Организация праздника дерево целей

Каждый руководитель понимает, что между долгосрочными целями и их достижением лежит упорная и кропотливая работа. Чтобы цели были достигнуты, нужно четко координировать текущую деятельность и задачи в соответствии с ними. Для организации такой работы рекомендуется построить дерево целей организации.

Что такое дерево целей

Достигать долгосрочных целей всегда сложнее, чем краткосрочных. Когда нужно сдать отчет к пятнице, либо выполнить план продаж до конца месяца, нам понятно, что, как и когда делать. Долгосрочные же цели зачастую напоминают некий идеальный образ, к которому хочется прийти, но непонятно, когда и какими усилиями. В результате текущие задачи оттесняют их в пользу более актуальных и срочных дел.

Для воплощения долгосрочных целей необходимо сделать так, чтобы наши повседневные дела и задачи работали на их выполнение, а не противоречили им. Для этого нужно создать дерево целей.

Дерево целей – это методика планирования, позволяющая организовать текущую работу компании таким образом, чтобы всё выстроилось вокруг одной большой цели и работало на ее достижение.

Универсальность методики позволяет применять ее для различных целей:

• организации работы компании в целом;
• целеполагания по конкретному проекту;
• решения отдельной взятой проблемы в фирме;
• достижения личных целей человека – саморазвитие, улучшение финансового положения и т. д.

Принципы методики получится применить практически к любым целям как компании, так и отдельно взятого человека. Главное – понять суть построения дерева целей и правильно применить знания на практике. Если дерево составлено неверно, то и желаемый результат не будет достигнут.

Структура дерева целей

Методика получила такое название из-за того, что схема напоминает перевернутое дерево. В самом верху находится главная цель – «ствол дерева». В некоторых источниках ее также называют «корнем». Далее от этой цели расходятся другие цели и задачи.

Ствол

В качестве ствола должна выступать большая и амбициозная цель. Обычно ее по объективным причинам невозможно достичь быстро. Для воплощения потребуется много ресурсов, усилий, длительной работы.

«Стволом» может служить:

• Миссия компании (если вы строите дерево целей для организации работы фирмы в целом) – то, ради чего вы создали бизнес, к чему стремитесь. Например, поставлять людям доступную и качественную мебель, оказывать квалифицированные услуги в сфере стоматологии и дарить пациентам красивые улыбки и т. д.
• Решение возникшей проблемы – увеличение прибыли до Х % либо Х млн руб., сокращение расходов, уменьшение долговой нагрузки.
• Воплощение в жизнь нового проекта.
• Конкретный ориентир – допустим, стать ведущим поставщиком металлоконструкций в регионе, создать самую разветвленную сеть пиццерий в городе.

Помните, что цель должна вдохновлять, ведь последующие приложенные усилия направляются именно на ее достижение. Если корни слабы, то есть если цель не мотивирует, либо является объективно недостижимой, то дерево в целом будет слабым.

Ветви

Если «ствол» – это большая стратегическая цель, достижение которой может занимать 10–15 лет и более, то «ветви» – это основные тактические цели, помогающие ее достичь. Это по-прежнему весьма крупные цели, требующие много времени и ресурсов, но всё же немного конкретизирующие основную цель. Для понятности можно условно назвать «ветви» направлениями работы.

Допустим, вы хотите увеличить объем прибыли. Два наиболее очевидных способа сделать это – снизить издержки, увеличить количество продаж. Они и станут «ветками» вашего дерева.

Но не стоит зацикливаться исключительно на стандартных путях. Всегда изучайте актуальную ситуацию. К примеру, третьей «ветвью» может стать снижение долговой нагрузки предприятия и досрочное погашение кредитов, если эта сфера денежных потоков в вашей фирме оставляет желать лучшего.

Ветви и листья

От крупных ветвей дерева расходятся маленькие ветви, а на них растут листья. Так и от ваших основных направлений-ветвей должны исходить мелкие, конкретные, повседневные задачи.

Продолжим пример, где «ствол» – увеличение прибыли. Вы определились, что будете сокращать издержки, увеличивать продажи, уменьшать долговую нагрузку. Теперь пришло время подумать о конкретных мерах.

Допустим, для сокращения издержек можно:

• поискать более дешевых поставщиков сырья;
• попытаться получить скидки за оптовые заказы;
• модернизировать технологию производства;
• пересмотреть кадровый состав, сократить ненужные должности.

Для увеличения продаж:

• провести анализ рынка;
• скорректировать маркетинговую стратегию;
• увеличить рекламные бюджеты для маркетологов;
• рассмотреть возможность выхода на новые рынки;
• подумать о возможных акциях, промокампаниях.

Для снижения долговой нагрузки:

• погасить кредиты, которые можно выплатить досрочно;
• изучить возможности рефинансирования;
• рассмотреть альтернативные источники финансирования – допустим, продать неиспользуемое здание склада, вырученные деньги направить на погашение займа.

Таким образом, получается логично выстроенное и организованное дерево целей, служащее руководством к действию вам и вашим сотрудникам. Схематично его можно изобразить так:

Далее нужно прописать еще более мелкие задачи сотрудникам – подобрать альтернативных поставщиков и составить сводную таблицу по коммерческим предложениям, сделать сравнительный анализ предложений по рефинансированию займов и т. д.

Зачем строить дерево целей

Подробная схема с целями организации необходима для того, чтобы эти цели реально достигались. В противном случае ваша организация будет плыть по течению. Куда ее принесет течение – большой вопрос.

Основные выгоды от построения дерева целей можно сформулировать так:

1. Вы определитесь с главной целью, в направлении которой должна двигаться ваша компания. Это значительно упростит прием управленческих решений.
2. Вы выстроите пошаговый процесс достижения цели.
3. Вы увидите проблемные места компании и начнете над ними работать.
4. Текущие и долгосрочные цели будут согласованы, и все отделы станут работать в едином направлении.

За ворохом текущих дел легко потерять из виду горизонт, к которому вы стремитесь. Тогда получается ситуация, что отделы компании работают несогласованно и стремятся к противоречивым ориентирам. Вам нужно увеличить прибыль, но маркетологи требуют пополнить бюджет на рекламу, производство отчаянно нуждается в переоборудовании цехов, в бухгалтерии заявляют о необходимости привлечения кредитов.

Дерево целей позволяет избежать подобной ситуации и наладить процессы так, чтобы они работали на достижение желаемого. Даже если противоречия возникают, они либо устраняются, либо легко оправдываются. Например, в изложенном выше примере предусмотрено увеличение рекламных расходов, несмотря на цель по сокращению издержек. Казалось бы, такие меры противоречат друг другу, но поскольку в целом и то и другое работает на достижение главной цели, в подобном противоречии нет ничего страшного.

Этапы построения дерева целей

Дерево целей организации всегда строится сверху вниз – от глобальной цели либо миссии к конкретным управленческим решениям и задачам для сотрудников. Это сложно: есть соблазн прибегнуть к привычным методам, принимая краткосрочные тактические решения. Но тогда не удастся сформировать крепкое и организованное «дерево». Начинать следует всегда с большой цели.

Определитесь с целью и миссией

Решите, что будет корнем и стволом вашего дерева. Постарайтесь подумать, какой вы хотите видеть компанию через 10–15 лет. Мыслите на перспективу, глобально. Через десяток лет не будет иметь принципиального значения, дадите ли вы сейчас бухгалтеру прибавку к зарплате и поменяете ли вы поставщика на того, который поставляет сырье на 100 рублей дешевле. Поэтому отбросьте мелкие повседневные решения и думайте о глобальных.

Если вы выбираете миссию компании, почитайте миссии известных брендов и фирм. Это послужит вдохновением и поможете сформулировать свои ориентиры. Вот несколько примеров:

• делать ремонт доступным для каждого (магазин стройматериалов и товаров для ремонта);
• поставлять людям качественные продукты на каждый день (супермаркет);
• делать людей красивыми, повышать их самооценку (салон красоты);
• экономить деньги потребителей, чтобы они жили лучше (сеть гипермаркетов);
• дарить здоровый сон, комфорт и отдых (производитель матрасов, подушек).

Когда «дерево» строится под решение конкретной проблемой, определиться с целью проще. Но не забывайте о достижимости, измеримости и амбициозности.

Возьмем то же увеличение прибыли. Нельзя просто нацелиться на увеличение прибыли без конкретных цифр. В следующем отчетном периоде ваша чистая прибыль возрастет на 2 %. Выходит, цель уже достигнута? Тогда это не «ствол», а краткосрочный ориентир – «ветвь» или «листок».

В то же время цель должна быть амбициозной и мотивирующей. Если сейчас ваша прибыль составляет 500 тысяч в месяц, а через 10 лет вы захотите увеличить ее до миллиона, то такая цель едва ли будет мотивировать. Лучше ставить амбициозные, но выполнимые планки увеличения в 5–10 раз. Тогда есть стимул работать, искать пути достижения. Может, вы не реализуете цель полностью, но всё равно достигнете многого.

Оцените текущее положение дел

Прежде чем идти к желаемой цели, оцените исходную точку, в которой вы находитесь. Что вам предстоит улучшить? Какие для этого имеются ресурсы? Что понадобится привлечь дополнительно?

Например, у вас есть два магазина со средней выручкой. Но у вашего конкурента пять магазинов с более разнообразным ассортиментом. Значит, вам нужно стать конкурентоспособными по сравнению с ним.

Для этого потребуется развить конкурентные преимущества, найти источники финансирования, расшириться и т. д.

Выберите направления

Определившись с целью, решите, как вы будете ее достигать. Допустим, вы хотите стать самой разветвленной сетью детских магазинов в своем городе.

Тогда вам требуется поработать над следующим:

• конкурентными преимуществами;
• развитием ассортимента;
• открытием новых точек;
• продвижением;
• поиском финансирования для развития торговой сети.

Все перечисленные направления станут «ветвями» вашего дерева. Старайтесь не прибегать к стандартным схемам дерева, рассматривайте свою индивидуальную ситуацию и ищите применимые именно в вашем случае решения.

Сформулируйте задачи

Когда направления выбраны, вам остается сформулировать конкретные ориентиры по каждому из них. Это послужит планом работ для подразделений фирмы, ответственных за их реализацию.

Допустим, маркетинговому отделу вы поручаете анализ конкурентов, разработку стратегии продвижения. Экономический отдел занимается поиском финансирования, производственный оптимизирует мощности цехов, переоборудует их под изготовление новых товаров. Не забывайте про конкретные сроки выполнения.

В результате получается ситуация, когда все отделы компании работают на достижение единой цели. Это говорит о том, что дерево целей грамотно построено и воплощается в жизнь.

Основные принципы построения дерева целей

Чтобы методика работала и приносила пользу компании, необходимо придерживаться нескольких принципов. Без них планы останутся лишь амбициозными цифрами на бумаге, имеющими мало общего с действительностью.

