Руководитель агентства праздников

Наша команда

Организация свадьбы — это одно из любимых  направлений. Свадьба – это одно из важных событий в жизни каждого  и этот день должен запомниться надолго не только жениху и невесте, но и их гостям, родственникам и друзьям. И поэтому, на свадьбу стоит доверять только профессионалам!  Мы знаем как превратить День Свадьбы в настоящий праздник любви и счастья! Обратившись к нам, вы сможете полностью расслабиться и окунуться в атмосферу праздника, мы комплексно берем на себя организацию, подготовку, проведение и администрирование праздника. Профессиональная организация праздников с нашей командой — всегда на шаг впереди!

• Наталья Бойчук

  Руководитель агентства, ведущая и организатор торжеств

• Денис

  Ди-джей

• Виктор

  Фотограф

• Юлия и Леонид

  Фотограф

• Сергей

  Фотограф

• Леонид

  Видеооператор

• Владимир

  Видеооператор

• Елена

  Стилист

• Константин

  Хореограф

• Алёна

  Оформитель

• Екатерина

  Кондитер

• Иван

  Фотограф

• Ирина

  Стилист

• Сергей

  Фотограф

• Антон

  Видеооператор

• Светлана

  Фотограф

• Евгений

  Фотограф

• Ольга

  Свадебный координатор

• Павел

  Видеооператор

• Илья

  Фотограф

• Сергей

  Ведущий

• Анатолий

  Ведущий

• Яна

  Ведущая

• Алексей

  Видеооператор

• Никита

  Видеооператор

• Андрей

  Фотограф

• Настя

  Фотограф

• Сергей

  Фотограф

• Марина

  Ведущий

• Фиеста

  Стилист

• Марьяна

• Анна

• Иван

  Фотограф

Обзор ниши

То, что вы работаете в турагентстве, вовсе не означает, что вы будете сами себе ведущим, музыкантом и артистом. Хотя, конечно, можно в чем-то поучаствовать, если чувствуешь, что у тебя есть к этому талант. Агентство разыскивает всех упомянутых людей методом аутсорсинга, то есть связываясь с профессионалами, заранее обзванивая всех, приглашая на собеседования и подписывая контракты в дальнейшем.

В компанию, организующую отдых, люди обращаются, чтобы ничего не искать самим, не нервничать, не переживать и не отвлекаться от более насущных дел. Это может быть сценарий свадьбы, корпоратива, конкурса-вечеринки, сценарий дня рождения, сценарий отпуска, сценарий юбилея.

Например, организация свадебного торжества: молодожены могут подыскать тамада, музыкантов, встретиться с каждым по очереди, продумать, как украсить зал, какие конкурсы будут на свадьбе, где заказать автобус, автомобиль, ресторан или доверьтесь профессионалам и наслаждайтесь отдыхом потом, не нервничая при подготовке.

По экспертным данным, ниша организации развлекательных агентств уже прочно занята в Москве и Санкт-Петербурге, тогда как в других городах вход в этот бизнес достаточно свободен. Каковы ваши обязанности как праздничного агентства: празднование юбилея, проведение детских праздников, организация корпоративов, досуговых вечеров, частных вечеринок, организация семинаров и конференций и многое другое.

Итак, давайте кратко рассмотрим, что нужно, чтобы открыть туристическое агентство. Агентство отдыха — бизнес-план.

Кадры

Если вы решили открыть развлекательное агентство, значит, вы уже знаете или работаете с талантливыми артистами и музыкантами. Но вам все равно придется искать сотрудников.

Если у вас есть собственная машина, вам нужен водитель. На эту должность вы должны искать творческого человека. Водитель будет общаться с клиентами, помогать организовывать и при необходимости участвовать в развлечениях.

Также требуется менеджер. От этого человека требуется ориентироваться во всех составляющих и сложностях индустрии развлечений. Кроме того, он должен быть немного психологом, ведь уже через несколько минут общения с потенциальными клиентами менеджер должен почувствовать, чего хочет клиент, и предложить ему идеи в нужном направлении. Скучная и профессиональная манера общения в сфере развлечений недопустима. Вы продаете людям положительные эмоции, а значит, руководитель должен быть добрым, творческим и жизнерадостным человеком.

В штат постоянных сотрудников может входить ведущий или артист, ди-джей или группа музыкантов. Если вы в состоянии платить этим людям достойную заработную плату, не скупитесь.

Также доступны фрилансеры. Для этого нужно посетить места народных развлечений, культурно-массовые мероприятия, выступления театральных студий и концерты юных музыкантов. Встречайте новые таланты, предлагайте помощь в поиске работы, формируйте портфолио и предлагайте клиентам программы с их участием.

Работая с творческими людьми, не ждите легких путей и простых решений. Сколько бы вы ни платили своим сотрудникам, перерывы на творческие кризисы, капризы, выход на работу в нетрезвом виде будут необходимы. Крайне важно соблюдать разумный баланс при работе с людьми. Нельзя реагировать слишком резко, потому что эмоциональность, непостоянство и ранимость – естественные черты творческого человека. Но нельзя терять контроль над ситуацией, ведь обязательства перед клиентами необходимо выполнять вне зависимости от обстоятельств. Каждая фриланс-ситуация будет решаться индивидуально, а наличие предварительных договоренностей с максимально широким кругом художников поможет с честью выйти из любой трудности.

Плюсы и минусы бизнес идеи

Грамотный анализ преимуществ и недостатков ивент-агентства позволит вам оценить возможности развития и риски ведения такого бизнеса.

К преимуществам проекта относятся:

1. Высокий спрос. Современный потребитель хочет провести праздники ярко, насыщенно и красочно. Организация мероприятия, даже небольшого масштаба, может быть очень сложной и трудоемкой. По этой причине все больше людей обращаются в компании, занимающиеся организацией отдыха.
2. Быстрое формирование клиентской базы. Несмотря на жесткую конкуренцию в этой отрасли, хорошо составленный бизнес-план, качество и креативность быстро создадут базу постоянных клиентов, которые будут запрашивать услугу специально для вас.
3. Высокая рентабельность. Здесь нужно сочетание двух факторов: грамотно выстроенная маркетинговая стратегия и профессиональный штат сотрудников. При соблюдении этих условий закрепиться в нише не составит труда.
4. Минимум вложений. Самая большая статья расходов в таком бизнесе — это агентская реклама. Остальное зависит от организаторских способностей и умения найти квалифицированных специалистов.

