Документы – это один из основных информационных ресурсов компании. Они обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот – это непрерывный процесс движения документов, сопровождающий деятельность организации, позволяющий оперативно ею управлять.
Федор Фролов, начальник отдела прикладных информационных систем Департамента информационных технологий ОАО «Концерн Росэнергоатом»
Ежегодно в Центральном аппарате Концерна создается более 150 тысяч организационно-распорядительных документов, протоколов, служебных записок и другой документации. В целом по Концерну это уже миллионы экземпляров нормативной и проектно-сметной документации, заявок на ОРЭМ, приказов, служебных записок, других оперативно-распорядительных документов.
Вся деятельность подразделений Концерна, и в особенности действующих АЭС, регламентируется нормативной документацией, объемы которой огромны. Регламенты, журналы обходов, дефектов – суть тоже документы. Цепочка жизненного цикла многих из них – от рождения до смерти – включает процедуры согласования, утверждения и публикации, исполнения, архивирования и хранения в течение определенного времени. Горы макулатуры, длительный поиск, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при бумажном документообороте.
Конечно, переход документов в электронный вид – это то, что каждый наблюдает вокруг себя ежедневно, – информация электронной почты, сканы, электронные таблицы и т. п. Сегодня практически все документы изначально создаются и начинают свой жизненный путь в электронном виде. Объем информации, накапливаемый человечеством в электронном виде, удваивается каждый год. Google, Яндекс и другие ведущие в этой сфере компании отрабатывают технологии работы с электронными документами независимо от того, где находится адресат и отправитель, с помощью какого инструмента и по каким каналам он подсоединен к мировой паутине.
Та же участь в 2011 году постигла и Концерн – было принято решение о внедрении единой отраслевой системы электронного документооборота (ЕОСДО). Причем это было уже второе пришествие Documentuma – платформы, на которой создается ЕОСДО, в Концерн. Первый проект системы электронного документооборота был реализован в «Росэнергоатоме» в 2007 году.
Надо сказать, что тогда, в 2007-м, система была более толерантна. Она позволяла многое, что сегодня представляется неверным. В то же время в ней не было многого из того, что есть сегодня в ЕОСДО, – согласования документов и договоров, работы с доверенностями и т. п. Не было и решимости Госкорпорации «Росатом» жестко требовать соблюдения единых правил документооборота для всех.
Но «жить по уставам тяжело суставам» – гласит старая пословица. И вряд ли сегодня найдется тот, кто хоть раз не вспомнил сегодня эту или другие пословицы – покрепче.
Я имею в виду тех, кто работает со стандартным интерфейсом системы, а не VIP-интерфейсом, созданным для работы с системой в режиме «офф-лайн», когда нет возможности подсоединиться к Интернету.
Существует целый комплекс проблем, всегда сопровождающий внедрение электронного документооборота. Прежде всего, это более жесткая регламентация деятельности. То, что вчера было естественным, – подойти и получить визу, «поправить запятую» и продолжить процесс согласования – сегодня становится невозможным. Система с упорством невменяемого охранника трактует изменение «запятой» как «изменение документа», требующего полного пересогласования. Даже шрифт не трогай. Размер символов, пробелы, принятые сокращения и любые орфографические ошибки – создают круги пересогласования.
Да, мы резко переходим в зону регламентации, где понятия, которые являются элементом корпоративной культуры, перестают работать вдруг, в одну секунду. Персоналу не дается возможность адаптироваться к изменениям. И этот процесс всегда проходит очень болезненно.
Как важно бывает в эту секунду дать людям такой функционал, который позволит им улыбнуться, – подумали о них. Сделали так, что новая система, которая воспринимается как Цербер, вдруг сама помогает найти документ, подставить фамилию, которую раньше приходилось каждый раз вписывать ручками, автоматически выбрать сканер, принтер, цвет, расположение полей и т. д. Именно в этот период привыкания важно увидеть то, что система не жесткий и тупой автомат, а гибкий, но принципиальный помощник, способный адаптироваться под каждого, кто в ней работает.
ЕОСДО не такая. Чтобы прикрепить документ со сканера, надо сделать пятнадцать операций! Причем мышкой, снайперски нацеливаясь на каждую кнопочку. Счастье, что кнопочки еще не бегают от мышки, как в некоторых компьютерных играх. Функциональность системы не может компенсировать отсутствие ее «клиентоориентированности», направленность на комфортную и удобную работу персонала. Человек не должен чувствовать себя винтиком. Уж так он устроен. Перефразируя древнюю фразу, можно сказать – не человек для системы, а система для человека. Даже если она позволяет решать великие задачи и достигать невиданных высот. Говорят же, что даже египетские пирамиды построили не рабы, как считалось раньше, а свободные инженеры.