1. Благоразумие. Адекватно оценивайте свои ресурсы и возможности. Если вы открываете магазин продуктов, едва ли вам удастся через пять лет вытеснить все именитые сетевые супермаркеты из города.
2. Конкретность. Цели должны быть измеримыми, поэтому прописывайте конкретные суммы, проценты увеличения, темпы роста, количество торговых точек и т. д.
3. Достижимость. Ставьте перед собой и своими сотрудниками выполнимые ориентиры. Если ваш бизнес – это семейная пиццерия в небольшом городе, едва ли через 10 лет вы придете к объемам выручки, как у компании «Газпром».
4. Временные ограничения. Задавайте конкретные и соответствующие сроки. Отчет – к концу недели, увеличение прибыли на 5 % – по итогам следующего квартала.
5. Согласованность. Поставленные цели не должны противоречить друг другу и мешать выполнению целей другой «ветки».
6. Поиск ресурсов. Мало задать цели, необходимо уделить время поиску материальных, денежных и людских ресурсов для их выполнения.

Седьмым пунктом может стать регулярное обновление. Однако в этом отношении взгляды экономистов на методику «дерева целей» разнятся.

Одни утверждают, что все поставленные цели должны выполняться. Если какая-то «ветка» отпала либо потеряла актуальность, следует возвращаться к «стволу» и строить новое дерево с нуля. Другие же считают, что к дереву целей можно относиться как к обычному дереву и периодически проводить «обрезку ветвей», корректируя цели и избавляясь от ненужных.

В конечном счете решение должен принимать руководитель компании, ведь каждое дерево целей уникально. Если можно отбросить ветку, продолжая двигаться к достижению корневой цели, то почему бы и нет. Но бывают ситуации, когда такой подход неуместен.

Если вернуться к дереву целей для увеличения прибыли, то отбрасывание «ветки» по уменьшению долговой нагрузки может свести на нет остальные усилия. Нет смысла сокращать издержки и увеличивать продажи, если прибыль съедается выплатами по кредитам.

Дерево целей и структура компании

Структура компании обязательно должна учитываться при составлении дерева целей. Задачи, формулируемые на последнем этапе построения дерева, ложатся на плечи отделов предприятия. Они даже могут быть использованы как ветви дерева.

Иными словами, вы ставите цель и определяете, что каждый отдел способен сделать для ее достижения. Получается то же дерево целей, но в ином разрезе.

Но даже если вы не будете прибегать к подобному варианту построения, необходимо привязать задачи к конкретным отделам. В противном случае возникнут проблемы с реализацией планов.

Мало сказать, что вы будете увеличивать продажи. Нужно поставить конкретные задачи перед отдельными сотрудниками либо командами. Это может выглядеть так:

1. Отделу продаж – изучить конкурентов, составить отчет к концу месяца. На основании отчета разработать маркетинговую стратегию на будущий год и сдать ее до указанного числа.
2. Экономическому отделу – найти источники финансирования для увеличения объема производства, сравнить их стоимость, выбрать оптимальный. Предоставить отчет до указанного числа.
3. Производственному отделу – оценить необходимость модернизации, рассчитать новые производственные мощности, увеличить выработку на Х % к концу квартала.

Благодаря такому подходу у вас будут четко прописаны ориентиры, сроки и ответственные за их выполнение лица. Ваши сотрудники знают, кто и над чем работает и когда работа должна быть завершена. А вы понимаете, кого привлекать к ответственности, если указанные показатели не будут достигнуты в запланированные даты.

Плюсы и минусы дерева целей

Методика дерева целей универсальна, имеет множество областей применения, но она не лишена своих нюансов и сложностей. Недостатки не перевешивают преимущества, их реально свести практически к нулю, но они всё равно заслуживают упоминания. Для начала остановимся на преимуществах.

Легкость восприятия

Визуальная форма представления данных облегчает понимание. Благодаря схематичному изображению вам и вашим сотрудникам просто отследить, как отдельно взятая мера приближает компанию к глобальной цели.

Наглядный алгоритм удобно размещать в презентациях на собраниях и совещаниях с сотрудниками. При желании распечатайте «дерево», повесьте в кабинетах сотрудников, чтобы цели и приоритеты компании всегда были на глазах.

В скорректированном виде дерево целей применяется для презентации проектов потенциальным инвесторам, привлечения финансирования. Схематичность и последовательность шагов продемонстрирует то, как вы собираетесь достигать задуманного, и определенно послужит преимуществом, убеждающим инвесторов.

Взаимосвязь и иерархия

При грамотно построенном дереве целей подразделения организации начинают слаженно работать в одном направлении. Руководитель и начальники отделов видят причинно-следственную иерархическую связь между отдельными мерами и глобальной целью.

Управленческие решения теперь принимаются не на основании сиюминутной выгоды либо простоты реализации, а увязываются с долгосрочными ориентирами развития компании.

Структурированность

После построения дерева целей у каждой задачи появляется конкретный исполнитель, измеримый ориентир, дедлайн. За счет этого работа становится более организованной и продуктивной.

Возможность адаптации

Дерево целей не имеет единого шаблона и фиксированной структуры. Вы можете составить подобную схему под нужды вашей компании, адаптировать ее под любую цель либо проект.

Допускается даже использование этого метода для постановки личных целей – поступления в вуз, получения желаемой должности, формирования необходимого объема личных накоплений. Главное – придерживаться фундаментальных принципов методики, адекватно ставить цели, оценивать собственные ресурсы и возможности.

Легкость контроля

Дерево целей устраняет серьезную проблему долгосрочных целей: мы часто ставим их и забываем контролировать прогресс достижения. С деревом целей долгосрочные ориентиры разбиваются на множество краткосрочных задач и целей. Они измеримы, достижимы, имеют конкретные разумные дедлайны.

За счет этого легко проследить, всё ли идет по плану, реализуются ли поставленные задачи. При необходимости проводится корректировка, ищутся альтернативные пути, строятся новые «ветки» дерева.

Недостатки методики

Главным минусом данного способа планирования считается недостаточная гибкость. Далеко не каждый план удастся скорректировать, если обстоятельства изменились.

Допустим, «ствол» и миссия дерева сводится к тому, чтобы ваша бургерная стала самым популярным общепитом в городе. Пока вы были в процессе реализации, в вашем небольшом городке открылся «Макдональдс» и «Бургер Кинг». За счет отлаженных технологий, известных брендов и проработанного меню франшизы предлагают вкусный фастфуд по доступным ценам. Естественно, это полностью меняет конкурентную среду: вам придется перерабатывать дерево целей с учетом изменившейся ситуации.

Второй существенный минус – необходимость глубокого анализа, от которого зависит конечный успех. С одной стороны, методика предлагает готовый инструментарий для планирования и достижения целей. С другой – результат во многом зависит от того, насколько руководитель хорошо проанализирует ситуацию, выберет верные пути достижения цели и поставит корректные задачи.

Иными словами, методика не предлагает готовых решений, даже если ваша ситуация довольно типична. Вам нужно самим искать пути, ведущие к желаемому результату. А значит, есть вероятность, что вы поставите некорректные ориентиры, выберете неверные направления развития, и это приведет либо к убыткам и стагнации, либо к финансовому краху.

Пример дерева целей

Составлять дерево целей всегда проще под конкретную проблему. Сложности, встречающиеся на пути бизнеса, редко бывают абсолютно уникальными. Другие компании наверняка уже имели дело с чем-то подобным и нашли выход. Нужно лишь отыскать такие стратегии в деловой литературе либо применить экономические знания и практический опыт ведения бизнеса.

Ощутимо сложнее составить план, когда проблемы нет, но есть желание оптимизировать и в целом организовать деятельность компании. Поэтому рассмотрим пример дерева целей для фирмы, стремящейся к высокой рентабельности и оптимизации работы. «Корень дерева» найден, переходим к «ветвям».

Повышение результативности производства

Чтобы рентабельность была высокой, нужно работать над результативностью производства. Процесс изготовления товаров должен быть максимально отлажен и оптимизирован.

В чём это может выражаться:

1. Увеличение объема реализации. За счет этого повышается рентабельность основных фондов, задействованных в производстве. Грубо говоря, с одного станка выходило по десять деталей в день, а теперь выходит по пятьдесят. Для этого сокращается количество простоев, увеличивается численность работников, количество смен и т. д.
2. Наращивание выпуска продукции с высокой рентабельностью. Например, пекарня производит пирожки с картошкой и шоколадные торты. Пирожки пекутся из минимального количества простых ингредиентов, хорошо продаются, и у них высокая рентабельность. Торты печь сложно, нужно много разных ингредиентов, а продажи возрастают исключительно по праздникам. Значит, имеет смысл нарастить объем производства пирожков.
3. Оптимизация ассортимента. Нужно пересмотреть выпускаемый ассортимент и скорректировать его. Невыгодные позиции, не пользующиеся спросом, снимаются с производства. При необходимости добавляются новые продукты, либо увеличиваются объемы продаж проверенных ходовых товаров.
4. Повышение доли продукции высокого качества. Низкопробные товары не приводят к росту прибыли, поскольку недовольные покупатели не возвращаются для повторных покупок. А качественная продукция помогает набрать аудиторию постоянных клиентов.

Предложенные меры совершенствуют процесс производства. Однако рентабельность невозможно оптимизировать без работы над финансовыми показателями. В частности, над издержками как производственного, так и непроизводственного характера.

Сокращение издержек

Сокращение издержек удобнее рассматривать, разделив затраты на два класса – связанные с производством и прочие.

Что можно сделать для сокращения производственных затрат:

• найти сырье по более низкой цене не в ущерб качеству, иначе это будет противоречить целям из предыдущего подпункта;
• оптимизировать кадровый состав;
• повысить эффективность производства – показатели выработки, отдачи фондов;
• сократить время простоя оборудования и т. д.

С непроизводственными издержками нужно искать индивидуальные решения.

Возможно, есть неиспользуемые территории, например здания, цеха, офисы. Их нужно либо задействовать на благо компании, либо продать, либо сдать в аренду. В противном случае они лишь «съедают» деньги на уплату налогов, не принося пользы.

Возможно, на балансе компании есть непроизводственные фонды вроде базы отдыха, оставшейся с советских времен и приносящей лишь убытки. Решение то же – продать или пустить в дело.

Имеет смысл пересмотреть маркетинговые издержки. Допустим, ваша целевая аудитория – автолюбители, а вы тратитесь на рекламу по телевидению. На практике гораздо выгоднее рекламироваться на радио, а также размещать рекламу на щитах, стоящих на обочинах дороги.

Развитие компании

Хорошая рентабельность и максимальная прибыль невозможны без должного развития компании. Для этого нужно работать в двух направлениях – повышать объем и результативность инвестиций в капитальные вложения, а также инвестировать в инновации.

Капитальные вложения – это покупка основных фондов. Сюда относится производственное оборудование, техника, постройка, реконструкция, ремонт зданий и тому подобное. Иными словами, для хорошей рентабельности и отдачи нужно следить, чтобы производственный процесс был обеспечен всем необходимым и проходил в нормальных условиях.

Отсюда вытекают задачи для дерева целей – обновить станки, сделать ремонт в цехах, построить новый корпус и т. д.

Инвестиции в инновации не менее важны. Руководство компании само решает, насколько инновационными продуктами будет пользоваться компания. Необязательно рисковать и внедрять передовые технологии, которые толком не проверены на практике. Но и использовать устаревшие инструменты не стоит.