Но перед открытием бизнеса надо вникнуть в тонкости и недостатки такого бизнеса. Сегодня рынок переполнен подобными предложениями, и чтобы выделиться на фоне типовых ивент-агентств, вам потребуется проанализировать бизнес-политику наиболее успешных конкурентов.

Кроме того, недостаточно найти творческих и креативных личностей. В этом бизнесе есть свои модные тренды и направления, продиктованные иконами шоу-бизнеса, кино и т д., а потому важно следить за всеми модными тенденциями, регулярно редактировать и пополнять свое портфолио.

Шаг пятый: спикеры

Спикеры – главная составляющая любой бизнес-конференции. И чем они сильнее, тем выше статус и потенциальный успех мероприятия.

Мария Крот, руководитель ресторанного отдела Яндекс.Еда

Чтобы привлечь лучших спикеров, мы оформили MCOM в красивый фирменный стиль, запустили сайт и провели презентацию. Он перечислил все основные преимущества для спикеров: качество ожидаемой аудитории, поддержка сильных партнеров, рекламный охват, упоминание в видеороликах и отчетных статьях.

Мы первыми пригласили для выступления представителей Pandao, М.Видео и Яндекс.Еда. Затем переходим к социальным сетям и почтовым ящикам других крупных компаний. Чем больше спикеров согласились участвовать, тем проще будет привлекать новых.

Шаг шестой: дата

Мы изначально планировали провести конференцию в середине ноября 2018 года. Разгар бизнеса, отличная пятница для делового мероприятия и отсутствие конкурентов в течение двух недель.

За две недели до нашего мероприятия Mail.ru Group анонсировала собственную конференцию в один день с нами. Тема и содержание мероприятия частично совпадают с нашими и проводятся бесплатно. Билеты на МКОМ продавались по 5 тысяч рублей без учета скидок.

По статистике, до 80% всех билетов покупаются за последние 14 дней. На фоне рекламной мощи интернет-гиганта наше мероприятие грозило потеряться в медиа-шуме. Мы решили не конкурировать и перейти в MCOM.

Глеб Бодячевский, менеджер по продукту Pandao, в зоне интервью

Реакция на отсрочку MCOM была положительной: только два покупателя билетов изъявили желание вернуть билеты, а состав докладчиков остался неизменным. Мы заботимся о том, чтобы MCOM был не просто нашей бизнес-идеей, а действительно нужным event-продуктом. Новая дата, которую мы выбрали, — вторник, 12 февраля 2019 г. Конференция переименована в MCOM Moscow 2019.

Необходимое оборудование, инвентарь, и экипировка

При открытии бизнеса приобретение всего необходимого оборудования и инвентаря будет едва ли не самой большой статьей расходов. Вам обязательно понадобится автомобиль для перевозки оборудования и исполнителей на место проведения.

• Световое и звуковое оборудование
• Костюмы
• Фото и видео оборудование
• Пейзаж

— конечно, всего, что вам нужно, у вас не получится, да и покупать это сразу не нужно, все появится в процессе развития бизнеса, но то, что перечислено, у вас должно быть.

вернуться к оглавлению ↑

Советы и секреты

При найме людей не стоит пытаться сэкономить. Недовольный коллектив вполне может развалиться, так как эта сфера деятельности благоприятна для фрилансеров, и многие актеры без проблем найдут работу. Для этого не требуется отпускное агентство.

Бизнес-план может сократить расходы на аренду или печать, но персонал никоим образом не должен пострадать, только так вы сможете создать сильную и дружную команду. С некоторыми рабочими моментами справиться проще, ведь сотрудничество с творческими людьми не предполагает жесткого графика. Незапланированные ситуации будут возникать постоянно, без них не обходится ни одна организация отдыха.

Бизнес-план должен допускать отклонения и новшества, учитывая такую ​​особенность данной сферы бизнеса. Будьте готовы к необходимости постоянных вложений, на первом этапе они просто необходимы для роста вашего бизнеса. Постарайтесь научиться мыслить творчески, чтобы справиться с сезонным спросом. Открывайте новые адреса, ищите корпоративных клиентов.

Только не цепляйтесь за все сразу, лучше идеально решать один сценарий за другим. Корпоративные тренинги и частные мероприятия — это отдельная бизнес-идея. Организация отпуска для таких клиентов приносит огромную прибыль. Войти в него мало, нужно постоянно изобретать и удивлять. Можно сказать, что этот бизнес очень сложный, но в то же время увлекательный.

Работа с клиентами

Чтобы сохранить свой бизнес на плаву, недостаточно иметь идеальные рождественские украшения. В бизнес-план обязательно должны быть включены расходы на сайт, который будет создан с участием профессионалов. Эта виртуальная страница будет визуальным представлением творчества, на которое способно ваше агентство, поэтому ее ценность не следует недооценивать.

Также для постоянного увеличения количества клиентов необходимо совершать так называемые горячие звонки – сотрудникам компании необходимо привлекать людей в тематических акциях и выставках, раздавать визитки, а затем звонить после предварительного знакомства. Для постоянных клиентов стоит рассмотреть дисконтные программы и проведение специальных вечеринок.

В этом не может быть мелочей, важно нестандартно подходить к общению со всеми типами клиентов. Праздничные подарки, сценарий видеопрезентации – все маркетинговые приемы будут хороши, чтобы привлечь внимание к вашему агентству и выделить его среди всех остальных.

Документы и лицензии

Для работы в сфере развлечений на первых порах достаточно оформить ИП. Выберите код ОКВЭД 92.3 и 92.72; это будет охватывать весь спектр услуг, связанных с организацией праздников.

Опытные руководители развлекательных агентств рекомендуют оформлять документы после того, как вы приобрели хотя бы минимальное количество клиентов и получили заказы на первый отпуск. Период от начала организации агентства до празднования первой вечеринки или свадьбы может быть продлен до бесконечности. Вы не будете получать прибыль, но вам придется платить налоги.