Только начав свой путь, ЕОСДО в короткое время стимулировала унификацию бизнес-процессов управления организационно-распорядительными документами и процессов договорной работы как на уровне Центрального аппарата, так и в филиалах Концерна. А также выпуска единых регламентирующих документов для всех филиалов, соответствующих отраслевым регламентам. Это стало результатом кропотливой работы специалистов отдела делопроизводства Департамента административного обеспечения, Юридического департамента, Управления корпоративной работы, Департамента информационных технологий, разработчиков ЕОСДО и ЗАО «Гринатом» по коррекции регламентов, настройке системы, подготовке специалистов работы в системе. Коллективы ЦА, ПАТЭС, ТФ и НТЦ АТР совместно со специалистами ЗАО «Гринатом» успешно провели все подготовительные работы, провели обучение специалистов и приступили к работе в ЕОСДО. Одновременно с тиражированием ЕОСДО на московские филиалы начат процесс тиражирования системы и на филиалы Концерна – действующие АЭС: Ленинградскую, Нововоронежскую, Балаковскую и Ростовскую.
На сегодняшний момент работниками Концерна обработано в ЕОСДО более 150 тысяч документов, выполнено более миллиона операций, зарегистрировано несколько тысяч договоров. Концерн вышел на первое место по многим показателям работы ЕОСДО, в частности по показателю численности активно работающих пользователей. Сегодня активно работает в системе около 2000 специалистов Концерна – пятая часть работающих в системе. И это при том, что еще не прошло и года с момента запуска ЕОСДО в Концерне в опытную эксплуатацию.
Все понимают, что электронный документооборот – важная составляющая часть современной организации. Она позволяет параллельно обрабатывать документы, гарантирует оперативную доставку документа и возможность его обработки независимо от того, где сейчас находится работник. Исключена подмена. Гарантированы единые принципы обработки документов по всей Госкорпорации. Масса других задач решается быстро и эффективно. Система постепенно занимает соответствующее ей место – ключевого координатора операционной деятельности Госкорпорации в целом и Концерна в частности.
Да, ЕОСДО – это громадное создание. По признанию многих – это беспрецедентная система корпоративного документооборота как по функционалу, так и по количеству пользователей, работающих в ней. И это только сегодня, когда программа функционального наполнения реализована еще не до конца.
Проект ориентирован на вовлечение более 40 тысяч пользователей всех предприятий Госкорпорации. Он предусматривает автоматизацию работы с организационно-распорядительной информацией, договорами, работы коллегиальных органов, переписки между предприятиями отрасли, работы с нормативной и другой документацией отрасли. Концерн, ведущий большой объем производственной деятельности по строительству, модернизации, эксплуатации и обслуживанию энергоблоков, стремится также к наделению ЕОСДО теми функциями, которые нужны ему, – управления проектно-сметной документацией, оборота эксплуатационной документации, обмена электронными сообщениями с СО ЭС, Советом рынка, АТС и т. п.
Но беспрецедентность всегда должна сопровождаться осмотрительностью и осторожностью. Мы – первопроходцы! Мы – первые! Не всегда это означает, что мы первыми порвем ленточку. Ведь на финише может оказаться стена – бетонная. Каждый пионер рискует. И мы сегодня в полной мере начали ощущать, что финиш будет именно по второму варианту.
Первый сигнал – жалобы пользователей на низкое быстродействие системы. Второй – на низкую скорость реакции разработчиков на явные «дыры» системы. Третий – эксплуатирующей организации. То есть кроме жесткости системы и ее «сырости», пользователи столкнулись с неспособностью системы управления проектом оперативно эти «дыры» и «сырость» устранять.
Причин много – организационные, финансовые, архитектурные. И если первые две можно поправить росчерком пера, приняв необходимые решения, скорректировав бюджет и технологию финансирования, то с архитектурными проблемами придется повозиться. Не зря ИТ-статистика говорит, что ошибка, допущенная при проектировании, стоит в десятки раз больше, чем при разработке. Чем глубже кроется причина, тем дороже стоит до нее докопаться и ее ликвидировать.