Например, никто не заставляет вас полностью переводить производство на питание от солнечной энергии. Но если есть возможность установить технологии для энергосбережения, не нужно отказываться от таких вложений, ведь они быстро окупятся.

Таким образом, составленное в этом примере дерево целей приобретает следующий вид:

Далее нужно сформулировать конкретные задачи, устанавливаемые для подразделений компании:

• проанализировать состав основных средств, подготовить план оптимизации;
• проанализировать ассортимент, рентабельность отдельных позиций;
• разработать новые позиции, скорректировать состав ассортимента;
• составить план сокращения издержек;
• составить инвестиционный план, продумать источники финансирования.

По каждой задаче устанавливается срок выполнения, назначаются ответственные лица, отслеживается прогресс выполнения.

Таким образом, грамотно построенное дерево целей позволяет организовать и структурировать работу компании, нацелив все усилия на достижение цели либо решение проблемы. Исчезает путаница с ответственными лицами, появляются четкие ориентиры и критерии их отслеживания. Сотрудники и отделы перестают совершать ненужные действия, работать над противоречивыми целями. Финансовые показатели начинают стабильно расти, планы выполняются в соответствии с заданными сроками.

Главное, чтобы на этапе проработки плана были заданы корректные, достижимые и измеримые ориентиры, соответствующие конечной цели и миссии компании.

1.

Практическое задание к теме 2.1.
Процессы управления проектом

2.

Целеполагание в менеджменте
Цели вырабатываются для осуществления
миссии организации
• Миссия – это смысл существования компании с
позиции удовлетворения потребностей
клиентов, реализации конкурентных
преимуществ, мотивации сотрудников
организации.
• Цели – это конкретизация миссии организации в
форме, доступной для управления процессом их
реализации

3.

Свойства цели
• четкая ориентация на определенный
интервал времени;
• конкретность и измеримость;
• непротиворечивость и согласованность с
другими целями и ресурсами;
• адресность и контролируемость.

4.

Требования к цели
1. Реальность
2. Дробиться и подразделяться
3. Понятна исполнителям
4. Ставится с учетом объема работ,
сроков, исполнителей, имеющихся
возможностей

5.

Постановка цели
Пример «дерева целей» плана подготовки и проведения праздника
0 – новогодний праздник;
1 – привлечение посетителей на праздник;
1.1 – обеспечение рекламы; 1.2 – распространение приглашений;
2 – привлечение в кружки и коллективы;
2.1 – выставка-продажа изделий; 2.2 – концертные программы; 2.3 – конкурсвикторина;
3 – организация отдыха и развлечений;
3.1 – представление; 3.2 – игры и аттракционы.

6.

Практическое задание к теме 2.2.
Гибкие методы управления
проектом
•Бизнес планирование социальнокультурного проекта.
•Методика и практика разработки
матричного и сетевого планов
реализации проекта в сфере культуры.

7.

Бизнес-план проекта – это:
• Инструмент контроля и управления
реализацией проекта
• Инструмент для разработки концепции
реализации проекта в перспективе
• Инструмент привлечения новых
инвестиций
• Инструмент реализации стратегии
организации

8.

Результаты бизнес
планирования
• Понимание общего состояния дел на
данный момент
• Представления того уровня, который
собираетесь достичь
• Планирование процесса перехода из
одного состояния в другое с учетом
рыночных требований

9.

Последовательность
составления бизнес-плана
1. Принятие решения о реализации нового
проекта
2. Анализ собственных возможностей и
способности взяться за реализацию проекта
3. Исследование возможного рынка сбыта
(реализации)
4. Планирование деятельности по всем
направлениям
5. Разработка бизнес-плана для
спонсора/инвестора/кредитора

10.

Структура бизнес-плана

11.

Структура бизнес-плана
КРАТКАЯ АННОТАЦИЯ – содержит ясное и краткое
описание сути проекта.
ВКЛЮЧАЕТ:
1. Предложение о заявителе
2. Предложение о проблеме (зачем нужен проект)
3. Предложение о цели и задачах проекта
4. Указывается полная стоимость проекта,
собственный вклад, , привлеченная сумма,
запрашиваемая сумма (из бюджета проекта)

12.

Структура бизнес-плана
СВЕДЕНИЯ О КОМПАНИИ/РУКОВОДИТЕЛЕ
ВКЛЮЧАЕТ:
1. Род деятельности
2. Цели, задачи организации
3. Достижения
4. Сведения о тех, кто будет участвовать в реализации
проекта

13.

Структура бизнес-плана
ПОСТАНОВКА ПРОБЛЕМЫ – описание ситуации,
побудившей приступить к разработке
проекта.
ВАЖНО! Формулировка проблемы не должна
отражать внутренние потребности
организации!

14.

Структура бизнес-плана
КОНЦЕПЦИЯ ПРОЕКТА
ВКЛЮЧАЕТ:
1. Идею проекта
2. Цель, задачи проекта
3. Формат проекта
4. Сроки реализации

15.

Структура бизнес-плана
МЕТОДЫ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА
ВКЛЮЧАЕТ мероприятия, которые необходимо
провести для достижения намеченных результатов и
решения поставленных задач.
Подготовительный этап включает…
Технологический этап…
Заключительный этап…

16.

Структура бизнес-плана
МЕТОДЫ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА
КАЛЕНДАРНЫЙ ПЛАН
№
п/п
Наименование работы
Срок
окончания
Ответственный
1
Организационное собрание
дд.мм.гггг
ФИО
2
Написание сценария
месяц, год
Должность
…
…
n…
Разработка бюджета проекта

17.

Структура бизнес-плана
РЕСУРСООБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОЕКТА
Управленческие ресурсы
Творческие ресурсы
Технические ресурсы
Информационные ресурсы
Финансовые ресурсы: имеется 50% необходимого для
реализации проекта бюджета, часть состоит из собственных
средств, часть предоставлены спонсором … Необходимо
привлечь СУММА на проведение рекламной кампании.

18.

Структура бизнес-плана
Статья бюджета
Стоимость
Кол-во
Итоговая
сумма
Источники
финансирования
1
Арка из шаров
2000
1
2000
2
Шары в зрительный
зал
25
20
500
3
Призовой фонд
(сертификаты)
1000
10
10000
За счет
собственных
средств
За счет спонсора
ООО «Мир
шаров»
За счет
потенциального
спонсора
ИТОГО
12500
Собственный вклад
2000
Привлеченные средства
500
Запрашиваемая сумма
10000
В аннотацию
№
п/п
БЮДЖЕТ ПРОЕКТА

19.

Структура бизнес-плана
ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА
ВКЛЮЧАЕТ:
1. Планируемый охват потребителей
2. Количество реализаций
3. Описание реакции потребителя

20.

Структура бизнес-плана
ЭФФЕКТ ДЛЯ СПОНСОРА/ИНВЕСТОРА
ВКЛЮЧАЕТ:
Спонсорские градации:
• Титульный спонсор – 100% стоимости
проекта
• Генеральный спонсор – 50% стоимости
• Официальный спонсор – 25% стоимости
• Спонсор-участник

21.

Структура бизнес-плана
ЭФФЕКТ ДЛЯ СПОНСОРА/ИНВЕСТОРА
ВКЛЮЧАЕТ:
Спонсорская реклама и PR:
• Объявления на акциях и презентациях
• Выступления первых лиц
• Размещение логотипа и названия на
афишах и сувенирной продукции
• Реклама в СМИ

22.

Структура бизнес-плана
ПРИЛОЖЕНИЯ
ВКЛЮЧАЕТ:
• Пресс-релизы
• Примеры прежних проектов
• Информация о прошлых достижениях
• Биографические данные проекта и т.д.
Основное правило – приложения не должны
быть объемнее, чем сам бизнес-план!

23.

Методика и практика разработки
матричного и сетевого планов
реализации проекта в сфере
культуры
Матричное планирование – построение таблицы, в
которой соотносится перечень необходимых работ и
круг должностных лиц, которые обеспечивают их
выполнение.
Сетевой план — заключается в упорядочении
необходимых работ в зависимости от их
последовательности и длительности.

24.

Матричный план реализации проекта
Виды работ
Исполнители
ФИО
Организационное собрание
Написание сценария
Репетиции отдельных номеров
Подготовка реквизита и костюмов
Монтировочные репетиции
Сводные репетиции
Оформление зала
Генеральная репетиция
Реализация программы
Анализ работы
Разработка рекламной продукции
Изготовление афиш, пригласительных
билетов, запуск рекламного ролика
Распространение билетов
Подписание организационных документов
(аренда зала, питание, охрана и т.д.)
Контроль за обеспечением питания, охраны
и т.д.
Уборка помещения, демонтаж декораций
Сдача зала
Должность
ФИО
Должность
ФИО
Должность
ФИО
Должность
ФИО

25.

Сетевой график реализации проекта

26.

Состав работ сетевого графика
Код работы
Наименование работы
Продолжительность
мин
макс
1,2
Организационное совещание
1
1
2,3
Написание сценария
7
10
2,4
Разработка рекламной продукции
5
7
2,10
Подписание организационных документов (аренда зала,
питание, охрана и т.д.)
10
14
3,6
Подготовка реквизита и костюмов
7
10
3,7
Репетиции отдельных номеров
14
20
4,5
Изготовление афиш, пригласительных билетов, запуск
рекламного ролика
3
6
5,9
Распространение билетов
5
10
6,8
Монтировочные репетиции
3
5
7,9
Сводные репетиции
3
5
8,9
Оформление зала
1
3
9,11
Генеральная репетиция
1
1
10,11
Контроль за обеспечением питания, охраны и т.д.
1
2
11,12
Реализация программы
1
1
12,13
Уборка помещения
1
1
12,14
Анализ работы
1
3
13,14
Сдача зала
1
1
Ответственный

Смысл существования человека определяется достижением его жизненных целей. То же можно сказать и о существовании любой организации, будь она коммерческая, общественная, благотворительная или государственная. Любое предприятие, ассоциация или ИП преследуют собственные цели, которые являются причинами их существования и функционирования. Рассмотрим разные виды целей и построим дерево целей на примере организации.

Миссия и цель

У любого предприятия есть своя миссия – главная задача, которая оправдывает все его существование. Для благотворительной компании это, к примеру, помощь раковым больным. Для коммерческой компании – получение максимальной прибыли. Для социальной – достижение социально значимой задачи, например, адаптация детей-инвалидов в современном обществе.
Достижение миссии разбивается на несколько составляющих – «ступенек», целей, преодоление которых позволяет максимально приблизиться к решению главной задачи.

Виды целей

Каждая организация имеет несколько желаний и стремлений, которые ей бы хотелось выполнить в ближайшем будущем. Такие цели могут быть краткосрочными, среднесрочными и долгосрочными. Обычно краткосрочные задачи решаются за год, среднесрочные – в течение периода от года до пяти лет, а долгосрочные устанавливаются на срок не менее пятилетия.

Как устанавливаются цели?

Цели перед организацией в целом и перед отдельными ее подразделениями могут устанавливаться центром, а могут – на местах, руководителями отделов (централизованно и децентрализовано). Это зависит от принятой на предприятии системы управления.