Каковы особенности бизнеса?

Чтобы оставаться на плаву, нужно иметь не менее 2-3 заказов в месяц. Поэтому на начальном этапе не требуется нанимать большое количество персонала.

Лучше найти каких-то четких людей, которые умеют организовывать праздники и умеют это делать. Естественно, важно уметь вписать полет фантазии в финансовые рамки клиента.

Если клиент не ограничен в финансах, то можно устроить экстремальные развлечения, например, прыжки с парашютом. Различные конкурсы очень популярны, поэтому необходимо подготовить базу вариантов и набраться опыта у действующих агентств.

Нужно понимать, что охватить все направления на начальном этапе будет сложно, поэтому лучше заниматься чем-то одним, например, дни рождения, детские праздники или свадьбы.

Юридическое оформление

Открытый ИП. Или зарегистрируйте агентство как ООО (общество с ограниченной ответственностью), как вам удобнее. 5-10 тысяч рублей. Если у вас есть ООО, вам будет проще сотрудничать с другими компаниями и юридическими лицами.

Задачи и цели проекта

Создание агентства по организации праздничных мероприятий накладывает на себя несколько задач:

• сформировать компанию с высокой рентабельностью;
• удовлетворить потребности клиентов, желающих получить профессионально организованный отдых;
• добиться стабильного дохода.

Аренда офиса-склада

Для компании, занимающейся организацией праздников, будет достаточно 30 квадратных метров м. Снять офис можно за 15-40 000 в зависимости от региона. Затраты в бизнес-плане на год — 180 000 руб. И это не обязательно должен быть хаб, хотя и желательный, потому что далеко ехать только для того, чтобы познакомиться, людям тоже не покажется хорошей идеей.

Лучше сразу искать помещение, в котором не требуется ремонт, иначе вы потратите много лишнего времени и денег. А вот украсить его тематически — отличная идея. Фото банкетов, свадеб, ваши фото, фото ваших сотрудников, благодарственные письма и т.д. Еще мебель: стулья, пара кресел, диван, столы и журнальный столик — 40 тысяч.

Маркетинговый план

Написание пошагового бизнес-плана ивент-агентства включает в себя перечисление основных рекламных методов и стратегий, которые будут использоваться для его продвижения. Чтобы занять лидирующие позиции в этой нише, необходимо:

• хорошо проработать логотип;
• организовать раздачу флаеров, брошюр, визиток;
• создать масштабную рекламную компанию в социальных сетях;
• разработать удобный и понятный сайт для клиентов;
• организовывать рассылку писем и обзванивать потенциальных клиентов на теплой основе;
• огласка в местных СМИ.

Помните, что в таком бизнесе важную роль играет сарафанное радио: довольный клиент станет постоянным и приведет новых. На это влияет не только качество предоставляемых услуг, но и атмосфера в коллективе, условия работы. Но такой способ сработает не раньше, чем через год после начала предпринимательской деятельности в этой отрасли.

На практике оказывается, что удержать клиента сложнее, чем привлечь. Именно поэтому особое внимание следует уделить партнерским программам, скидкам и бонусам, новым креативным идеям, которые будут удерживать внимание клиентов.

Начальные затраты на организацию праздничного агентства

Если у вас есть стартовый капитал, но вы не знаете, как начать бизнес по планированию отпуска, рекомендуем распределить средства следующим образом:

• 10% – административные расходы
• 30% — расходы на рекламу
• 20% — финансирование будущего сотрудничества с партнерами
• 40% — вознаграждение специалистов

От качества вашего старта зависит репутация и дальнейшее развитие вашего бизнеса. Не тратьте много денег на аренду дорогих офисов и внешние атрибуты успеха. Вместо этих затрат сделайте себе качественное портфолио, хороший сайт, заключите предварительные договоренности с хорошими местами для организации отдыха, а также с ведущими, аниматорами, фотографами и т.д.

Если возможно, наймите в штат одного или двух менеджеров, которые смогут координировать ваш рабочий процесс и привести его в соответствие с потребностями клиента. При отсутствии достаточного бюджета не нанимайте дорогих специалистов, услуги которых могут потребоваться раз-два в месяц.

Совет: Для обеспечения сотрудничества с нужными вам профессионалами заключайте с ними трудовые договоры, согласно которым они будут обязаны работать только при наличии на них заказов, а работа будет оплачиваться по результатам сотрудничества.

Если при открытии бизнеса по планированию отпуска у вас достаточно стартового капитала, то наймите фотографа и ведущего. Штатным сотрудникам проще определить объем работ и контролировать качество их выполнения. Если вы решили вопрос, как создать турагентство, то самое время сформировать пакет ежемесячных затрат на содержание бизнеса. Как правило, это: аренда офиса, оплата коммунальных услуг и налогов, заработная плата сотрудников, административные расходы.

Львиная доля расходов приходится на заработную плату сотрудников. В среднем ежемесячные расходы небольшого агентства составляют около 100 тысяч рублей.

Как открыть агентство праздников: персонал и оборудование

Бизнес, связанный с организацией праздничных мероприятий, напрямую зависит от персонала компании. Для начала вам нужен помощник, который будет поддерживать вас в переговорах с клиентами, заключении договоров с ресторанами и кафе, поиске подходящего персонала и других трудовых вопросах. Необходимо подобрать ведущего и музыкантов, а также грамотного и общительного ведущего развлекательных программ. Это необходимый минимум профессионалов, которым вы должны обладать.

Среди услуг агентства стоит отметить поддержку индивидуальных запросов клиента: например, клиенту может потребоваться специальное огненное шоу, фейерверк или экзотические танцы. Вы всегда должны быть готовы выполнить такие просьбы. И для этого вовсе не обязательно нанимать на постоянную работу танцоров или пиротехников, достаточно иметь своих людей в определенных сферах деятельности, которые время от времени смогут любезно оказать вам свои услуги. Конечно, в начале командировки вопрос может показаться сложным и запутанным, ведь пожелания клиентов зачастую необычны и креативны, но со временем вы точно поймете, сколько сотрудников нужно вашему персоналу, а также сколько третьи лица. — партийные работники, необходимые для успешного бизнеса.