Специалистам Концерна, ЗАО «Консист-ОС» и ЗАО «Гринатом» пришлось здорово повозиться, чтобы нащупать объективные метрики, которые бы позволили понять, почему пользователям трудно, почему они стали тратить в разы больше времени на работу с документами. Были созданы модель взвешенной операции, модель типового документа, проведены статистические измерения на различных площадках, где эксплуатируется ЕОСДО, – Центральный аппарат Концерна, Госкорпорация, «Гринатом» и ЛАЭС.
Результат неутешительный – 15 секунд на операцию, 5 минут на документ. И это без учета внешних операций, например, времени сканирования документов. То есть персонал стал в разы больше времени тратить на работу с документами.
Серьезные изменения в серверном комплексе, на котором базируется ЕОСДО, проведенные «Гринатомом», позволили повысить быстродействие на 20 – 25 %. Но эти серьезные достижения дали время лишь на небольшую передышку – нужна трансформация архитектуры ЕОСДО. Ведь в системе сегодня работает лишь около четверти от планируемого количества пользователей. Тираж с включением новых филиалов в работу ЕОСДО, перенос миллионного архива документов в систему, по крайней мере, в Концерне, расширение функционала остановлены, чтобы не давать системе лишней нагрузки.
Сегодня мы работаем над тем, чтобы принять необходимые технические решения, трансформировать архитектуру ЕОСДО таким образом, чтобы в каждой крупной организации можно было разместить собственный узел ЕОСДО, который бы плотно взаимодействовал с центральным узлом, задающим все основные правила игры. Такая федеративная архитектура системы позволит не только снять проблемы роста, но и обеспечить более глубокую интеграцию каждого узла системы с теми приложениями, которые используются именно в этом месте – на АЭС, в Центральном аппарате, в других организациях. Это сделает ЕОСДО не только инструментом отраслевого документооборота, но и отраслевой интеграционной средой. Когда системы и люди смогут работать вместе, обеспечивая реализацию стратегий как отдельных компаний, так и Госкорпорации в целом.
Трансформация архитектуры ЕОСДО позволит решить серьезные проблемные вопросы, которые переведут систему на другой уровень, обеспечат решение задач, которые были непосильны ранее. К ним, в частности, относится обеспечение отказоустойчивости за счет создания кластеров на базе выделенных узлов ЕОСДО, обеспечение непрерывности работы даже при обновлении программного обеспечения, практически неограниченная расширяемость функционала системы, техническая доступность даже там, где нет надежных сетей связи и, наконец, способность к интеграции на любом организационном уровне. Теперь и Билибинская АЭС, и плавучие АЭС получат доступ к ЕОСДО. Мы сможем встроить в нее сценарии работы с проектно-сметной документацией и обеспечить действительно отраслевое распространение.
Наряду с этим, для ухода от бумажных документов необходимо настойчиво прививать культуру работы с электронными документами. Трансформация корпоративной культуры – это ключевой фактор успеха внедрения безбумажного документооборота и перехода к современным средствам обмена информацией. Необходимо решить и совершенно прикладную задачу – обеспечить юридическую легитимизацию документов в ЕОСДО.
Считаем, что, решив «архитектурные» проблемы, мы сможем смело двигаться вперед. Нам стало все ясно!
В рамках конкурса «Инновационные решения в документационном обеспечении управления» возникла идея рассказать о некоторых решениях, которые позволили повысить эффективность согласования проектов документов в Госкорпорации «Росатом» и о которых пока нигде не говорилось. Вот лишь некоторые из них: определение срока согласования в зависимости от объема проекта документа; как использовать протокол разногласий; «очередь согласования» в действии. Кроме того, опубликованы некоторые формулировки требований, которые полезно включить в документ организации, регламентирующий согласование.
Согласование проектов документов «по общим правилам»
Большинство проектов организационно-распорядительных документов должно быть согласовано. Под согласованием (или визированием) проекта документа понимается анализ руководителями (работниками) проекта документа с целью получения экспертного мнения и оценки целесообразности издания документа предложенного содержания, заявленных сроков исполнения решения и соответствия текста проекта документа1 действующему законодательству и локальным нормативным актам организации.
Согласование начинается с передачи проекта документа согласующему или нескольким согласующим лицам2. Согласующий анализирует проект документа и затем оформляет визу, которая выражает согласие или несогласие с содержанием проекта документа.
При наличии замечаний согласующий прилагает их к проекту документа. В свою очередь исполнитель3, как правило, должен создать новую версию проекта документа, устранив замечания, и передать проект документа на повторное согласование.
В случае отсутствия замечаний у согласующих проект документа передается на подписание.