Также при децентрализованном способе установки целей события могут развиваться по двум вариантам: сверху вниз и снизу вверх. При первом способе центр устанавливает крупные задачи, а руководители на местах, для их решения, разрабатывают свои, более мелкие цели и ставят их перед персоналом. При втором способе цели изначально ставятся в подразделениях, а на основе их руководство определяет главные задачи компании и путь ее развития.

Все цели устанавливаются на основе анализа воздействия внутренней и внешней среды на предприятие, на базе главной миссии компании. Только потом определяются конкретные и индивидуальные задачи.

Дерево целей на примере организации

Модель целей организации очень удобно представлять в графическом отображении в виде дерева. Это позволяет упорядочить иерархию целей. Существуют определенные принципы построения этого графика.

В вершине дерева ставится общая цель (миссия) компании. Далее она разбивается на отдельные подзадачи, без выполнения которых главная миссия недостижима. При этом, формулируя задачу, нужно описывать желаемый результат, но ни в коем случае не способ его достижения. На одном уровне должны находиться цели, не зависимые друг от друга, и не проистекающие друг из друга.

Разумеется, набор целей каждой организации сугубо индивидуален. Но, все-таки, можно выделить несколько сфер ее деятельности, в которой у каждой компании найдется немаловажный интерес.

Доходы и финансы.
Политика продаж.
Политика в отношении персонала.
Производство.

Число уровней, на которые разбивается главная задача организации, будет зависеть от масштаба компании и сложности миссии, а также от организационной структуры и иерархии в управлении.

Примеры конкретных целей компании

Рассмотрим некоторые примеры целей организации в различных сферах ее деятельности.

Маркетинг

Продвижение на рынке.
Расширение ассортимента продукции.

Производство

Снижение издержек.
Повышение эффективности производства.
Улучшение конкурентоспособности продукции.
Разработка и внедрение новых технологий.

Персонал

Повышение квалификации.
Оптимизация кадров предприятия.
Система стимулирования.
Повышение производительности труда.

Финансы

Эффективное управление финансами компании.
Улучшение платежеспособности и рентабельности.
Повышение инвестиционной привлекательности.

Для организации имеет огромное значение грамотная постановка целей. Это исходная точка для планирования всей ее деятельности, дерево целей лежит в основе построения отношений внутри компании, системы мотивации. Только достигая поставленные задачи, можно контролировать и оценивать результат работы персонала, отдельных подразделений организации и всей ее структуры в целом.

Сущность метода «дерево целей»

стратегический планирование инвестиционный управленческий

Дерево целей — это графическая схема, которая демонстрирует разбивку общих целей на подцели. Вершина схемы интерпретируются как цели, ребра или дуги — как связи между целями. Метод дерева целей является главным универсальным методом системного анализа. Дерево целей увязывает цели высшего уровня с конкретными средствами их достижения на низшем производственном уровне через ряд промежуточных звеньев. Данный метод позволяет человеку привести в порядок собственные планы (личные или профессиональные), увидеть свои цели в группе.

Концепция «дерева целей» впервые была предложена Ч. Черчменом и Р. Акоффом в 1957 году и представляет собой упорядочивающий инструмент (подобный организационной схеме компании), используемый для формирования элементов общей целевой программы развития компании (главных или генеральных целей) и соотнесения со специфическими целями различных уровней и областей деятельности. Новизна метода, предложенного Ч. Черчменом и Р. Акоффом, заключалась в том, что ими предпринималась попытка придать различным функциональным подсистемам количественные веса и коэффициенты с целью выявить, какие из возможных комбинаций обеспечивают наилучшую отдачу. Термин «дерево» предполагает использование иерархической структуры, полученной путем разделения общей цели на подцели. При построении дерева целей следует учитывать закономерности целеобразования и использовать принципы формирования иерархических структур. Дерево целей строится поэтапно, сверху вниз, путем последовательного перехода от более высокого уровня к более низкому, смежному уровню. В основе дерева целей лежит согласование целей между собой. Конкретизация целей сверху вниз должна расти: чем выше уровень, тем качественнее формулируется цель.

Для случаев, когда древовидный порядок строго по всей структуре не выдерживается, В.И. Глушков ввел понятие «прогнозного графа».

Метод дерево целей ориентирован на получение относительно устойчивой структуры целей проблем, направлений. Для достижения этого при построении первоначального варианта структуры следует учитывать закономерности целеобразования и использовать принципы формирования иерархических структур. Широко применяется для прогнозирования возможных направлений развития науки, техники, технологий. Так называемое дерево целей тесно увязывает между собой перспективные цели и конкретные задачи на каждом уровне иерархии. При этом цель высшего порядка соответствует вершине дерева, а ниже в несколько ярусов располагаются локальные цели (задачи), с помощью которых обеспечивается достижение целей верхнего уровня. Принцип разбиения общей цели на подцели и задачи иллюстрирует схема, представленная на рисунке 1.

Рисунок 1 — Разбиение общей цели на подцели и задачи

Цель высшего порядка (генеральная, главная цель) соответствует вершине дерева, в ветвях дерева располагаются локальные цели (задачи), которые обеспечивают достижение целей верхнего уровня. Основным требованием к дереву целей является отсутствие циклов. Представление целей начинается с верхнего уровня, затем они конкретизируются. Основным правилом разукрупнения целей является полнота — каждая цель верхнего уровня должна быть представлена в виде подцелей следующего уровня таким образом, чтобы объединение понятий подцелей полностью определяло понятие исходной цели.

Оценка относительной важности целей и значимости связей между ними производится с помощью экспертов, причем для последовательного определения значимости целей и задач на различных уровнях обычно используются оценочные матрицы. Оценка коэффициентов взаимосвязей с помощью этих матриц производится, например, следующим образом: в 10 баллов оценивается такое влияние одного фактора на другой, без которого невозможно решить поставленную задачу. В 9,8 и 7 баллов оценивается влияние, без которого решение задачи будет соответственно в сильной, средней и слабой степени затруднено. Оценки 6,5 и 4 балла присваиваются в тех случаях, когда влияние одного фактора может в той или иной степени (сильной, средней, слабой) ускорить развитие другого фактора или решение задачи. Минимальный уровень влияния одного фактора на другой оценивается в 1 балл.

Таким образом, процесс построения «дерева целей» разбит на следующие этапы:

• 1) разработка сценария;
• 2) формулировка цели;
• 3) генерация подцелей;
• 4) уточнение формулировок подцелей (проверка независимости подцели);
• 5) оценка существенности подцелей;
• 6) проверка целей на осуществимость;
• 7) проверка элементарности подцелей;
• построение дерева целей.

При построении «дерева целей» необходимо руководствоваться следующими правилами:

• — каждая сформулированная цель должна иметь средства и ресурсы для ее обеспечения;
• — при декомпозиции целей должно соблюдаться условие полноты редукции, т.е. количество подцелей каждой цели должно быть достаточным для ее достижения;
• — декомпозиция каждой цели на подцели осуществляется по одному выбранному классификационному признаку;
• — развитие отдельных ветвей дерева может заканчиваться на разных уровнях системы;
• — вершины вышележащего уровня системы представляют собой цели для вершин нижележащих уровней;
• — развитие «дерева целей» продолжается до тех пор, пока лицо, решающее проблему, не будет иметь в распоряжении все средства для достижения вышестоящей цели.

Примером целевого управления является управление на основе древовидного разомкнутого графа, который не имеет циклов, т.е. замкнутых целей. На практике применяются графы, получившие название «дерево целей».

Дерево целей — это графическое изображение связи между целями и средствами их достижения, построенное по принципу дедуктивной логики и с применением эвристических процедур.

Дерево целей помогает представить полную картину взаимосвязей будущих событий вплоть до получения перечня конкретных задач и получить информацию об их важности. Оно обеспечивает работу по доведению целей до непосредственных исполнителей путем построения соответствия между организационной структурой управления и структурой целей.

Идея «дерева целей» впервые была предложена К. Уэстом Черчменом в связи с проблемами принятия решений в промышленности и основана на получении иерархических структур путем последовательного разделения общей цели на подцели, подцелей — на функции, функций — на более детальные функции.

Процедура формирования дерева целей в значительной мере является процессом приближённым и мало формализованным из-за трудностей выявления целей .

Дерево целей организации содержит в себе как описание целей, так и взаимосвязей между ними. В рамках этой модели между ее элементами устанавливаются иерархические отношения «цель-средство», предполагающие, что достижение каждой нижестоящей цели становится одним из средств для достижения вышестоящей.

Правила построения дерева целей очень просты: главная цель должна являться вершиной дерева. Ветвями становятся локальные цели, которые помогают в достижении целей верхнего уровня. Главное правило — это полнота описанных целей. Каждая цель должна быть представлена в виде подцелей следующего уровня (рис. 2).

Рис. 2.

Таким образом, объединение всех целей должно полностью характеризовать главную, генеральную цель .

Основой для построения вершины дерева целей становится набор стратегических целей, определяемых в рамках стратегии организации. Стратегически значимыми следует признать не только те цели, которые определяют направления стратегического развития, но и долгосрочные цели, связанные с поддержанием функционирования системы управления и подсистем, связанных с производством и обеспечением.

Достижение стратегических целей обеспечивается достижением как операционных (регулярных, перманентно достигаемых) целей, так и проектных (уникальных по своему содержанию) целей.

Цели необходимо тщательно классифицировать и соответствующим образом структурировать в рамках диаграмм, схем — таким образом, чтобы они становились презентабельными и максимально понятными для их читателя .

Разновидность дерева целей зависит от того, насколько сложной и многоуровневой будет процесс осуществления задуманных планов. Цели бывают траекторные и точечные. Траекторные, или, как их еще называют, направляющие, определяют общее направление, в котором должно изменяться состояние управляемого объекта. Например, цель «увеличение прибыли предприятия» лишь направление, в котором организация стремится изменить прибыль, получаемую предприятием. В то же время точечные цели формулируются, как стремление достичь вполне конкретного результата (например, обеспечить прибыль предприятия в текущем году в размере 7,5 млн. рублей).

Могут быть цели различных иерархических уровней. Если цель 0-го уровня считать генеральной целью, например «обеспечение производства конкурентоспособной продукции», то целями 1-го уровня могут быть «реструктуризация производства», «введение в действие новой технологической линии», «повышение квалификации специалистов», «изменение системы материального стимулирования работников» и т.д.

Основная ценность построения дерева целей — отображение способа достижения генеральной цели путем обоснования иерархического перечня понятных и достижимых целей нижних уровней.

Стадия инициации проекта может быть реализована в разных вариантах конфигурации процедур и документов. Но вне зависимости от масштаба и направленности проектной задачи при подготовке устава ответственным руководителям следует изначально определиться с целями проекта. Дерево целей проектной задачи служит наглядной формой структуризации намерения заказчика и инструментом развития идеи в объект управления. Чтобы грамотно составить такую иерархию, нужно определенное понимание и умение. Этим мы займемся в настоящей статье.