Также читайте о том, как открыть брачное агентство.

Кроме всего прочего, для ведения бизнеса необходимо современное оборудование для праздника: акустическое оборудование, костюмы персонажей и т д. Не нужно спешить покупать все сразу. Все необходимое можно приобретать постепенно, приобретая необходимые атрибуты для каждого отдельного заказа. В итоге со временем у вас появятся полезные и нужные вещи. Также необходимо купить всякую мелочь: воздушные шары, украшения для банкетных залов, различные постеры и т.д. Целесообразно найти постоянных и надежных поставщиков, с которыми в случае крупных постоянных закупок можно будет договориться о выгодных для обеих сторон скидках.

Бизнес-план организации праздников

Без бизнес-плана начинающего предпринимателя начинать дело глупо и чревато разорением даже на первых порах. Мы рекомендуем вам создать свой бизнес-план, прежде чем начать.

Кстати, для этого не нужно тратить много денег. Достаточно купить недорогой шаблон и за небольшие деньги переделать его под свои требования:

Как оформиться?

Если вы планируете работать серьезно и долго, то регистрация ИП обязательна. Выбирая коды ОКВЭД, отдайте предпочтение двум – 92,72 и 92,3.

Они включают в себя различные мероприятия, связанные с организацией отдыха. По общему правилу, чтобы стать индивидуальным предпринимателем, необходимо заполнить требуемую форму и оплатить государственную пошлину.

Затраты здесь небольшие, поэтому выделять их в отдельный пункт не стоит. Если вы планируете создавать бизнес вместе с партнерами, то вам нужно выбрать более серьезную форму – ООО.

В этом случае затраты на регистрацию будут намного выше и вам придется нести бумаги.

Общая стоимость регистрации может составлять от 30 тысяч рублей.

Что касается лицензии, то в случае с турагентством можно обойтись и без нее.

Стоит ли работать по франшизе?

Франшизы в ивент-бизнесе привлекают высокими возможностями, предоставляемыми с первых дней работы агентства. Главное преимущество в том, что вам не нужно беспокоиться о разработке собственной концепции — эффективная операционная модель, сценарии, реквизит, рекламная поддержка и собственный сайт уже есть. Вы можете следовать инструкциям, и выгода гарантирована. Обучение сотрудников искусству развлечения осуществляется франчайзи.

Следует помнить, что эти льготы покупаются за деньги и немалые — до трети миллиона рублей плюс ежемесячные отчисления. Кроме того, исключается такой фактор, как свобода творчества. Работать можно только «по тому, что написано», и не более того.

Суть в том, что франчайзинг приемлем для предпринимателей со стартовым капиталом и отсутствием креативности.

Анализ рынка

Для event-бизнеса изучение существующих предложений — важнейшая задача. Идея, которая кажется свежей, может оказаться неоригинальной. Услуга, на которую сделан основной тариф, не будет востребована. Возможны и другие неблагоприятные сценарии. Без тщательного анализа рынка невозможно предсказать успех торговли.

Определение целевой аудитории

Результатом количественной и качественной оценки всех лиц, составляющих потенциальную клиентуру, является выбор основного направления деятельности.

Первое, что приходит на ум при упоминании event-бизнеса, — это планирование свадьбы. Обратите внимание, что конкуренция в этой сфере очень высока. Сложно придумать что-то новое и в случае успеха инициатива обречена на провал из-за консервативности брачной церемонии. Молодожены и их родственники надеются, что событие произойдет раз в жизни, и, как правило, не хотят экспериментов.

Организация традиционной свадебной церемонии доверяется компаниям с безупречной репутацией.

Но не отчаивайтесь! Есть множество других направлений, позволяющих проявить самое смелое творчество. В организации праздников нуждаются разные социальные и возрастные группы, от детей до пожилых людей.

Важно понимать, для какой части общества позиционируются услуги ивент-агентства. Критериями являются такие параметры, как степень достатка, возраст, профессия и другие характеристики, объединяющие потенциальных потребителей в условные группы.

Например, никто не может помешать позиционированию агентства, расположенного в портовом городе, для аудитории моряков и членов их семей.

Определение ценовой политики

Спрос на ивент-услуги достаточно высок. Они пользуются повышенным спросом на корпоративах и других мероприятиях. Директор компании заранее знает сценарий, и если ему предложат платить меньше почти за то же самое, он согласится.

Об этой особенности знают и конкуренты, а потому «переложиться в очередь» будет сложно. В пользу соперников играет накопленный опыт, долгосрочное сотрудничество, контакты с заинтересованными сторонами и другие объективные ресурсы.

Заведомо невыгодный демпинг в event-бизнесе не рекомендуется. Надежды на компенсацию потерь после завоевания господства вряд ли оправдаются. За такими незаконными методами последует предсказуемый ответ: «фура», которая положит конец репутации раз и навсегда. В последний момент приглашенный артист отказывается выступать, или кто-то «случайно» портит реквизит. В общем, так обстоит дело с домом из стекла и камней, которые не стоит выбрасывать.

SWOT-анализ

SWOT-анализ является элементом планирования будущей деятельности с учетом внешних и внутренних факторов, которые могут повлиять на финансовый результат. Каналы влияния делятся на четыре типа:

1. Преимущества.
2. Слабые стороны.
3. Возможности
4. Угрозы.

Процесс SWOT-анализа состоит из составления матричной таблицы этих факторов и умозрительной оценки их силы воздействия. Рассмотрим пример для event-компании:

Результатом SWOT-анализа является разработка мероприятий, усиливающих слабые стороны и нивелирующих недостатки предлагаемой схемы работы. В этом случае они могут быть выражены в рекомендации принять следующие меры:

1. Улучшить качество услуг.
2. Диверсификация источников привлечения специалистов и закупки расходных материалов.
3. Расширение ассортимента сезонных предложений и ассортимента.
4. Обучение собственного персонала.

Проведение данных мероприятий обеспечит стабильное положение на местном рынке ивент-услуг.