В настоящее время согласование проектов документов может осуществляться двумя способами:
- электронным с использованием специализированного программного обеспечения и
- так называемым традиционным, при котором передача проекта документа и оформление результатов согласования осуществляются на бумаге.
Признано, что традиционный способ согласования длителен, трудоемок, неэффективен, а также имеет ряд других недостатков. Приведем сравнение традиционного и электронного способов согласования по нескольким параметрам (см. Таблицу на следующей странице).
Отметим, что в Госкорпорации «Росатом» для организационно-распорядительных документов, а также для некоторых других видов документов автоматизирован весь их жизненный цикл. Работа с документами осуществляется с использованием единой отраслевой системы электронного документооборота (далее – ЕОСДО), в ней же мы осуществляем согласование проектов документов в электронном виде.
Маршрут согласования по рецепту Росатома4
Известно, что при согласовании может использоваться один из следующих вариантов маршрута движения проекта документа:
- параллельный маршрут – направление проекта документа на согласование одновременно всем согласующим. При использовании такого маршрута согласующие могут знакомиться с его содержанием и ставить свои визы в любой последовательности;
- последовательный маршрут – направление проекта документа на согласование, при котором следующий согласующий получает проект документа после согласования предыдущим согласующим;
- параллельно-последовательный (комбинированный) маршрут – сочетание параллельного и последовательного маршрутов согласования, при котором согласующие включаются в несколько очередей (групп), и согласование внутри одной очереди осуществляется параллельно, а между очередями – последовательно.
Таблица. Сравнение традиционного и электронного способов согласования проектов документов
Рисунок. Согласование проекта документа в Госкорпорации «Росатом» на специальной закладке карточки документа в ЕОСДО
Как было отмечено выше, при традиционном способе согласования, когда в состав визы согласования входит собственноручная подпись, как правило, используется только последовательный маршрут. А так как традиционный способ согласования намного «старше» электронного, то в большинстве методических документов и учебных пособий, посвященных делопроизводству, подробно не рассматривается использование параллельно-последовательного маршрута.
При электронном способе согласования возможно использование любого из перечисленных маршрутов, однако параллельно-последовательный маршрут согласования часто является наиболее оптимальным. Например, параллельно-последовательный маршрут позволяет сначала осуществить согласование с руководителем подразделения, в котором создан проект, а после этого направить проект документа одновременно на согласование руководителям других подразделений.
В Госкорпорации «Росатом» при проектировании и разработке ЕОСДО возможность использования параллельно-последовательного маршрута согласования была тщательно проанализирована. В результате в ЕОСДО был реализован функционал, который существует не во всех СЭД и который позволяет эффективно организовать процесс согласования. Перечислим некоторые возможности ЕОСДО, связанные с созданием маршрута согласования:
-
Использование очередей согласования.
Маршрут согласования каждого проекта документа в ЕОСДО состоит из одной или нескольких очередей согласования (см. Рисунок на предыдущей странице). При этом в одну очередь согласования могут быть включены от одного до нескольких согласующих. Лица, включенные в одну очередь, согласуют проект одновременно. Согласование между разными очередями осуществляется последовательно.
То есть использование очередей согласования позволяет удобно настраивать в ЕОСДО любой вариант маршрута согласования (параллельно-последовательный, параллельный или последовательный) и наглядно отображать его в системе. -
Использование разных типов очередей согласования.
Каждая очередь согласования, включенная в маршрут согласования, имеет определенный тип. Использование разных типов очередей позволяет назначить согласующим, включенным в «специальные» типы очередей, дополнительные права по работе в системе (например, изменение маршрута или сроков согласования проектов документов, добавление/редактирование файлов и/или полей карточки документа и т.д.).
Пример 1. Два типа очереди согласования, которые чаще всего используются при согласовании проектов организационно-распорядительных документов
Очередь «Согласование» – согласующие, указанные в очереди данного типа, обладают правами, необходимыми для согласования проекта документа: просмотр карточки документа и файлов, содержащих проект документа и приложений к нему (включая все версии проекта документа), ввод в карточку документа визы согласования и при необходимости – замечаний к проекту документа, направление проекта документа для анализа работникам, находящимся в непосредственном подчинении, и т.д.
В маршруте согласования проекта документа может быть одна или несколько очередей, имеющих тип «Согласование».
Очередь «Контроль согласования» – «специальная» очередь, в которой указывается высококвалифицированный работник Управления документационного обеспечения, контролирующий полноту и корректность выбора согласующих лиц, а также сроки согласования проекта документа. В маршруте согласования может быть только одна очередь с типом «Контроль согласования».
