Что учесть при организации церемонии открытия, как избежать ошибок и предусмотреть сразу несколько вариантов развития событий?
КАК И ЗАЧЕМ ОРГАНИЗОВЫВАТЬ ЦЕРЕМОНИЮ ОТКРЫТИЯ
Церемония открытия – это торжественное мероприятие, которое знаменует собой начало, открытие или запуск чего-то нового. Важно провести ее без заминок.
Если открывается новый завод или заводской цех, то руководители предприятия хотят не просто отметить очередное событие в жизни своей организации, но и планируют привлечь к предприятию внимание общественности и средств массовой информации.
Если запускается новый проект, то его репутация начнет формироваться именно с торжественной церемонии открытия, благодаря которой можно привлечь спонсоров и инвесторов.
Если начинает работу новый магазин, то церемония открытия прежде всего привлекает клиентов. Кроме того, таким мероприятием владельцы сообщают своим конкурентам, насколько серьезно они настроены на дальнейшую борьбу за покупателей.
С точки зрения внутрикорпоративной деятельности хорошо организованная церемония открытия – это повод сотрудникам компании гордиться собой. А это, в свою очередь, поднимает корпоративный дух, мотивирует сотрудников работать лучше и т.д.
Однако, если на таком масштабном и серьезном мероприятии что-то пойдет не так, в анналах истории такое событие рискует остаться с подпорченной репутацией.
«Как вы лодку назовете, так она и поплывет» – так что, если вы не хотите загубить репутацию «нового корпоративного детища» на корню, приложите все усилия, чтобы избежать ошибок, и предусмотрите сразу несколько вариантов развития событий.
Программа и сценарий
Для того чтобы церемония открытия прошла максимально гладко и профессионально, нужно заранее составить программу мероприятия и подробный сценарий (Пример). Постарайтесь учесть как можно больше деталей и нюансов. Если участников торжества много, проинструктируйте всех заранее. Важно, чтобы все знали время своего выхода, свою роль и момент, когда нужно уйти со сцены.
Кто открывает объект
Кажется логичным, что перерезать ленточку или нажимать на условную кнопку «Пуск» должен руководитель компании – виновницы торжества. Но он редко делает это в одиночку. Гораздо чаще для привлечения внимания общественности приглашают известного политика, спортсмена, артиста, общественного деятеля и т.д.
Конечно, необходимо учитывать, что имидж приглашенной персоны должен соответствовать ценностям бренда компании и быть логично увязан с направлением ее деятельности. То есть странно было бы пригласить Николая Валуева на открытие магазина «Все для кройки и шитья».
Не забывайте, что известный политик или любая другая общественная персона, которая ведет активную политическую деятельность, может как положительно сказаться на имидже компании, так и негативно. Все зависит от того, как общественность воспринимает политические взгляды приглашенного гостя.
Если организатором церемонии открытия являетесь вы, то учитывайте, что чем известнее приглашенная персона и чем выше ее статус, тем сложнее вам будет найти равнозначную замену в случае форс-мажора. А с медийными и высокопоставленными людьми такое нередко происходит в силу их чрезвычайной занятости.
Кроме того, многие знаменитости порой имеют внушительный райдер – список требований, которые необходимо выполнить организаторам мероприятия для того, чтобы звезда его посетила. И даже отсутствие райдера все равно чревато для организаторов мероприятия с участием приглашенных звездных гостей дополнительными сложностями: усиление охраны, выделение сопровождающих лиц, особое размещение, гримерная, питание и трансферы соответствующего уровня и т.д. И это не говоря уже о колоссальных расходах на гонорар.
Однако при правильной организации мероприятия все усилия и расходы окупятся сверх меры, когда имидж компании взлетит до небес, а значит – и интерес к ней со стороны потенциальных клиентов, партнеров и заказчиков.
Кто ведет церемонию открытия
Ведущий церемонии открытия – почти как тамада на свадьбе. От него зависит градус интереса зрителей и гостей, включая прессу или телевидение. И даже если ваш руководитель чуть ли не сам лично строил открываемый объект, не следует сваливать на него обязанности ведущего. Мало того что он может не иметь способностей массовика-затейника – работа в качестве ведущего не даст ему возможности быть радушным хозяином и виновником торжества: встречать гостей, принимать поздравления и т.д.