Возможные бизнес-форматы агентства

Решая, как начать детский праздник, проверьте свои собственные ресурсы, которые могут быть полезны в ведении бизнеса.

Стандартно для открытия агентства нужны творческие и организаторские способности от учредителя, около 500 тысяч рублей стартового капитала и связи в сфере шоу-услуг. Если у вас есть хоть что-то из вышеперечисленного, то можете смело начинать свою работу на базе только одного необходимого компонента.

Итак, если у вас есть 500 тысяч рублей, но у вас нет связей и вы до сих пор не доверяете своим способностям планировщика отпуска, то самым безопасным для вас будет покупка франшизы агентства детского отдыха или организации свадеб. Таких франшиз на российском рынке достаточно. За вложенные деньги предприниматель получает бизнес-план, контакты поставщиков товаров и услуг для реализации праздничных мероприятий, популярные сценарии и технологические схемы. Кроме того, франчайзер берет на себя регистрацию бизнеса. Также будет определено, как назвать агентство по организации отдыха. Читайте об открытии бизнеса по франшизе.

Если у вас недостаточно средств, но у вас есть опыт работы в ивент-индустрии и вы задумываетесь над тем, как организовать собственное ивент-агентство, вам нужно всего лишь зарегистрироваться в качестве индивидуального предпринимателя (ИП), разработать типовой договор на оказание услуг и рекламировать свою деятельность в региональных СМИ, а также в Интернете. За очень короткое время вы сможете заработать деньги на аренду офиса и найм персонала для расширения спектра услуг.

Если у вас нет достаточного опыта и необходимой суммы, но у вас есть хорошие связи в сфере развлечений, то вам необходимо найти партнера в этой сфере, который заинтересуется вашей бизнес-идеей. В этом случае регистрируется общество с ограниченной ответственностью (ООО), из которого оговариваются права и обязанности каждого участника. А посвятив себя только организации бизнес-процессов агентства, можно получить необходимый капитал.

Ищем клиентов

Каждый клиент — это источник дохода для вас, поэтому самое главное, чему нужно научиться при общении с клиентом, — это улыбка. Теперь о рекламе вашего агентства. Узнать, какие методы будут самыми эффективными, а в нашем случае (это шоу!) и эффектными, можно в этом посте: https://business-poisk.com/samaya-effektivnaya-reklama.html.

Самое важное для вас в бизнесе, особенно в первые год-два, — это наполнение портфолио. Никто не доверяет компании, устроившей несколько детских праздников, пару выпускных, юбилеев и свадьбу, устроить шоу за 100 000 долларов. Поэтому всегда нужно стремиться вверх, развивая портфолио и не опасаясь предлагать свои услуги именитым клиентам вернуться к оглавлению ↑

Приобретение оборудования

На троих менеджеров по подбору персонала (включая себя) купите 2 хороших компьютера и ноутбук; этого будет достаточно. А также ксерокс, сканер, телевизор, DVD-плеер, мелкая аудиоаппаратура, канцтовары и другие мелкие предметы, которые сочтете удобными.

Для поездок на отдых необходимо иметь крутую музыкальную аппаратуру, микшер, микрофоны, дым-машину, световое оборудование, гелиевые шары и многое другое — 100 тысяч.

Наем сотрудников

На начальном этапе вам понадобится всего 2 сотрудника (включая вас). Некоторые туристические агентства платят небольшую зарплату плюс процент от бронирований, в зависимости от того, что для вас более выгодно или лучше. Возьмем среднюю цифру по бизнес-плану — 15-20 тысяч в месяц.

Также вам понадобится собственный водитель, который будет возить необходимое снаряжение и органайзеры на весь отпуск. Например, 1000 рублей в час. Это еще 15000 в месяц. И ведущий церемонии (тамада на свадьбу), который будет играть ведущую роль в торжестве. Чтобы нанять хорошего хозяина, проведите собеседование с несколькими кандидатами.

Если вам понравился ведущий на праздник, а его клиенты понравились после пары выступлений, то имеет смысл заключить с ним долгосрочный контракт. Зарплата такого ведущего составит 50 тысяч рублей в месяц при условии, что он работает только по выходным. Ладно, вполне достойно. Для этого у ведущего должна быть своя программа, сценарий, который можно изменить по желанию клиента, опыт проведения вечеринок, собственные костюмы, фото- и видеоработы. Итого это 85 тысяч в месяц для сотрудников.

4. Продажи и маркетинг

Самый эффективный способ привлечения клиентов на рынке туристических услуг – сарафанное радио. Поэтому качество проводимых мероприятий всегда должно быть одинаково безупречным. А чтобы о положительных отзывах узнало как можно больше новых клиентов, необходимо запустить собственный сайт, на котором будут размещаться текстовые или видеоотзывы. Также новый клиент сможет оставить онлайн-заявку на сайте. Таким образом, вы пополните свою клиентскую базу.

Также одним из способов продвижения является сотрудничество с агентствами по организации отдыха, которые включат ваш номер в программу мероприятия. Комиссия таких агентств составляет 10-20% от стоимости услуги.

Хорошим способом продвижения может стать размещение на сайте treda.ru. Это уникальный портал, который объединяет артистов, ведущих и музыкантов из выбранного региона и публикует обзоры. Продажа услуги покупателю, который связался с вами через этот сайт, будет стоить вам 20% комиссии от стоимости заказа.

Визитные карточки необходимо брать с собой на все мероприятия. Обмениваться визитками можно не только с клиентами, но и с представителями смежных служб, которые также работают на данном мероприятии.

Размещение рекламы в специализированных печатных изданиях также может принести вам клиентов. Эти публикации включают свадебные каталоги или журналы сплетен.

Если вам посчастливилось выступить на мероприятии с участием видных известных личностей, необходимо разместить на сайте подтверждающие фото и видео. Это очень быстро повысит ваш рейтинг и позволит повысить цены.

Что касается работы с существующими клиентами, то необходимо разработать акции, увеличивающие количество предоставляемых услуг за одно мероприятие. Например, при заказе двух шоколадных фонтанов 2 кг фруктов в подарок.