Проблемы и цели как двигатели развития

Задача построения дерева целей в практической реализации является одной из самых сложных в управлении. Дерево целей – это акт творчества, к которому можно подойти только системно и с огромным желанием преодолеть все сопутствующие трудности, в том числе и психологического характера. Настоящую тему мы рассмотрим с двух сторон: с позиции здравого смысла и с точки зрения высокой теории. Начнем с обыденного восприятия.

Представьте себе любую уникальную задачу, которую вам нужно решить в кратчайшие сроки. Например, улучшение жилищных условий. Рассмотрим данный пример как прообраз проекта. Если взять лист бумаги и в заголовках столбиков написать: «мечта», «цель», «задача» и «проблема», то обязательно выстроится ассоциативный ряд, возникнут определенные образы. Попробуйте это выполнить реально.

Если вы это сделали, то мы уже на полпути к дереву целей проекта. Открою вам тайну. Именно так, по моему опыту, рождаются любые деловые проекты развития. Сначала у инициатора в голове возникает образ мечты, потом он конкретизируется в цели и задачи, в сознании «проскальзывают» проблемы, которые могут стать навязчивыми или быть отброшенными в сторону как сомнения. Если ассоциативные образы переложить на бумагу, то получится схема, которая представлена ниже.

Модель универсальных средств управления

Используя наш пример и размышляя над ассоциациями, можно обнаружить очевидные тренды понятийной динамики. От мечты к проблеме позитив, утрачиваясь, переходит от «радужной» к черно-белой картинке. Проблема максимально конкретна, она «здесь и сейчас», задачи и цели постепенно утрачивают конкретность, уходя в будущее, мечта же далека и расплывчата. Таким образом, наблюдаются три разнонаправленных вектора.

1. Угасание негатива и рост позитива.
2. Рост конкретики.
3. Движение в будущее.

Как же это связано с проектами и деревом целей? На мой взгляд, связь существенная. Но, действуя по порядку, дадим для начала определения рассматриваемым понятиям. Мечта мною понимается как метафорическая предтеча прообразов видения и миссии в бизнесе. Миссии я не могу дать достойного определения, зато хорошо воспринимаю через метафору мечты. Цель – это то, ради чего затевается дело (проект), некий объект намерения, который человек или компания стремится достичь. Метафорой цели является мишень для стрельбы, а официальное определение понятия в проектном управлении приведено далее.

Определение цели проекта, программы. Источник: НТК

Под задачей я предлагаю понимать средство управления, которое соответствует соблюдению пяти параметров (количественно оформленный результат, срок, постановщик, ответственный ресурс, документированная форма). Сущность данного понятия раскрыта в статье на тему . Проблема – неопределенность или противоречие, возникающее в управлении, ее устранение невозможно в рамках действующей управленческой концепции.

Соотношение проблем и целей в построении иерархий

Как это ни парадоксально, представленная выше понятийная динамика универсальна как для обыденного сознания, так и в случае с крупным бизнесом. Причина в том, что лица, принимающие решения, – люди, и ничто человеческое им не чуждо. Осмысливая дерево целей проекта, я не могу не затронуть вопрос проблематики бизнеса, потому что проблема и цель в социальной жизни, как и в бизнесе, связаны тесно. В этом отношении заслуживают внимания труды И.В. Бестужева-Лады и его коллег.

Научные работы данного автора посвящены социальному моделированию и прогнозированию. Однако достаточно просто провести параллели между социальными проблемами, целями и теми же объектами в бизнес-среде. К слову сказать, и проблемы, и цели, и задачи я считаю средствами управления бизнесом в целом и проектами в частности. Вернемся к социальной прогностике. У И.В. Бестужева-Лады есть очень занятная модель, называемая проблемно-целевым ромбом, его схема приведена ниже.

Приведенное в конце предыдущего раздела определение проблемы, в первую очередь, относится к формированию стратегических целей. Речь идет о некой корневой проблеме бизнеса, требующей для разрешения противоречия буквально смены концепции управления или стратегических преобразований. Поэтому стратегическая цель всегда связана с ключевым затруднением, и далее она декомпозируется вниз на подцели, которым следуют декомпозированные проблемы. Впрочем, в теории управленческих решений считается, что на низовых управленческих уровнях проблем уже нет, а есть только задачи. С этим частично можно согласиться.

Вместе с тем, малые проблемы порождают большие, а значит, ключевая проблема также может быть декомпозирована, или, как утверждает И.В. Бестужев-Лада, дезагрегирована. Весьма ценное замечание, что линия соприкосновения между целями и проблемами находится на низовом уровне – там, где конкретика максимальна. По утверждению ученого, построение дерева целей идет сверху, а назревание корневой проблемы начинается с широкого базиса небольших затруднений. Моя же позиция состоит в том, что раскол всегда происходит на высших уровнях принятия решений, который потом постепенно спускается вниз, становясь в низовых проблемах все очевиднее.

Но в целом, идея проблемно-целевого ромба конструктивна и, несомненно, заслуживает развития. Она столь хороша, что захотелось поддержать замысел ученого, ведь действительно, проблемы, задачи и цели – это категории одной управленческой природы, средства управления, как уже было замечено. Данные объекты относятся к разным плоскостным срезам, которые все три можно представить в форме развертки и как объемную трехгранную пирамиду с «облачной» миссией у вершины.

Плоскостная развертка деревьев целей, задач и проблем

Пирамида задач, целей и проблем

Пирамида целей и задач проекта

Подведем некоторые итоги предыдущих разделов. Универсальным контекстом любого управления является опора на три вида средств: целей, задач и проблем. Все они выстраиваются в архитектуры древовидного типа (имеющие нисходящие ветви, как у деревьев). Нижние (разветвленные) уровни деревьев целей, задач и проблем тяготеют друг к другу. Три плоские пирамиды названных деревьев в управлении присутствуют всегда, имея единый фундамент, они параллельны.

Однако наиболее полноценно выстроено может быть только дерево целей, потому что это самая простая процедура из трех. Подлинные задачи легче всего формулируются на верхнем уровне соответствующего дерева, но под них сложнее всего найти ответственные ресурсы (исполнителей). Корневую проблему на верхнем уровне дерева проблем разглядеть крайне сложно, потому что она сокрыта за множеством фактов и событий, являющихся лишь симптомами.

И только, когда дерево целей удается развернуть до уровня, и нижестоящая цель обретает однозначный результат, под нее появляются ресурсы, а среди них – ответственные ресурсы (персонал), низовые проблемы начинают естественным образом «отваливаться». Намерение обретает силу, события начинают выстраиваться в логическую последовательность, а «пазлы» задач более высокого уровня – складываться в гармоничную картину результатов, приводящих к цели.

Поэтому в парадигме проектного управления объединенная пирамида целей и задач выглядит как треугольник, верхнюю часть которого венчают миссия и стратегические цели проекта, а нижнюю часть определяют задачи и этапы проекта, опирающиеся на работы. Нужно только помнить, что задачи, цели и проблемы – категории статические. Они уже есть здесь и сейчас (проблемы) и выстроены в будущем как некие событийно-результирующие точки, адекватные в понимании: достигнуто или не достигнуто (задачи и цели). В то же время, этапы и работы – категории динамические, процессуальные, они ценны внутренним содержанием, имеют начало и конец, управление и механизмы реализации (методология IDF0).

Модель пирамиды целей и задач проекта

Иерархическая модель организации и проектная модель по природе идентичны. Деятельность компании начинается с видения и миссии, независимо от формализации. Стратегические цели компании структурируются и в низовой развертке представляют собой перечень стратегических инициатив и мероприятий, часть из которых составляют проекты развития. Верхняя часть проектной модели родственна стратегии компании, ее блоками являются миссия проекта и дерево целей проектной реализации. Дерево целей выстраивается сверху от стратегических целей проекта к целям такого уровня проработки, на которых команда проекта и ее члены смогут принять ответственность за результаты на себя. На основе представленной логики уже можно детализировать метод формирования дерева и описывать правила, соблюдение которых необходимо.

Методология дерева целей проекта

Часто понятие дерева целей подменяется образом пирамиды целей и задач. Действительно, такое может быть, когда проект небольшого масштаба. В таком случае дерево целей как таковое просто отсутствует за ненадобностью, его вполне может заменить иерархическая структура работ, потому что целей проекта одна-три, не более. Однако, если проектная задача крупная, масштабная, то в разработке дерева целей имеется прямая необходимость. Ниже представлен пример подобного проекта и разработанного под него иерархии целей. Это проект строительства торгово-логистического центра в городе N.

Пример дерева целей проекта

Метод дерева целей состоит в таком разделении стратегической цели проекта на группу целей более низкого уровня, чтобы реализация нижестоящих целей автоматически приводила к достижению вышестоящей. Настоящий метод определяет условия последовательного прохождения уровней в процессе разбиения целей, называемой декомпозицией по глубине и широте. Для данного инструмента я не рекомендую глубину дерева более трех уровней, а ширину – более четырех нижестоящих позиций. Рассмотрим основные этапы построения дерева целей.

1. Созвать рабочую группу для процедуры целеполагания по проекту.
2. Уточнить стратегическую цель компании, которой следует проект.
3. Сформулировать миссию проекта в соответствии со следуемой стратегической целью проекта.
4. Произвести постановку и набор целей первого уровня вложенности. В ходе мозгового штурма и с применением методов логического структурирования (локализации) объекта исследования сформировать состав гипотез целей. К методам логического структурирования относятся диаграмма Исикавы, метод контрольных вопросов, метод синектики и т.п. Цель обычно формулируется в качественном формате, начиная с глагола неопределенной формы: улучшить, обеспечить, выполнить, создать, внедрить и т.п.
5. Выявить действующие ограничения и проанализировать варианты формулировок целей.
6. Скорректировать формулировки и состав целей первого уровня вложенности, применяя логические правила деления понятий. Такие правила можно найти в любом учебнике по логике. К ним относятся: деление целей по единственному выбранному основанию, попарная несовместимость делимых целей, исчерпание объема исходного понятия, непрерывность и соразмерность деления.
7. Задать вопрос: «А действительно ли достижение этих целей приведет к успеху стратегической цели проекта?». Если «Нет», то повторить пункты 4, 5, 6 и вопрос пункта 7. Если «Да», то перейти к пункту 8.
8. Для каждой цели первого уровня повторить действия пунктов 4-7.

Создание дерева целей, как впрочем и дерева задач, является уникальным творческим навыком, для которого, к сожалению, теории работают в недостаточной степени, и нужна практика. Здесь, как говорится, поможет только «воз ошибок», которые нужно не бояться совершать. Теория и алгоритм подобной работы в нашей статье изложен, и мне остается лишь пожелать вам пройти через этот трудный опыт и совершить поиск своих собственных откровений. И ничего страшного нет в том, что результат на первых порах не будет вас очень радовать, ведь даже не совсем корректная иерархия всегда лучше отсутствующей.

Дерево
целей
– это структурированная,
построенная поиерархическому принципу
(распределенная по уровням, ранжированная)совокупность целей системы
, в которой
выделены генеральная цель («вершина
дерева»); подчиненные ей подцели первого,
второго и последующего уровней («ветви
дерева»).