Очередь «Контроль согласования» имеет большое значение. Это связано с тем, что состав согласующих проекта организационно-распорядительного документа зависит от тематики проекта и вида документа. Поэтому в ЕОСДО или иной СЭД нельзя настроить «универсальный» маршрут согласования, и исполнитель должен формировать или дополнять состав согласующих для создаваемого проекта. А так как исполнитель заинтересован получить минимум замечаний и быстрее передать документ на подписание, в функции службы ДОУ должен входить контроль полноты и корректности составления маршрута согласования проектов организационно-распорядительных документов. Очередь «Контроль согласования» позволяет это сделать: работник, указанный в данной очереди, обладает в ЕОСДО дополнительными правами5, позволяющими вносить изменения в маршрут согласования проекта документа.
Отметим, что в локальном нормативном акте Госкорпорации «Ростом» определено, при согласовании каких проектов организационно-распорядительных документов очередь «Контроль согласования» должна включаться в маршрут согласования. А в настройках ЕОСДО для ряда проектов организационно-распорядительных документов очередь «Контроль согласования» добавлена по умолчанию, и исполнитель при создании проекта не может удалить ее.
class=»
В заключении раздела статьи отметим, что большинство СЭД поддерживают параллельно-последовательный маршрут согласования, но при этом не во всех из них наглядно отображаются очереди согласования и отсутствует возможность по использованию разных типов очередей.
Определение срока согласования в зависимости от объема проекта документа
Несмотря на все преимущества электронного способа согласования, максимальный эффект от него можно получить только в случае правильного определения и регламентирования срока, в течение которого согласующий должен проанализировать проект документа и поставить свою визу согласования. Так, если срок, отведенный на согласование, будет завышен, то это увеличит длительность согласования. Если он будет слишком мал, то это приведет к некачественному анализу проекта документа или к игнорированию согласующими установленного срока согласования. А так как объем документов одного вида может сильно различаться6, то устанавливать единый срок согласования проектов организационно-распорядительных документов или отдельных видов организационно-распорядительных документов не оптимально.
Для повышения эффективности процесса согласования проектов документов Управление документационного обеспечения Госкорпорации «Росатом» предложило определять сроки согласования проектов организационно-распорядительных документов в зависимости от их объема. Другими словами, срок, в течение которого согласующий должен проанализировать проект документа и поставить визу, рассчитывается в зависимости от количества страниц проекта документа и его приложений.
Мы установили 3 срока согласования в зависимости от объема проекта организационно-распорядительного документа и всех его приложений:
- до 20 страниц – 3 рабочих дня;
- от 20 до 50 страниц – 4 рабочих дня;
- свыше 50 страниц – 6 рабочих дней.
Начало исчисления срока согласования зависит от вида маршрута согласования:
- при параллельном маршруте согласования срок согласования исчисляется для всех согласующих с момента направления проекта документа;
- при последовательном маршруте согласования срок согласования исчисляется отдельно для каждого согласующего с момента направления ему проекта документа;
- при комбинированном (параллельно-последовательном) маршруте согласования срок согласования исчисляется отдельно для каждой очереди7 согласования с момента направления проекта документа согласующим, включенным в данную очередь.
В локальном нормативном акте организации могут быть приведены исключения из правила определения сроков согласования, связанные, например, с «наполнением» проекта документа. Так, в локальном нормативном акте Госкорпорации «Росатом» установлено, что срок проектов документов, созданных во исполнение поручений Президента РФ, Правительства РФ, других государственных органов, может быть сокращен.
Маршрут движения проекта документа, включая срок согласования, указывается в ЕОСДО при создании проекта. Когда проект документа поступает согласующему, он видит период времени, который отведен ему на согласование. Согласующий может согласовать проект документа раньше установленного срока. После внесения согласующим визы в ЕОСДО (или всеми согласующими, включенными в одну очередь) проект документа автоматически переходит на следующую очередь согласования, а при отсутствии следующей очереди согласования направляется на подписание8.
В ЕОСДО, кроме срока согласования, также автоматически фиксируется время ввода визы в систему. На основании этих данных можно построить отчеты, позволяющие контролировать соблюдение сроков согласования.
Отметим, что определение сроков согласования в зависимости от объема проекта документа – это «ноу-хау» нашей корпорации, т.к. подобный подход мы не встречали ни в нормативно-методических документах, ни в учебных пособиях по делопроизводству. Однако в настоящее время во многих СЭД срок согласования проектов документов может задаваться в зависимости от объема проекта. С точки зрения авторов статьи, использование данного решения позволит более эффективно осуществлять согласование, оптимизировав сроки его проведения.