Услуги, оказываемые компанией, не являются разовыми. Попробовав однажды шоколадный фонтан, клиент уже не захочет устраивать праздник без вкусного и эффектного дополнения к основному столу. Поэтому крайне важно с самого начала тщательно формировать и поддерживать клиентскую базу.

Если вы начинаете бизнес без привлечения сотрудников, то вам будет удобно организованно наполнять базу данных с помощью Microsoft Excel.

Если список ваших клиентов значителен и ваша команда состоит из нескольких человек, включая менеджеров по продажам, вам будет удобнее запустить CRM-систему.

Важно заранее поздравлять клиентов со всеми значимыми для них событиями, а также напоминать им о своих услугах, предоставляя скидки на различные услуги или акции.

Набираем команду

Планирование отпусков — это как раз тот бизнес, где «все решают кадры». 2-3 специалиста не могут «вытянуть» это дело, разве что работать над проведением мероприятий с небольшим бюджетом. Для достижения успеха в вашем бизнесе вам необходима команда специалистов мирового уровня:

• Артисты
• Водители
• Сценаристы
• Ведущие шоу
• Фотограф, видеооператор

Кроме того, потребуются повара, сборщики света и других конструкций, танцоры, артисты цирка, музыканты разных жанров, пиротехники, официанты, декораторы и много других людей. Конечно, держать всех этих людей в штате просто невозможно, поэтому я поставил нужных мне специалистов первыми в списке, а остальных перечислил в конце.

Кого именно официально пригласить в свою команду и кто будет участвовать, как того требует контракт, решать только вам. А вот то, что в ходе работы агентства по организации отдыха вам придется «обрастать щупальцами» полезных связей, это факт не только среди «акул» шоу-бизнеса, но и среди муниципальных властей, директоров школ, детских садов, театров, владельцев кафе и ресторанов и других «нужных» людей.

Отдельным адресом можно указать «на подходе» несколько «связанных» бизнесов: оформление воздушными шарами, предоставление тусовочного автобуса и т д вернуться к оглавлению ↑

2. Описание бизнеса, продукта или услуги

Уникальное предложение заключается в широком спектре предлагаемых услуг, что позволяет охватить широкий круг целевых клиентов. И дети, и взрослые наслаждаются великолепными развлекательными программами, в которых используются сладкие ингредиенты. Невозможно представить человека, который остался бы равнодушным перед фонтаном, наполненным отменным бельгийским шоколадом, или огромной башней из бокалов, которые можно наполнить игристым шампанским или фруктовым соком.

Услуги организации праздников

Компания будет оказывать услуги по двум направлениям: базовые услуги и мастер-классы.

Основными услугами являются организованные шоу-программы, в которых клиенту и его гостям предоставляется возможность насладиться внешним видом и вкусом конечного результата выбранной услуги.

Мастер-классы, проводимые во время праздников, предполагают непосредственное участие гостей в создании настоящего произведения искусства из заранее отобранных сладких ингредиентов.

Сегодня люди больше не хотят оставаться пассивными наблюдателями за тусовкой жизни. Вне зависимости от возрастной категории, каждому человеку хочется лично поучаствовать в процессе создания вкусного стола. В таблице указан примерный перечень услуг и мастер-классов:

Перечень услуг компании «Шоколадная мечта»

Преимущества бизнеса по организации праздников

Огромным плюсом ведения этого бизнеса является возможность самостоятельно выбирать самые популярные и интересные услуги из этого списка. Перечень услуг представительства компании в том или ином регионе будет зависеть от решения владельца компании.

Этот вид бизнеса относится к индустрии развлекательных услуг. А это значит, что ваша работа всегда будет ассоциироваться с отдыхом, большим количеством положительных эмоций, а также довольными и благодарными клиентами. Такой бизнес приносит владельцу не только деньги, но и удовольствие. Кроме того, график работы вы выбираете сами, ориентируясь на спрос и желаемый уровень дохода.

Вариативность спектра услуг выражается не только в возможности выбора и проведения мероприятий из вышеперечисленного списка. Этот вид бизнеса является гибким и ограничен только финансовыми возможностями и фантазией владельца. Вы можете пополнить перечень услуг такими шоу-программами, как: шоу мыльных пузырей, светодиодное шоу, рисование песком, украшение воздушными шарами.

Чем разнообразнее будет перечень предоставляемых вами услуг, тем быстрее будет расти средний чек по каждому мероприятию.

Праздничное агентство призвано организовать любое торжественное мероприятие, привнести в жизнь ярких красок, сделать всё возможное, чтобы гости и заказчики остались довольны. Его услуги набирают популярность с каждым годом.

Бизнес на проведении праздников привлекает простотой открытия, минимальными капиталовложениями и следующими возможностями и преимуществами:

Также имеются недостатки, среди прочих:

Такое агентство лучше открывать в средних городах или мегаполисах, где организуется и проводится большое количество праздничных мероприятий.

Пошаговый бизнес-план открытия праздничного агентства

Основной задачей агентства является организация праздников для клиентов и решение всех вопросов, связанных с ним. Остановив свой выбор на этом интересном виде деятельности, необходимо составить бизнес-план с пошаговой проработкой каждого этапа.

Анализ спроса и конкуренции

Начать следует с изучения спроса на конкретные услуги, работу конкурентов-организаторов, их цену и предложение. Ознакомиться с информацией можно на интернет ресурсах и прозвоном конкурирующих организаций. Также можно дать тестовое объявление и посчитать звонки.

Оценив возможности, определяются со своей нишей. Надо сказать, что сфера услуг в индустрии развлечений разносторонняя, предоставляющая свободу выбора начинающему предпринимателю.

На рынке праздничных услуг есть не только конкуренты, но и партнёры: звукооператоры, ведущие мероприятий. С ними выгодно обмениваться контактами и перекрёстными рекомендациями, увеличивая число заказов без дополнительных усилий и капиталовложений.

Определяем перечень услуг

Следующим пунктом бизнес-плана стоит перечень услуг, предоставляемых компанией и их стоимостью. При выборе направления останавливаются на одном или нескольких вариантах специализации:

Для каждого направления нужно составить готовый сценарий со списком аниматоров, участников с их фотографиями, по которым клиенты будут иметь представление о предстоящем мероприятии. Оптимально заниматься 1-3 смежными тематиками. Помимо проведения праздника агентство может оказывать услуги фото и видеосъёмки, договариваться с кафе или рестораном об аренде зала и прочее.