Термин
«дерево» предполагает использование
иерархической структуры
(от старшей
к младшей), полученной путем разделения
общей цели на подцели. Принцип разбиения
общей цели на подцели и задачи иллюстрирует
схема, представленная на рисунке 14
(стр.36).

Название
«дерево целей» связано с тем, что
схематически представленная совокупность
распределенных по уровням целей
напоминает по виду перевернутое дерево.
Концепция «дерева целей» впервые была
предложена Чарльзом Черчменом
8
иРасселом Акоффом
9

в 1957
году. Она позволяет человеку
привести в порядок собственные планы,
увидеть свои цели в группе. Независимо
от того, являются ли они личными или
профессиональными. В том числе, дерево
целей позволяет выявить,какие возможные
комбинации обеспечат наилучшую отдачу
.

Рисунок 14. Разбиение целей на подцели
и задачи: I-V — уровни системы; 1-39 — элементы
системы.

Метод
дерева целей
ориентирован на получение
относительно устойчивой структуры
целей, проблем, направлений. Этот метод
широко применяется дляпрогнозирования
возможных направлений развития науки,
техники, технологий, а также для
составления личных целей, профессиональных,
целей любой компании.

Дерево
целей тесно увязывает между собой
перспективные цели и конкретные задачи
на каждом уровне иерархии. При этом цель
высшего порядка соответствует вершине
дерева, а ниже в несколько ярусов
располагаются локальные цели (задачи),
с помощью которых обеспечивается
достижение целей верхнего уровня.

Один
из основных принципов построения
дерева целей
– каждая цель данного
уровня должна быть представлена в виде
подцелей следующего уровня таким
образом, чтобы их совокупность полностью
определяла понятие исходной цели.Исключение хотя бы одной подцели
лишает полноты или меняет само понятие
исходной цели
.

Этапы
построения дерева целей:

1. Формулировка
стратегической цели
. Это вершина
дерева, так же может быть глобальная
большая и очень сложная цель, в отличии
от стратегической, в возможности ее
конечной достижимости. (пример,
стратегическая – увеличение продаж,
глобальная – увеличение капитала в
определенную сумму; стратегическая –
личностный рост, глобальная – выучить
5 иностранных языков). Эта цель отвечает
на вопросы: что я (мы, организация) хотим
получить или получать в прошествии
такого-то срока? Кем я хочу быть? Чего
хотим достигнуть или достигать? Ответ
– записываем в вершину.

2. Записываем условия,
подцели способствующие осуществления
глобальной стратегической цели
.
Отвечая на вопросы: при каких условиях
возможна реализация поставленной цели?
Какие задачи или цели нужно решить, что
бы осуществить цель номер 1?

3. Дробим дальше цели,
делаем ту же процедуру, что и в случае
в п.2, но только в отношении 2-го ряда
целей
. Наша задача выстроить
последовательную иерархию до тех пор,
пока все цели на сведутся к реализации
конкретной мелкой задачи, то ли разово
выполненной, то ли находящейся в
постоянном цикле.

Дробить цели нужно
последовательно. Т.е. они должны быть
подчинены друг другу, и не было больших
прыжков.

Самые мелкие цели
– должны быть максимально простыми,
реализация которых реализует, так же
просто, более высшую цель.

При развертывании
цели в иерархическую структуру целей
исходят из того, что реализация подцелей
(задач) каждого последующего уровня
является необходимым и достаточным
условием достижения цели предыдущего
уровня.

При формулировании
целей различного уровня необходимо
описывать желаемые результаты, но не
способы их получения.

Подцели каждого
уровня должны быть независимыми друг
от друга и не исходящими друг из друга.

Фундамент дерева
целей объединяет задачи, представляющие
собой формулировку работ, которые
выполняются определенным способом и
в заранее установленные сроки.

Общая цель,
находящаяся в вершине графа, должна
содержать описание конечного результата.

Количество
уровней декомпозиции зависит от масштабов
и сложности поставленных целей, от
принятой в организации структуры.

Рассмотрим
примеры ключевых целей предприятия.

Дерево
целей может быть составлено для любой
цели: глобальной, месячной, годичной.

Пример составления
дерева целей. Цель — стать студентом
ВУЗа.

Ресурсы: хорошее
образование (специализированная школа,
репетиторы), обеспеченные родители и
т.п.

Оценка вероятности —
высокая: золотая медаль, дядя — преподаватель
этого ВУЗа и т.п.

1. Продолжать
дополнительное образование и занятие
с репетитором, устроиться на работу
(накопить денег), переговорить с банком
о кредите и т.п.

2. Переговорить с дядей
о помощи, пойти на подготовительные
курсы, и т.д.

Подцели могут рождать
более мелкие цели и т.д.

Сегодня существует инструмент планирования, который называется дерево целей. Примеры и способы его построения для организации будут рассмотрены в данной статье.

Любая деятельность начинается с планирования. Чтобы что-то сделать, нужно сначала иметь определенную модель действия.

Грамотное планирование деятельности организации составляет больше половины успеха всего бизнеса.

Общее понятие термина

Объяснить данное понятие может практически каждый. Цель — это желаемый результат, добиться которого планирует организация в процессе своей деятельности. Стремиться к его достижению должно каждое предприятие, которое хочет быть успешным в бизнесе. Поставленная цель служит не только ориентиром для активности организации, но также используется для установления ее стандартов и оценки эффективности работы.

Часто постановка задач для достижения намеченного основана на предположениях о возможном будущем развитии, поэтому реальность их выполнения и адекватность основываются на точности гипотез.

Цели имеют свой срок выполнения. Чем он больше, тем выше неопределенность возможного будущего. Соответственно, цели с большим заданным сроком ставятся в более общей форме.

Самая общая формулировка, которая оправдывает появление и работу организации называется миссией.

Что такое стратегия

В успешно развивающихся компаниях большое внимание уделяется стратегии. Это генеральный план по реализации тех или иных задач, определяющих их важность для организации.

Другими словами стратегия — это цепочка целей, приводящая к определенному запланированному исходу событий.

Что такое миссия

Этот термин используется в различных сферах – в медицинской, религиозной и других. Миссия организации — это философское обоснование деятельности компании, ее идеологическая составляющая, идеал, к которому компания должна стремиться в процессе своего существования.

Основные составляющие миссии организации:

• Ориентированность на покупателя.
• Правдивость. Миссия должна быть честно заявленной, не иметь никаких двусмысленных толкований, а также соответствовать реальному положению вещей.
• Уникальность. В миссии должно быть нечто такое, что делает вашу компанию уникальной, отличает ее от конкурентов.

Если миссия задает общий ориентир для всей деятельности организации, то цель более универсальна и конкретна.

Принципы формулирования

При формулировке цели важно соблюдать следующие принципы:

• Конкретность. Нужно сформулировать цели максимально четко и определенно, чтобы каждый понимал, о чем идет речь.
• Измеримость. Это возможность количественно определить, достигнут ли результат. делается это путем его сопоставления с заявленной ранее целью. Измерять ее можно по таким критериям, как число положительных отзывов, соотношение, частота происходящего, время, средние показатели и так далее.
• Достижимость. Цель должна соответствовать возможностям, которыми в данный момент располагает компания.
• Значимость. Цель не должна противоречить миссии, а также другим стремлениям организации.

Принципы управления организацией

В основу управления положены следующие принципы:

• Разработка целей до уровня каждого отдельного сотрудника. При этом планы сотрудников и организации не должны противоречить один другому.
• Синхронизация и корректировка целей сотрудников на промежуточных этапах оценки.
• Взаимодействие руководителя и сотрудника при формулировке целей, их согласование.
• Проведение регулярной оценки достижений и обратной связи от сотрудника.

Способы формирования целей в организации

Планирование в любой компании может быть централизованным и децентрализованным.

• Децентрализованное планирование — это постановка целей каждой структурной единицей компании в отдельности.
• Централизованное планирование деятельности в организации предполагает наличие центрального органа или материнской компании, которая директивно ставит цели для подчиненных ей компаний. Все ресурсы, направленные на решение поставленных задач, также распределяются централизованно.

Виды целей

Их условно можно разделить на стратегические и тактические.

• Стратегические — это те, достижение которых выведет организацию на новый финансовый или структурный уровень. Классическими примерами стратегических целей являются: инновации и планирование действий, захват определенной доли рынка. Однако у каждой организации стратегия своя.
• Тактические — это те, которые отражают определенные этапы достижения стратегических. Они бывают оперативными (цели за определенный период времени, квартал, год и так далее).

Также все цели можно поделить на простые и сложные. Простые выполняются в одно действие. Сложные подразумевают целый комплекс мероприятий для их выполнения. В зависимости от сложности и направленности задач, выстраивается иерархия целей.

Также они бывают краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные. Это зависит от заявленного срока выполнения.

• Краткосрочные — это те цели, которые выполняются в срок до одного года. Для них необходима максимальная конкретность и четкость формулировки.
• Среднесрочные — это цели, на реализацию которых запланировано от года до пяти лет.
• Долгосрочные — для их реализации которых требуется свыше пяти лет.

Также они могут быть:

• Операционными — выполняемыми регулярно в течение долгого времени.
• Проектными — выполняемыми разово.

Для того, чтобы правильно выстроить структуру и иерархию целей, в зависимости от их срочности и значимости для компании, часто используют метод дерева целей. Такой подход является одним из самых эффективных инструментов для планирования задач.

Что такое дерево целей

Этот термин появился не так давно, поэтому еще не все знакомы с его сутью. Дерево целей организации — это иерархическая структура всех целей организации, отображенная в виде диаграммы или таблицы.

Для реализации стратегических планов компании могут быть использованы как операционные, так и проектные цели разного уровня.

Метод дерева целей предполагает такое разделение стратегических задач организации на более простые, чтобы нижестоящая задача, будучи реализованной, становилась инструментом для реализации вышестоящей. При этом каждую важную задачу разбивают на несколько более простых, чтобы добиться максимального упрощения структуры.

Как построить дерево целей

Рассмотрим подробнее алгоритм формирования дерева целей организации.

• Сначала определяется главная стратегическая задача организации. Она формулируется в одном или двух предложениях и должна объяснять, что должно получиться в конечном итоге.
• Затем проводится декомпозиция цели — ее разделение на более простые задачи, реализация которых совокупно приведет к ее достижению. Этот процесс должен соответствовать следующим требованиям:

-деление должно быть полным, нельзя упускать ни одну составляющую;

-деление должно быть исключающим. Ни одна простая задача не может содержать в себе другую;

-деление должно иметь общее основание для всех простых задач.

-деление должно быть равномерным. Каждый уровень нужно составлять из одинаковых по масштабу и значимости задач.

• Формируются ограничения, применимые для каждой конкретной организации.
• Анализ вариантов каждой поставленной задачи. Любую из них можно выполнить разными способами. Анализируются все возможные варианты реализации и выбираются самые оптимальные.
• Далее конструируются задачи и функции для сотрудников и подразделений.

Схема дерева целей

Как известно, информация всегда лучше воспринимается визуально. Поэтому дерево целей организации изображается в форме таблицы или многоуровневой схемы, где верхний уровень — это основная цель организации.

