.

Общее требование к брифу — полнота предоставляемой информации. Перечитайте заполненный опросник перед отправлением, убедитесь, что получатель точно поймет, какое мероприятие вы хотите.

Источник