Вы тоже можете использовать в своей СЭД данное решение. Для этого нужно определить и указать в локальном нормативном акте сроки согласования и соответствующие им объемы проектов документов, а также при необходимости произвести донастройки СЭД.
Протокол разногласий к проекту документа
Теперь поделимся с вами другой нашей идеей, которую мы уже успешно обкатали у себя на практике. Она пригодится при наличии неурегулированных замечаний к проекту документа (например, когда замечание согласующего противоречит мнению исполнителя или замечания двух согласующих невозможно учесть одновременно, и никто из участников процесса согласования не готов менять свою позицию). Что делать тогда?
Одним из вариантов решения данной проблемы является подготовка и подписание протокола разногласий к проекту документа9. У нас, в Госкорпорации «Росатом», его составляет исполнитель в случае появления неурегулированных замечаний к проекту документа.
Унифицированной формы протокола разногласий не существует: форма протокола разногласий не закреплена в нормативных актах или методических документах, посвященных делопроизводству. Соответственно, организация может разработать удобную ей форму протокола разногласий (образец оформления протокола, который используем мы в Госкорпорации «Росатом», показан в Примере 2).
Пример 2. Протокол разногласий к проекту организационно-распорядительного документа (пример создан специально для статьи и не содержит данных Госкорпорации «Росатом»).
В ЕОСДО сформированный протокол разногласий прикладывается к проекту документа. Протокол разногласий подписывается руководителями, имеющими неурегулированные замечания к проекту документа. Процесс создания и подписания протокола разногласий полностью автоматизирован в ЕОСДО и связан с процессом согласования «основного» проекта документа. На период создания и подписания протокола разногласий согласование «основного» проекта документа приостанавливается, а после подписания протокола разногласий «основной» проект документа вместе с протоколом разногласий автоматически направляется на следующую очередь согласования в соответствии с маршрутом согласования, в случае отсутствия следующей очереди согласования – на подписание.
Что это дает? Во-первых, протокол разногласий помогает при наличии неурегулированных замечаний к проекту документа продолжать согласование и не останавливать процесс подготовки документа. Во-вторых, все последующие согласующие лица могут ознакомиться с различными точками зрения и их аргументацией. В-третьих, все это видит и руководитель, подписывающий документ; именно он принимает решение о том, как должен быть изложен пункт или абзац документа, по которому имеются неурегулированные замечания.
В заключении статьи приведем некоторые формулировки требований, которые связаны с «работой» согласующих и которые можно использовать при разработке локального нормативного акта:
Пример 3. Возможные формулировки требований, которые полезно включить в документ организации, регламентирующий согласование
Согласующий анализирует направленный ему проект документа в полном объеме и принимает решение о результате согласования в пределах своего направления деятельности и функциональных обязанностей в течение срока, установленного в маршруте согласования.
Согласующий имеет право запросить экспертную оценку проекта документа у любого работника организации, находящегося в его подчинении, в срок, не превышающий установленного в маршруте срока согласования проекта документа.
По результатам анализа проекта документа согласующий принимает одно из следующих решений:
- согласовать проект документа;
- отклонить проект документа.
Результат внутреннего согласования оформляется визой согласования в системе электронного документооборота (СЭД).
В случае отклонения проекта документа согласующий обязан указать причину отклонения и точно сформулированные замечания в карточке документа в СЭД.
При формировании замечаний к проекту документа согласующий должен придерживаться следующих формулировок:
- при внесении изменений в текст проекта документа указать: «В связи (изложение причины внесения изменения) текст пункта … изложить в следующей редакции: (изложение новой редакции)»;
- при исключении отдельных частей (пунктов, подпунктов) из проекта документа указать: «В связи (изложение причины исключения) исключить пункт (абзац) …»;
- при добавлении отдельных частей в проект документа указать: «В связи с (изложение причины дополнения) дополнить пункт … подпунктом (абзацем) … следующего содержания: (текст дополнения)».
Допускается формулировать замечания к проекту документа в целом при отсутствии целесообразности издания документа предложенного содержания, необходимости изменения наименования вида документа или его структуры, а также в иных случаях, когда замечание нельзя связать с конкретным разделом или пунктом проекта документа.
При согласовании очередной версии проекта документа (повторном согласовании) согласующий может сформулировать замечания исключительно к измененному тексту проекта документа.