Лучший выход – нанять профессионального ведущего. В случае организации бюджетного варианта церемонии подумайте, кто из коллектива вашей компании мог бы справиться с этой нелегкой и специфической задачей и при этом не оскорбиться от такого предложения (все-таки это уже общественная нагрузка, а не выполнение непосредственных рабочих обязанностей). Не забывайте, что лучше всех проведет церемонию открытия тот, кто хорошо знаком с предысторией и спецификой открываемого объекта, а также со всеми участниками проекта.
Давайте рассмотрим, какие могут быть варианты проведения церемонии открытия.
ПЕРЕРЕЗАНИЕ КРАСНОЙ ЛЕНТОЧКИ
Для организации классической церемонии перерезания красной ленточки вам потребуются красная лента и ножницы с подносом. При этом нужно учесть, кто и где будет стоять. На Схеме 1 представлена церемония открытия с перерезанием красной ленточки с оптимальной организацией пространства.
Красная атласная лента
Лента может быть любого цвета, в том числе и с надписью на ней. Самая популярная, конечно, красная лента шириной 5 см. Длина ленты рассчитывается исходя из количества персон, которые будут ее перерезать. Если в перерезании участвуют несколько человек, то на каждого нужно выделить 1 метр. В случае, если перерезает ленту один человек, берется 1,5 метра ленты.
Ножницы
Нарядность красной атласной ленты может быть утрачена, если перерезать ее кухонными или канцелярскими ножницами. Для торжественной церемонии перерезания красной ленты обзаведитесь золотистыми ножницами. При этом подготовьте столько штук, сколько персон будет участвовать в церемонии открытия.
Лоска и торжественности происходящему событию можно добавить, вынося золотые ножницы не просто в руках, а на изящном подносе с красной подушкой, на которую затем ляжет отрезанный кусок атласной ленты (после перерезания он не должен упасть на землю).
ЗАКЛАДКА ПЕРВОГО КАМНЯ
Нередко начало строительства предприятия или здания знаменуется проведением церемонии символической закладки первого камня.
Традиционно участниками подобных мероприятий являются:
• руководство предприятия;
• представители власти (местной/федеральной);
• представители СМИ;
• бизнес-партнеры.
Помимо решения общих вопросов от организатора мероприятия такого формата потребуется обеспечить участие каждой из перечисленных групп. Для этого нужно подготовить и направить соответствующие письма в профильные комитеты, приглашения бизнес-партнерам и журналистам интересующих изданий. Таким образом можно собрать информацию о статусе участников, на основе которой нужно будет планировать церемонию.
Если инвесторам принципиально участие в церемонии главы региона или других высокопоставленных спикеров, дата мероприятия будет зависеть от графика чиновников.
Обеспечение оборудованием и техникой
Закладка первого камня – это церемония, которая, как правило, проводится на строительной площадке будущего объекта. Для организатора торжественного мероприятия это означает, что с большой долей вероятности на месте не будет никаких условий для комфортного проведения церемонии: укрытого от непогоды и презентабельного места для сбора и пребывания участников, стационарных туалетных комнат, электричества и т.п.
В таком случае организатору придется брать в аренду огромное количество соответствующего оборудования, техники и конструкций: от тентовых конструкций с полом и обогревом и малошумных электрогенераторов до стульев и микрофонов.
Организация пространства
Схема организации пространства – это один из важнейших пунктов программы подготовки церемонии торжественной закладки первого камня. Причем в идеале таких схем желательно подготовить две: рабочую и для гостей.
Рабочая схема отображает «общий план»: расположение на территории тентовых конструкций для церемонии и служебных шатров для размещения кейтеринга[1], гостевые и технические заезды, места для парковки автомобилей и автобусов, размещение генераторов и элементов наружного оформления площадки – флагштоков, растяжек и т.п. Такую схему удобно использовать в процессе подготовки мероприятия (Схема 2).
Гостевая схема отображает «крупный план» места церемонии – как правило, это большой шатер или навес, имеющий явное или символическое внутреннее зонирование: пресс-зона, зона welcome, где прибывающие гости ожидают начала мероприятия, зона церемонии со сценическим помостом и, если формат предполагает рассадку, установленными перед ним стульями для зрителей. Такую схему можно заранее выслать гостям (или соответствующим протокольным службам) для ознакомления.
Подготовив схемы организации пространства на площадке проведения церемонии торжественной закладки первого камня, не забудьте, что перемещение гостей между объектами на площадке организатор тоже должен заранее продумать. Маршрут перемещения ключевых гостей планируют от момента их прибытия на мероприятие до завершения церемонии.