Следующим подуровнем будет те цели, реализация которых приведет к достижению основной.

Далее размещаются цели, которые приведут к реализации таковых на более высоком уровне. Каждая из них подвержена декомпозиции до тех пор, пока это имеет логический смысл. Количество уровней дерева целей зависит от сложности и размера организации.

Чем больше предприятие, чем сложней его структура, тем больше будет уровней декомпозиции в дереве. Таким образом, иерархия целей организации прямо связана с ее структурой и особенностями.

Для наглядности следует изображать всю схему на одном листе.

При ознакомлении со схемой должно быть ясно, как достичь любой из представленных целей, как главных, так и простых.

Ясность понимания способов достижения поставленных задач есть критерий для оценки дерева с точки зрения его пригодности для дальнейшей работы.

Функции дерева целей

Развернутая, визуально отображенная схема всех целей необходима не только крупным компаниям, в которых много отделов, сотрудников и задач.

Дерево целей организации упорядочивает любую деятельность, служит ориентиром во всех возможных выборах, заставляет держать в голове все необходимые элементы ведения бизнеса.

Дерево целей на примере гостиницы

Миссия данного учреждения — обеспечить качественное проживание гостей города в атмосфере уюта, комфорта и непринужденности.

Все отели стремятся получить максимальную прибыль.

Дерево целей небольшой гостиницы можно построить следующим образом:

При этом к каждой цели второго уровня делается список задач и ресурсов для их реализации.

Например, для выделения комнаты для переговоров и ремонта в ней создается такой список задач:

Условие — в помещении гостиницы должна быть свободная комната либо возможность освободить и переоборудовать один из номеров. При этом такая инновация должна быть финансово целесообразной. Поэтому задачами будет:

1. Провести расчет возможной прибыли от наличия переговорной комнаты.
2. Рассчитать стоимость ремонта.
3. Договориться с ремонтной бригадой и выставить необходимые сроки.
4. Организовать проведение переговоров для клиентов.

Цель ресторан или кафе на территории гостиницы менее конкретна, ее при дальнейшем рассмотрении стоит разбить еще на несколько уровней. Почему мы этого не сделали?

Дело в том, что открытие пищеблока — это очень сложная задача. Она связанна практически с открытием еще одного бизнеса. Поэтому сначала пишутся все возможные пути реализации этой цели. Как правило, она имеет две альтернативы:

• Приглашение к сотрудничеству партнера-ресторатора.
• Открытие ресторана силами учредителей гостиницы.

Опираясь на соотношения выгод и рисков, выбирается какой-то один путь. Отталкиваясь от него, составляется новое дерево целей по открытию ресторана на территории гостиницы.

“Как построить дом?”, “Как съесть слона?”, “Как выучить английский?”, “Как избавить бизнес от бардака?” Решить эти глобальные (и не очень) задачи поможет дерево целей.

Простым языком объясним, что такое дерево целей, как его построить, как применять технологию на практике и какую выгоду от этого можно получить.

Что такое дерево целей

Дерево целей — методика постановки целей и ее декомпозиция на задачи, которые делятся на еще более простые шаги. В результате человек приходит к конкретному списку действий, приводящих к достижению замысла. Получается графическая схема, напоминающая дерево, во главе которой находится глобальная цель.

В отличие от привычного планирования, каждый этап на дереве ведет на следующий уровень и связан с глобальным намерением. Т.е. подъем на одну маленькую ступеньку неминуемо ведет к подъему на следующую. Когда большой замысел разделен на понятные действия, достигнуть его гораздо проще.

Дерево целей используется в личных вопросах, в разработке стратегических планов компании, в маркетинге, разработке продуктов. Оно позволяет:

• выявить узкие места;
• понять над чем работать в ближайшее время;
• декомпозировать процессы.

Техника снимает страх перед большой недостижимой целью. Когда есть четкий план с простыми и понятными действиями, двигаться гораздо проще.

Чтобы съесть слона, его нужно разделать на множество маленьких кусочков.

Структура дерева целей

Херри Алдер сформулировал 4 принципа построения дерева целей:

• Большой замысел располагается наверху, внизу — конкретные задачи к ее достижению.
• Цели низкого уровня подчиняются целям более высокого уровня.
• Каждая задача способствует достижению более крупной цели. И так по иерархии.
• Низкоуровневые цели — это не цели, а задачи — спланированные действия.

Если представлять методику в виде дерева, то:

• ствол — это большая цель или проблема, которую необходимо решить;
• крупные ветки — задачи первого уровня;
• мелкие ветки — задачи и действия второго, третьего и т.д. порядка.

В результат получается графическая наглядная схема с изображением стадий. Так видно с чего следует начать, чего ожидать и какие ресурсы понадобятся.

Количество веток-шагов может быть любым. Чем подробнее разбит каждый этап, тем проще начать действовать и достигать поставленного намерения. Когда нужно приготовить салат оливье, вставать с дивана не так уж и хочется. Но когда понимаешь, что сейчас можно составить список продуктов, к вечеру сходить в магазин, завтра сварить овощи, а послезавтра их почистить и порезать, то миссия уже не кажется столь непосильной.

Графическое изображение помогает человеку чётко продумать план достижения намеченного.

Зачем строить дерево целей

1. Концентрация на цели

В жизни много дел, которые приходят в хаотичном порядке. Если тратить время на то, что не ведет к большой цели, она не будет достигнута. Каждый раз, когда приходит очередная задача, оцените необходимость ее выполнения. Дерево целей помогает отсеять лишнее и сконцентрироваться на том, что важно.

2. Определение конкретных шагов

Распишите глобальную проблему на маленькие дейсвия и начните их выполнять снизу вверх. Так цель будет реализована.

Строить дерево можно для личных или рабочих вопросов, выбирать глобальную или небольшую миссию.

Этапы построения дерева целей

1. Определение и формулировка глобальной цели или проблемы, которую надо решить. От точности формулировки будет зависеть, куда в итоге вы придете. Из формулировки становится понятно, что сразу реализовать намерение не получится. На схеме — это «ствол» дерева.

2. Оценка текущей ситуации и имеющихся ресурсов.

3. Декомпозиция большой цели на подцели. Четко и детально опишите каждую “ветвь”. 

4. Разбивка подцелей на задачи. Максимально детализируйте, так придете к пониманию, что является важным, а что можно отодвинуть.

5. Разделение задач на шаги. Разбивайте, пока не дойдете до элементарного действия, для выполнение которого не нужно прилагать усилия.

Для каждого этапа назначьте хотя бы приблизительный срок выполнения. В результате получится схема шагов с описанием ресурсов. На ней будет виден тайминг выполнения и зависимость стадий друг от друга.

Основные принципы

1. Благоразумие. Оцените существующее положение. Учитывайте возможности личности и ресурсы, которые есть в наличии.

2. Конкретность. Четко формулируйте цель и сами стадии.

3. Достижимость. Каждый этап должен быть достижим. Определите результат для каждого шага.

4. Ограниченность во времени. Назначьте реальный срок выполнения.

5. Согласованность. Шаги не должны противоречить друг другу по логике и времени исполнения. 

6. Поиск ресурсов. Для воплощения каждого этапа находятся время, деньги, люди, которые могут помочь.

Дерево целей и структура компании

Также дерево целей можно построить для организации. Наверху будет стоять миссия компании, на основе которой выстраивается стратегия организации. А ветки — будут результатом декомпозиции глобальной миссии на конкретные задачи, которые стоят перед отделами маркетинга, продаж и т.д. Для определения результативности для каждого этапа должны быть назначены конкретные KPI и метрики. Так бизнес сможет определить направления развития и отсекать, все что не попадает в дерево целей.

Поэтому:

• миссия проекта должна быть сформулирована максимально точно;
• для каждого шага должны быть определены показатели, чтобы их достижение можно было проверить.

Когда дерево целей используется для организации работы бизнеса или предприятия, то его строение должно соответствовать структуре компании. Таким образом, чтобы каждый отдел достигал поставленных перед ними задач. В дальнейшем это приведет к реализации цели и замысла предприятия. Для бизнеса — это наиболее удобное и эффективное построение дерева.

Например, цель бизнеса — увеличение прибыли. Ее разбивают на две подцели — увеличение потока клиентов и снижение потерь и издержек. Их разбивают на задачи. В процессе приходит понимание о найме дополнительного маркетолога и специалиста для создания оптимизированных текстов в блог. Перед маркетологом ставят задачи подключения новых каналов и назначают метрики, которые бы оценили эффективность работы. Главное — максимально расписать каждый процесс и составить список необходимых этапов.

Дерево целей налаживает управление внутри организации. Качественное планирование позволяет масштабировать компанию. Без постановки целей, предприятие словно движется в темноте:

• бизнес не растет и не развивается;
• нет понимания кто, и за что отвечает;
• не понятна эффективность сотрудников;
• действия, не привязанные к задачам, тратят время и деньги компании;
• прибыль не растет.

Дерево целей помогает избежать таких ошибок, так как отражает ответственных за выполнение, сроки исполнения и необходимые средства. Дерево целей — эффективный инструмент, который позволяет декомпозировать цели компании. Оно дает понимание, куда предприятие движется и, как развивается.

Преимущества и недостатки технологии

Дерево целей — лучшая технология для постановки и реализации целей. Она помогает найти быстрые пути, ведущие к задуманному, отсекает неэффективные действия, экономит время и деньги, которые можно распределить на другие задачи.

Плюсы дерева целей:

• Легкость восприятия. Наглядная графическая схема воспринимается проще, чем текст.
• Иерархичность и взаимосвязь. Все этапы логично переходят из один в другой и реализация одного шага ведет к достижению другого. Благодаря наглядности в последовательности выполнения нет путаницы.
• Структурированность. Определены дедлайны, исполнители, последовательность выполнения и необходимые ресурсы для каждой подцели.
• Персонализация. Технология подстраивается под специфику организации и личностные особенности.
• Простота контроля. Заранее известны дедлайны и этапы исполнения.

Минусы дерева целей:

• Неправильно выделенные шаги не приведут к должному результату. Поэтому так важно правильно формулировать и определять критерии измерения достижения результата.
• Невозможность вносить изменения. Если в процессе оказывается, что какой-то этап не реализовать, придется менять строение всего дерева и начинать заново.
• Невозможность заменить одну стадию на другую или пропустить какой-то шаг. Все ветки тесно связаны между собой.

Примеры построения дерева целей

1. Цель — поступление в ВУЗ.

Представим себе абитуриента, который решил быть врачом. Чтобы этого достигнуть, следует определить ресурсы и выделить шаги. Также выбрать ВУЗ, чтобы понять требования к поступлению и оценить возможность переезда в другой город.

Ресурсы: качество школьных знаний, финансовые возможности семьи, связи.

К примеру, семья не может оплатить обучение, нет знакомств, которое бы помогли при поступлении, а знания школьника на среднем уровне.

В зависимости от ресурсов выделяют задачи.

1. Поступить на бюджетное отделение;

• начать дополнительные занятия с репетитором; (найти учителя, выделить время).
• пойти на курсы при университете (найти подходящие курсы по подготовке)

2. Найти подработку для оплаты репетитора/ будущего обучения; (составить резюме, откликаться на предложения, изучить как проходить собеседования).