Целевую аудиторию будут составлять женщины и мужчины 25-55 лет со средним уровнем дохода и выше, готовые потратить его часть на эффектное проведение значимого события.

Процесс оказания услуги будет заключаться в следующих действиях:

1. Принятие заказа с согласованием вида и сроков предоставления
2. Заключение договора с заказчиком
3. Подготовка к организации мероприятия, доставка необходимого оборудования
4. Непосредственное оказание услуги
5. Оценка качества путём общения с заказчиком и формирования отзыва

Поиск и ремонт помещения под офис

Необходимо подобрать подходящее помещение под офис компании. Он может размещаться в центральной части города в коммерческом здании, бизнес-центре, но в этом случае стоимость аренды будет выше.

Подойдёт и более бюджетный вариант найма помещения на цокольном этаже многоквартирного дома первой линии, расположенного в спальном районе. Главное, обозначить заметность места с помощью яркой вывески, оригинального оформления на входе.

К зданию должны быть подведены все коммуникации, отопление, водопровод и энергоснабжение в соответствие с нормами. Желательно наличие парковки, удобных путей подхода.

Требуемая площадь офиса 20-40 кв. м., разделённая на комнаты для приёма посетителей, персонала и помещение для хранения реквизитов, инвентаря. Стоимость аренды зависит от района расположения и составляет 20-30 тыс. руб. в месяц.
Ремонт помещения обойдётся в 20-50 тыс. руб. с косметическими работами по покраске, нанесению отделочных материалов и т. п. На стене можно развесить фотографии с проведённых праздничных мероприятий.

Оформление документов и регистрация бизнеса

Параллельно занимаются регистрацией деятельности в налоговой службе в качестве ИП или юридического лица. Для оформления ИП надо подать заявление по форме с предоставлением паспорта и ИНН и оплаченной госпошлиной 800 руб. Для ООО понадобится уставный капитал не менее 10 тыс. руб., устав общества и 4 тыс. руб. на оплату государственной пошлины.

Система налогообложения для обоих вариантов УСН с отчислением 6% с дохода. Коды ОКВЭД:

Также потребуется разрешение СЭС и Пожарной службы, договор аренды помещения и на оказание коммунальных услуг.

Найм персонала

Для организации мероприятий на начальной стадии большого штата не понадобится. Можно нанять одного-двух помощников, обладающих фантазией и организаторскими способностями. Число сотрудников зависит от количества предоставляемых услуг и специализации агентства. Существует несколько форматов работы:

Из персонала нужны:

Бухгалтера и уборщицу можно нанять на половину ставки или на аутсорсинг. Нанимайте креативных людей с опытом работы в сфере развлечений.

Закупка оборудования

Для работы агентства потребуется закупить некоторое оснащение и мебель. В офисе следует разместить стол со стулом, диван или кресла, шкаф, вешалку, компьютер. В подсобное помещение нужны стеллажи, полки. Из оборудования понадобится телевизор, акустическая система, микрофоны, усилители, гелиевый баллон, цветомузыка, DVD плеер и т.д.

Не обязательно приобретать полный перечень оборудования. Можно делать это по мере необходимости в процессе подготовки к конкретному мероприятию. Данная статья расходов составит около 200-300 тыс. руб.

Реклама и маркетинг

Чтобы о вас узнало как можно большее число потенциальных заказчиков заявите о себе посредством эффективной рекламы:

Готовьтесь к тому, что на поиск клиентов вам придётся потратить значительную часть времени, и в первые два месяца вы будете наращивать репутацию.
Разработайте запоминающийся логотип, обзвоните небольшие и средние организации за несколько месяцев до предстоящих праздников. Применяйте всевозможные каналы продвижения бизнеса и привлечения клиентов, с целью обеспечить стабильный поток заказов.

Сколько стоит открыть праздничное агентство

Размер первоначальных вложений зависит от формата бизнеса. Арендуя небольшой офис для ведения деятельности в одиночку без штата сотрудников можно обойтись суммой в 200 тыс. руб. При большем масштабе понадобится порядка 450-500 тыс. руб., из которых:

Величина усреднена и зависит от региона нахождения, количества закупаемого оборудования, его состояния: новое или б/у.

Сколько можно заработать на праздниках

Размер прибыли и срок окупаемости зависит от объёма и числа заказов, расценок в вашем городе, поэтому конкретную цифру назвать сложно. В среднем часовая программа праздника стоит 4-5 тыс. руб.

Проводя минимум 5 мероприятий в неделю заработать за месяц можно 100 тыс. руб. и более. С таким показателем стартовые инвестиции окупятся за 6 месяцев работы, что позволяет говорить о высокой рентабельности предприятия.

Возможные проблемы и риски бизнеса

Основной сложностью данного бизнеса является формирование и удержание клиентской базы. Поэтому уровень сервиса и качество услуг всегда должны быть на высоте.

Чтобы избежать проблем в работе агентства, нужно держать под контролем весь процесс оказания услуг, взаимодействовать с клиентом.

В заключение

При верном подходе бизнес на организации и оформлении праздников принесёт ожидаемую прибыль. Запустить дело под силу даже неопытному предпринимателю.

Главное, определиться с концепцией и продумать её поэтапную реализацию с помощью бизнес-плана. А наработав клиентскую базу и репутацию можно подумать о дальнейшем расширении.

Теорию знаменитого шотландского экономиста Адама Смита о том, что спрос порождает предложение, пока так никто и опроверг. И именно по такому закону и работает сейчас бизнес. Есть потребность в товаре, значит его будут производить и продавать. Впрочем, люди сейчас живут больше по принципу древних римлян, которые кричали своим правителям: «Хлеба и зрелищ!». А зрелища те организовывать умели. Тема проведения зрелищных мероприятий актуальна и в наши дни, а так как по-настоящему хорошее шоу могут поставить немногие, и потому среди подобных компаний «на плаву» остаются лишь единицы, я решил рассказать, как можно создать агентство по организации праздников, каких «подводных камней» избежать начинающему предпринимателю, и, как по возможности достичь успеха в этом бизнесе.