Какой камень закладываем
На сегодняшний день существует немало компаний, которые готовы изготовить или декорировать на заказ любой камень для символической закладки, а также соответствующую табличку по индивидуальному дизайну с учетом логотипа и стиля компании. Если уж организовывать торжественную церемонию, то пусть идеальной будет каждая мелочь, особенно если эта мелочь – главный «герой» мероприятия.
ЗАКЛАДКА КАПСУЛЫ
Далеко не всегда, несмотря на устоявшееся название, закладывают камень. Действие, совершаемое спикерами – участниками церемонии, – это лишь символ нового начинания, и им нередко становится установка какого-либо арт-объекта либо стелы, иллюстрирующей профиль будущего предприятия, закладка капсулы и т.д.
Как вариант, при начале строительства объекта закладывают капсулу времени с посланием для будущих поколений.
В капсулу можно поместить:
• паспорт объекта;
• фотографии строителей и руководства;
• список людей, при помощи которых проект смог реализоваться;
• напутствие от городских властей;
• напутствие для будущих поколений.
ЦЕРЕМОНИЯ ЗАПУСКА
Если речь идет о запуске производства новой продукции на заводе, пуске модернизированного узла и т.д., то чаще используется церемония запуска или открытия производства.
ИНАЯ СИМВОЛИКА ОТКРЫТИЯ
Когда почетные участники церемонии нажимают на символическую кнопку «Пуск», приходят в движение линии и начинают работать механизмы завода. Если позволяет ситуация, то спикеры ставят свои подписи на только что сошедшей с конвейера продукции.
Если церемония открытия проходит на открытом воздухе, возможно использование иной символики: посадка спикерами деревьев, подъем флагов или открытие стелы.
Вне зависимости от избранного варианта каждая мелочь должна быть надлежащего внешнего вида и 100%-ной работоспособности – будь то ткань, покрывающая стелу, поднос с ножницами или кнопка для запуска.
Во-первых, потому что почетные гости непосредственно контактируют с этими предметами, а во-вторых, они попадают в ключевые кадры фотографов и видеорепортеров.
СМИ И УВЕКОВЕЧИВАНИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
Если вы планируете проводить церемонию открытия с участием представителей СМИ, позаботьтесь заранее о составлении и рассылке пресс-релиза о вашем мероприятии в соответствующие редакции.
В нем же можно указать не только организационные подробности предстоящего события (цель, дата, время, место проведения мероприятия), но также историю компании, открывающей объект, перечень членов команды, максимально причастных к работе над проектом, и их «профили», дополнительную информацию об объекте открытия – история создания, технические характеристики, перспективы и т.д.
Даже если на церемонии открытия присутствуют представители СМИ, пригласите на площадку открытия своего корпоративного фотографа или оператора. СМИ делают сюжеты исходя из собственных целей и задач – привлечь определенную аудиторию, поднять собственную цитируемость и др. Вам же важно сохранить для своей корпоративной истории эпохальный момент в том виде, который вы считаете наилучшим.
Не надейтесь на других – организуйте все сами.
[1] Кейтеринг (англ. catering; от cater – «поставлять провизию») – отрасль общественного питания, связанная с оказанием услуг на удаленных точках, включающая все предприятия и службы, оказывающие подрядные услуги по организации питания сотрудников компаний и частных лиц в помещении и на выездном обслуживании, а также осуществляющие обслуживание мероприятий различного назначения и розничную продажу готовой кулинарной продукции. На практике под кейтерингом подразумевается не только приготовление пищи и доставка, но и обслуживание, сервировка, оформление стола, разлив и подача напитков гостям и тому подобные услуги (https://ru.wikipedia.org/wiki/Кейтеринг).
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2018.
Открытие именной аудитории М.В. Алексеева
Для кафедры пожарной безопасности технологических процессов (ПБТП) 2019 год является особенным, юбилейным годом. Причем, отмечается сразу два события. Одно из них связано с 55-летием со дня образования кафедры, которая в момент своего возникновения называлась «кафедра пожарной профилактики в технологических процессах производств». Второе событие связано со 105-летием со дня рождения основателя кафедры – доцента Михаила Васильевича Алексеева.