В случае отклонения проекта документа с замечаниями, сформулированными не в соответствии с вышеизложенными требованиями, решение об отклонении проекта документа может быть отозвано по согласованию с руководителем службы документационного обеспечения управления в срок, не превышающий одного рабочего дня с момента проставления визы. При этом проект документа повторно направляется на согласование работнику, чья виза была отозвана».
Итак, в данной статье мы рассмотрели несколько новых решений, используемых в Госкорпорации «Росатом» и связанных с согласованием проектов организационно-распорядительных документов. Надеемся, что они пригодятся и вам.
Вернуться к Конкурсному голосованию
2021: Электронный документооборот — на 128 предприятиях «Росатома»
Гринатом, ИТ-интегратор и общий центр обслуживания «Росатома», продолжает оптимизировать процессы бухгалтерского, налогового учёта и управления персоналом госкорпорации благодаря развитию юридически значимого электронного документооборота (ЮЗ ЭДО).
О ключевых результатах и новых цифровых сервисах рассказали представители компании — Галина Петрякова, Михаил Мирошниченко и Ольга Олейник в рамках конференции «Электронный документооборот. Законодательное регулирование. Безопасность в ЭДО», организованной при поддержке Минэкономразвития РФ и ФНС.
Как сообщили в «Гринатоме» 1 апреля 2021 года, юридически значимый электронный документооборот представлен на 128 предприятиях Росатома, в его периметре также более 500 внешних контрагентов. ЮЗ ЭДО в 2020 году позволил сэкономить более 13 тысяч рабочих дней для корпорации. Цель до 2025 года – реализация электронного документооборота в атомной отрасли на уровне 85%.
|
|
«Разберем пример сделки между контрагентами, здесь можно говорить о сокращении количества согласующих лиц – с пяти-шести до одного-двух, ускорении взаимодействия, так как пересылка и получение документов происходят в электронном пространстве день-в-день, высвобождении ресурсов сотрудников, которые теперь тратят на один документ в 4,5 раза меньше времени», – отметила Ольга Олейник, начальник управления по учёту торговых операций Центра обслуживания по бухгалтерскому и налоговому учёту Госкорпорации «Росатом» АО «Гринатом». |
|
|
|
«В центре обслуживания по бухгалтерскому и налоговому учету Госкорпорации «Росатом» работают 123 программных робота, которые помогают оформлять отчеты, справки, акты сверки, они интегрированы в 78% процессов», – сообщил Михаил Мирошниченко, руководитель центра обслуживания по бухгалтерскому и налоговому учёту. |
|
Развитие ЮЗ ЭДО затронуло и сферу управления персоналом. В 2020 году проектной командой Гринатома был запущен ИТ-сервис «Личный кабинет сотрудника», способствующий развитию цифровой среды, высвобождению времени сотрудников на функциональные задачи и сокращению сроков протекания кадровых процессов. ИТ-решение полностью соответствует требованиям Министерства труда по переходу на безбумажный электронный документооборот. Периметр проекта охватывает 74 предприятия атомной отрасли и 80 000 сотрудников.
|
|
«Благодаря «Личному кабинету» выполнение кадровых процессов ускорилось более чем на 30% – это высокий показатель, в первую очередь, для самих сотрудников. Оформить отпуск, командировку, заказать справку или кадровый отчёт, подписать документ электронной подписью – всё это можно сделать в несколько кликов, не выходя из дома», – подчеркнула Галина Петрякова, заместитель директора по работе с персоналом по развитию Центра обслуживания по управлению персоналом. |
|
2020: План перевода первичных бухгалтерских документов в цифровой вид
Росатом переводит первичные бухгалтерские документы в цифровой вид. Об этом Гринатом сообщил 15 марта 2021 года.
Семь организаций атомной отрасли перешли на электронный документооборот внутренних первичных бухгалтерских документов по процессу «Учёт основных средств», отказавшись от бумажных носителей. Гринатом, ИТ-интегратор Росатома, оказывает техническую поддержку в рамках проекта и планирует тиражировать процессы на 4000 рабочих мест пользователей до конца 2021 года, а также внедрить юридически значимый электронный документооборот в более чем 100 отраслевых организаций, использующих импортонезависимую платформу 1С.