Для каждого конкретного случая для реализации цели будут составлены разные задачи. К примеру, если семья может оплатить обучение или обладает связями в университете, то пункты будут совсем другие.

2. Цель — увеличение дохода.

Предположим, женщина в декрете решила увеличить доход. Она выделяет две подцели:

1. Организация пассивного дохода:

• открытие сберегательного счета;
• инвестирование;
• выбор выгодных условий для кешбека;
• переезд к маме, чтобы сдавать собственное жилье.

2. Поиск активного дохода:

• выход на работу (устроить ребенка в детский сад или нанять няню);
• смена работы (анализ вакансий — создание и размещение резюме, собеседования);
• смена профессии (получение образования, выбор учебного заведения);
• фрилансерство (прохождение курсов, создание тестовых заданий, размещение на бирже фрилансеров);

У предпринимателя с такой же целью будут совершенно другие ресурсы, а значит и другие шаги к реализации.

Заключение

Дерево целей — один из эффективных способов планирования и управления задачами. 

Оно наглядно отражает структурированный план реализации любой сложности, с учетом дедлайнов и ресурсов. Оно:

• помогает оценить недостающие средства и поставить задачи для их восполнения или решить как использовать имеющиеся средства.
• показывает зависимость и влияние задач друг от друга, значимость в общем результате.
• удобно в использовании для решения бизнес вопросов и личных целей, например, финансовых или по саморазвитию.
• помогает бизнесу разбить стратегию на показатели по каждый сфере управления.
• иерархично: один шаг помогает перейти на следующий этап и подчиняется ему.
• уникально, так как учитывает личные условия, текущее положение, ресурсы и возможности.
• помогает проанализировать варианты развития той или иной ситуации.

Дерево целей помогает стратегически мыслить и лучше планировать действия. Оно эффективно не только в бизнесе, но и в обычной жизни. Его создание не требует навыков, но показывает куда и ради чего стоит двигаться. Постройте дерево целей и начните использовать в жизни.

Также читайте: Что такое стратегическое планирование

Дерево целей – широко известный термин в менеджменте. Это структурированная, построенная по иерархическому принципу (распределенная по уровням) совокупность целей экономической системы, программы, плана.

В 1957 году американский учёный Рассел Линкольн Акофф предложил методику построения дерева целей. С того времени и до сегодняшнего дня эта методика не утратила популярности и активно используется при планировании задач менеджерами и бизнесменами.

Что это такое и для чего оно нужно

Метод дерева целей считается одним из наиболее эффективных методов планирования задач. Этот метод включает в себя все общие принципы планирования, простые и лёгкие для изучения. По сути, это граф, отражающий план решения той или иной задачи.

• Дерево целей имеет стандартную структуру. «Стволом» дерева целей является главная проблема, для которой требуется найти решение.
• «Ветки» — это задачи второго, третьего, четвёртого и так далее уровней.

При планировании решения задачи, как правило, используют графическое изображение дерева. В таком изображении дерево имеет перевёрнутый вид, где «ствол» представляет собой вершину графа и находится на самом верху. А из неё, вершины, растут стремления последующих уровней, образуя крону.

Графическое изображение задач в таком виде помогает человеку чётко продумать план достижения намеченного. Изобразив свои планы в виде графа, человек видит с какими проблемами он столкнется и какие дополнительные ресурсы ему потребуются, чтобы достичь задуманного.

Также по графу приблизительно оценивается срок достижения целей. При таком представлении решения проблемы, становятся видны связи и зависимости одних задач от других. Сегодня методом дерева целей пользуются в научном прогнозировании менеджеры при ведении проектов, а также для планирования личных вопросов.

Как построить

Правила, используемые при построении дерева целей, весьма простые:

1. Вначале определяется главная задача, которую необходимо решить. Она то и будет вершиной или «стволом» дерева. Обычно такую задачу называют генеральной. Она, как правило, не может быть достигнута сразу. Для того чтобы её достичь, необходимо решение других подцелей, результат которых нужен для выполнения генеральной.
   Они, подцели, будут называться «ветвями». Ветвь тоже может иметь подцели.
2. При построении дерева целей нужно чётко и детально описывать каждую ветвь. Каждая цель также должна иметь нужное количество подцелей, для того чтобы быть реализованной. В итоге должно получиться такое дерево, которое полностью сосуществует решению той или иной проблемы. Оно должно содержать все необходимые шаги и ресурсы для решения главной задачи.

Принципы построения

В менеджменте приняты следующие принципы построения дерева целей:

• Учитывайте потребности и ресурсы

Постановка цели предполагает, что есть некоторая проблема, которую необходимо решить. Как правило, задачи, требующие планирования, решить сходу невозможно. Потому что они достаточно сложные и требуют комплексного подхода к решению.

Бывает так, что поставленная задача не может быть решена, потому что не хватает ресурсов для её решения. Или нет возможности оценить наличие ресурсов, так как проблема слишком большая. В этом случае дерево целей хороший вариант для анализа ситуации. Учитывайте потребности и ресурсы, которые есть в вашем распоряжении, при построении дерева целей.

• Конкретизируйте

Используя в планировании дерево целей, формулируйте задачи конкретно. Учитывайте, что они должны быть конечными. Опишите параметры, по которым в итоге можно будет определить выполнена она или нет. Также необходимо установить время, которое нужно для выполнения поставленной задачи.

• Разбейте постановку на этапы

Рационально будет ставить задачи в несколько этапов. Первым этапом ставится генеральная цель. Затем для её выполнения ищутся и анализируются ресурсы. После чего, как правило, понадобится поставить подцели. Аналогично для реализации подцелей тоже ищутся ресурсы.

Таким образом, продолжается разворачивание главной задачи, пока не будет продумана вся схема её решения. Задачи уточняются и проясняются до тех пор, пока это необходимо.

• Совместимость

Подцели должны быть достаточными для решения главного замысла, то есть если достигаются все подцели, то это приводит к решению главной задачи. Не должно получиться так, что при выполнении всех подцелей, для решения главной задачи потребуются дополнительные действия или ресурсы. Если получается так, то это говорит о том, что дерево целей было построено неверно.

• Соответствие структуре предприятия

Если деревом целей пользуются для организации работы бизнеса или предприятия, то структура его должна соответствовать структуре предприятия. Таким образом, чтобы каждый отдел или подразделение достигали своих стремлений, что в дальнейшем должно привести к достижению общего замысла предприятия. Это наиболее удобное построение дерева целей для систем, состоящих из нескольких элементов или предприятий.

• Метод декомпозиции

При построении дерева целей часто используют метод декомпозиции. Суть этого метода в том, чтобы произвести разбиение главной цели высшего уровня на частные подцели. Или же в обратном порядке, из подцелей составляется план достижения замысла высшего уровня. Для решения конкретной проблемы всегда стоит выбирать вариант создания дерева целей максимально подходящий и оптимально использующий ресурсы.

Примеры построения

Разберём построение дерева целей на следующих примерах целей: поступление в ВУЗ и финансовое благополучие. Как получить дерево целей?

Пример с поступлением в ВУЗ описывает постановку главной задачи, подцелей, выделение ресурсов. А так же каким образом используются ресурсы для решения вопроса. В примере о финансовом благополучии рассматривается ещё одни вариант построения графа.

• ПОСТУПЛЕНИЕ В ВУЗ

Допустим, главная задача — поступление в ВУЗ. Построение дерева целей для будущего студента требует учесть имеющиеся ресурсы и выделить подцели. Какие могут быть ресурсы для поступления в ВУЗ.

К ресурсам в этом случае относятся:

1. Образование, полученное в школе;
2. Финансовые возможности семьи;
3. Связи.

Учитывая имеющиеся ресурсы необходимо получить дерево целей. Для этого выделяются подцели. Они зависят от ресурсов. Например, у семьи мало финансов, нет связей, молодой человек окончил школу без медали, имеет средние оценки знания.

Получаем следующие подцели:

1. Наладить связи, при возможности;
2. Взять кредит на обучение или найти источник дополнительного заработка;
3. Заниматься с репетитором.

В свою очередь, эти цели могут иметь подцели. Рассмотрим на примере цели о занятиях с репетитором. Сюда нужно отнести:

1. Организация дополнительных доходов, чтобы оплачивать услуги репетитора;
2. Поиск репетитора обладающего нужными знаниями;
3. Выделение дополнительного времени на занятия.

Конечно в каждом конкретном случае будут свои ресурсы и варианты решения проблемы. Ведь бывают богатые родители со связями и ребенок, который плохо учится. Тогда структура всего плана поменяется очень сильно.

Так же она будет зависеть от того, в какой ВУЗ хочет поступить человек. Так как для поступления, например, в обычный малопопулярный ВУЗ, где конкурс, возможно один человек на место, это один вариант планирования. А поступление в заграничный престижный ВУЗ, это уже совсем другое. Тут дополнительно понадобяться и знание языка, и изучение возможностей проживания в другой стране во время учебы, и получение визы и многое другое.

• ФИНАНСОВОЕ БЛАГОПОЛУЧИЕ

Теперь разберём пример построения графа для создания финансового благополучия.
Начнём строить дерево целей с постановки главного замысла: финансовое благополучие.
Дерево целей можно изобразить графически, так будет более наглядно.

Условно финансовое благополучие можно достичь при исполнении трёх подцелей:

1. Организации пассивного дохода;
2. Организации активного дохода;
3. Везения и халявы.

Таким образом, дерево целей имеет три пункта второго уровня. Затем каждый из пунктов разбивается на подцели, которые образуют третий уровень. Например, организация активного дохода может иметь следующие пункты:

1. Смена места работы;
2. Получение дополнительного образования;
3. Смена профессии;
4. Переезд в другой город;
5. Самостоятельное развитие в профессиональной области;
6. Налаживание связей в коллективе;
7. Приобретение опыта.

Опять же, это всего лишь общий пример. Представления и ресурсы для организации финансового успеха у дворника, например, будут очень сильно отличаться от финансовых планов богатого бизнесмена. Для кого-то дополнительный заработок в несколько тысяч рублей будет большим успехом или приобретение скромного жилья в пригороде. А для кого-то приобретение еще одного завода станет лишь маленькой частью плана.

По аналогии граф строится дальше. Дерево целей может иметь сколько угодно подцелей на каждом уровне, кроме первого. На первом уровне всегда одно главное стремление. Важно, чтобы оно полностью описывало план решения проблемы.

Заключение

Планировать свою деятельность при помощи графа очень удобно. Это наглядный инструмент, позволяющий увидеть каким образом взаимодействуют задачи и ресурсы для их решения.

При помощи такого построения легко обнаруживаются недостающие ресурсы и появляются новые задачи, которые необходимо решить для восполнения не хватающих ресурсов.

Также при графическом изображении становится видно взаимодействия целей между собой, их зависимость друг от друга, влияние выполнения той или иной задачи на вышестоящие, её значимость в общем результате.

Граф удобно использовать не только при ведении бизнеса или планировании рабочих вопросов. Он легко трансформируется для решения личных вопросов, таких как учёба, финансы, саморазвитие и другие.