03 октября 2019 года состоялось открытие именной аудитории в честь Михаила Васильевича Алексеева. Михаил Васильевич проявил себя выдающимся педагогом и методистом в сфере высшего пожарного образования, внес большой вклад в воспитание и подготовку целой плеяды педагогических, научных и практических работников отечественной и зарубежной пожарной охраны. Им написано более 70 научных работ, в том числе 2 учебника, 8 монографий, более 10 учебно-методических пособий и курсов лекций.
За большой вклад в подготовку высококвалифицированных кадров для пожарной охраны в Академии ГПС МЧС России учреждена именная стипендия М.В. Алексеева, которую получают слушатели, показавшие особые успехи в освоении дисциплины «Пожарная безопасность технологических процессов».
Напомним, что ранее в академии уже была открыта именная аудитория имени профессора Безбородько Михаила Дмитриевича, внесшего большой вклад в дело развития пожарной техники и становления соответствующей научной школы, а также аудитория имени Ройтмана Мирона Яковлевича, являющегося основателем противопожарного нормирования в строительстве.
Начальник Академии Анатолий Михайлович Супруновский на церемонии открытия отметил: «Не случайно именно 3 октября выбрано датой открытия именной аудитории – это день накануне Международного праздника «День учителя» (5 октября). Открытие именных аудиторий, в первую очередь, направлено на воспитание у обучающихся корпоративного духа, преданности пожарному делу на примере тех, кто начинал тяжелую работу по подготовке высококвалифицированных кадров для пожарной охраны России и других стран».
Ведущий мероприятия – Швырков Сергей Александрович (начальник кафедры ПБТП) рассказал о непростом, но интересном жизненном пути М.В. Алексеева. А о личном общении с Михаилом Васильевичем рассказали старейшины кафедры: Владимир Семенович Клубань и Анатолий Павлович Петров.
Оформление аудитории проводилось при поддержке со стороны родственников М.В. Алексеева (и особенно его сына – Василия Михайловича Алексеева), которые предоставили фотографии из семейного архива для создания экспозиции.
4 июля 2017 года в Рязанском политехническом институте состоялось открытие именной аудитории Константина Эдуардовича Циолковского. Здесь, в историческом здании, более 100 лет принадлежавшем Первой мужской гимназии Рязани, Циолковский некогда сдавал экзамены на звание учителя уездных училищ. Открытие именной аудитории основоположника теоретической космонавтики приурочено к его 160-летию 17 сентября 2017 года.
На церемонию открытия были приглашены почетные гости: правнучка К.Э. Циолковского, директор Дома-музея Циолковского в Калуге Елена Алексеевна Тимошенкова; дочь дважды Героя Социалистического Труда, конструктора ракетно-космической техники Владимира Федоровича Уткина – Наталья Владимировна Ситникова, летчик-космонавт СССР, дважды Герой Советского Союза Владимир Викторович Аксенов.
На открытии именной аудитории также присутствовали заместитель председателя правительства Рязанской области Елена Ивановна Буняшина, член Общественной палаты РФ, заместитель секретаря Общественной палаты Рязанской области, профессор РГУ имени С.А.Есенина Ольга Ефимовна Воронова, заместитель министра образования области Владимир Алексеевич Усков, представители рязанских вузов, общественных организаций, школ-партнеров Рязанского политехнического института. Красную ленточку по случаю открытия аудитории перерезали Владимир Викторович Аксёнов; Елена Алексеевна Тимошенкова и Елена Ивановна Буняшина.
Идея открытия именной аудитории принадлежит директору Рязанского института (филиала) Московского политехнического университета Игорю Александровичу Мурогу. Именная аудитория К.Э.Циолковского стала четвертой звездой в славном ряду выпускников Первой мужской гимназии: основателя МГТУ имени Н.Э. Баумана Александра Ступановича Ершова, основоположника отечественной фармакологии Николая Владимировича Кравкова, замечательного русского поэта Якова Петровича Полонского.
Именная аудитория Циолковского – не последняя в этой череде, таким образом будут увековечены имена и других выпускников гимназии, ставших известными не только стране, но и миру.
Для почётных гостей сотрудники музея провели экскурсию. Они рассказали о стендах, представленных в аудитории, и показали гостям книги и макеты, связанные с деятельностью известного русского учёного.
После открытия аудитории в конференц-зале института прошел круглый стол на тему «К.Э.Циолковский – великий сын земли Рязанской». Также состоялась презентация книги Игоря Александровича Мурога и Александра Федоровича Агарева «Рязанские ступени Циолковского». Цикл мероприятий завершило возложение цветов к памятникам К.Э. Циолковского и В.Ф. Уткина.