Цифровой документооборот первичных бухгалтерских документов теперь доступен в Госкорпорации «Росатом», АО «Атомэнергопром», АО «Концерн Росэнергоатом», ПАО «МСЗ», АО «УЭХК», АО ЧМЗ и АО «Техснабэкспорт». Нововведение помогает упростить и ускорить процедуры согласования и подписания, отследить статус выполнения задач в режиме реального времени, а также упразднить архивирование документов в бумажном виде. В ходе технологического перехода были затронуты ключевые производственные процессы, начиная от постановки на баланс объектов основных средств и заканчивая учетом их недостачи и консервации.
|
|
Основные средства – это то, как в бухгалтерии называют материальные активы предприятия. Только на этих семи предприятиях в год проходит порядка 15 000 документов. И, конечно, упрощение документооборота в результате его перевода в электронный формат значительно повышает эффективность работы и высвобождает дополнительное рабочее время сотрудников, – отметила Виктория Андриенко, главный бухгалтер Госкорпорации «Росатом». |
|
|
|
Внедряя в отрасли ИТ-продукт, мы всегда в первую очередь думаем о пользователе. В случае с юридически значимым электронным документооборотом, чтобы упростить работу с электронной подписью, которая для некоторых сотрудников окажется новым инструментом, мы интегрировали систему с «Платформой доверенных сервисов» – отраслевой разработкой, избавляющей сотрудника от трудоёмкого процесса получения и продления электронной подписи», – прокомментировал Евгений Абакумов, директор по информационным технологиям Госкорпорации «Росатом». |
|
2020: Перевод СЭД на импортонезависимое ПО
«Росатом» в октябре 2020 года сообщил о запуске проекта по переводу системы электронного документооборота госкорпорации на импортонезависимое программное обеспечение. Должно быть создано современное отечественное решение, которое заменит иностранные платформу управления контентом OpenText Documentum и СУБД Oracle. Полностью завершить разработку, внедрение и миграцию планируется до конца 2023 года.
Единая отраслевая система электронного документооборота (ЕОСДО) «Росатома» создавалась с 2010 года. Она предназначена для обеспечения поддержки распределенного документооборота госкорпорации и ее организаций, автоматизации процессов и процедур административного управления, обработки и исполнения документов, обеспечения их защиты и сохранности. По данным «Росатома», ЕОСДО по состоянию на октябрь содержит 35 млн документов, в ней работают более 70 тыс. пользователей из 160 организаций и предприятий госкорпорации.
«Росатом» переводит свою систему электронного документооборота на отечественное ПО (фото — Reuters)
Решение об отказе от иностранного ПО при эксплуатации системы было принято в рамках программы по импортозамещению, говорят в «Росатоме». Проект реализует «Гринатом», ИТ-интегратор «Росатома», при участии компании «Философия.ИТ», входящей в «Лигу цифровой экономики».
Касательно отечественных решений, на которые будет переведена система, в «Философия.ИТ» рассказали TAdviser, что на момент анонса проекта идёт активный этап проектирования, который продлится до конца года, поэтому пока перечень технологий окончательно не определён.
|
|
С заказчиком на данный момент согласовывается экспертное заключение, в котором предлагаются подходы реализации и их анализ. Следующий этап – разработка концептуального проекта на создание импортонезависимого ПО, в котором уже будет концепция создания с учётом выбранного подхода в рамках экспертного заключения, — пояснили TAdviser в компании. |
|
В «Философия.ИТ» добавили, что все решения для создания системы будут выбраны, прежде всего, исходя из требований к реестру российского ПО.
Планируются перевод функциональности ЕОСДО на новую платформу, сертификация решения во ФСТЭК России и его внесение в реестр отечественного ПО, перевод серверной инфраструктуры на импортонезависимую СУБД, а также миграция данных.
|
|
Для пользователей миграция пройдет совершенно незаметно, поскольку система сохранит существующий интерфейс. Эти интерфейсы разработаны раньше, стали привычными, поэтому их решено сохранить. В части расширения функциональности «Гринатом» планирует своими силами разработать облегченные интерфейсы для упрощения работы руководителей, – говорит Александр Мартыненко, первый заместитель гендиректора «Гринатома». |
|
Директор департамента ИТ «Росатома» Евгений Абакумов отмечает, что импортозамещение сегодня – это ключевой вызов для ИТ-блока госкорпорации в рамках единой цифровой стратегии.
|
|
Мы уже реализовали ряд импортозамещающих проектов, наработали определенную экспертизу, поэтому, уверен, работа с партнерами будет интересной и поспособствует развитию бизнеса с обеих сторон. Ещё один важный фактор – следование векторам государственной политики по импортозамещению, здесь мы работаем с Центром компетенций по импортозамещению в сфере ИКТ, – отметил говорит Абакумов. |
|