Наверняка вы слышали о том, что в России праздничных дней больше, чем в любой другой стране мира. И правда: наши соотечественники придумали столько праздников, что их уже стало даже больше 1/3 к рабочим дням. Например, в этом году мы работаем 240 дней, а отдыхаем 125, то есть – каждый 3-й день. Спрашивается: когда работать, и чем недовольны люди, которые считают, что перерабатывают? Так или иначе, праздники русские люди любят, и привыкли отмечать их с большим размахом – если уж гулять, так чтобы потом об этом вспоминали еще очень долго.

Краткий анализ бизнеса:
Затраты на организацию бизнеса:500 000 – 1 500 000 рублей
Актуально для городов с населением:от 100 000 человек
Ситуация в отрасли:рынок предложений насыщен
Сложность организации бизнеса:4/5
Окупаемость:1-1, 5 года

Это нашим гражданам вполне удается, особенно, если учесть, что за какие-то несколько дней праздников они «спускают» все, что сумели скопить за несколько лет. Яркие тому примеры – проведение свадеб, юбилеев, рождение ребенка, и т.д. Так что суммы в этом бизнесе крутятся весьма немалые, и «входной билет» на рынок подобных услуг также отнюдь недешев. Но и заказы агентство по организации праздников получает круглый год, в отличие от сезонности других сфер развлечений, таких, например, как пляжные аттракционы, или кинотеатр на открытом воздухе.

Кстати, по «модной» нынче традиции называть все, что можно, и все, что нельзя иностранными словами, про агентства по организации праздников сейчас можно услышать выражение «ивент» (англ. Event – событие). Конечно, само понятие несколько шире слова «праздник», но владельцы компаний особо не обращают внимание на семантику, гордо именуя свое предприятие на иностранный лад.

Впрочем, современные агентства по организации праздников занимаются не только самими праздниками, но и проведением других мероприятий, которые праздниками можно назвать лишь с натяжкой:

• Церемонии вручения премий
• Организация презентаций
• Корпоративы
• Пикники
• PR-акции
• И прочее-прочее

к оглавлению ↑

Составляем бизнес-план и регистрируем свою деятельность

Бизнес-план в любом деле – это основа основ, которая не только позволяет нарисовать картину будущего бизнеса, но и предотвратить риск неудачи, или «смягчить» последствия банкротства. О том, как создать бизнес-план я уже рассказывал своим читателям, повторяться не буду. Желающие могут посмотреть всю информацию по этой ссылке.

Все, что связано с регистрацией своего бизнеса, тоже можно найти на этом блоге. Здесь – вы прочитаете подробное руководство о том, как открыть ИП, а в этом источнике – о том, как открыть ООО. Как выбрать между этими двумя формами ведения бизнеса узнаете тут. Рекомендую вам ознакомиться также со статьями о том, какую форму налогообложения выбрать для своего предприятия, и какие налоги платит ИП.

Если хотите упростить себе задачу, и получить консультацию профессиональных юристов и бухгалтеров либо помощь в оформлении всех необходимых документов, то вам сюда.

к оглавлению ↑

Организуем рабочее место

Чувствуете разницу? Не офис, а рабочее место. Потому что почти всегда встречи и заключение договоров проводится либо в нейтральном месте (кафе, ресторане), либо на территории заказчика. Поэтому помещение будет вам нужно в основном для работы – обсуждения с командой предстоящих мероприятий, составления сценариев, и т.д. Но бывает и так, что клиент захочет встретиться с вами на вашей площади, и потому рабочее место должно быть оформлено соответствующе.

Развешенные на стенах фото с различных проведенных вами мероприятий (на первых порах это могут быть вовсе и не ваши фото), хорошая офисная мебель, отзывы благодарных заказчиков – все это должно производить на клиентов впечатление. Кроме этого всегда наготове должно быть портфолио, состоящее из видеороликов, организованных вами шоу. к оглавлению ↑

Набираем команду

Организация праздников – это как раз тот бизнес, в котором «кадры решают все». 2-3 специалистам это дело «вытянуть» не под силу, разве что подвизаться на проведении мероприятий с небольшим бюджетом. Для того, чтобы достичь успеха в своем деле, вам потребуется команда первоклассных специалистов:

• Аниматоров
• Водителей
• Сценаристов
• Ведущих-шоуменов
• Фотографа, видеооператора

Кроме этого, потребуются повара, рабочие-монтажники световых и прочих конструкций, танцоры, циркачи, музыканты разных жанров, пиротехники, официанты, оформители, и еще куча всякого народа. Разумеется, всех этих людей держать в штате просто невозможно, поэтому нужных в первую очередь спецов я поместил в список, а остальных перечислил в строчку.

Кого именно приглашать в вашу команду на официальных началах, а кто будет привлекаться по мере необходимости по договору – решать вам. Но то, что в ходе работы агентства по организации праздников вам придется «обрасти щупальцами» полезных связей – это факт, причем не только среди «акул» шоу-бизнеса, но и среди муниципальных властей, директорами школ, детских садов, театров, владельцами кафе и ресторанов, и прочими «нужными» людьми.

«Попутно» можно выделить в отдельное направление несколько «смежных» бизнесов: оформление воздушными шарами, предоставление автобуса для вечеринок, и др. к оглавлению ↑

Сценарии для праздников

Грамотный, интересный, увлекательный сценарий – это половина успеха вашей команды, поэтому экономить на сценаристах нельзя. Лучше, если над этим будут работать 2-3 человека, а необходимые коррективы будут вноситься после написания всей командой. Обычными “пьянками-гулянками-танцульками” сейчас никого не удивишь, люди хотят креатива.

Кстати, насчет экономии. Так как среди ивент-агентств существует жесточайшая конкуренция, и за клиентов, особенно крупных, буквально «дерутся», экономить нельзя на всем персонале, тем более, если это профессионалы высокого уровня, так как, набравшись опыта, получив определенные знания, работая в вашей команде, никто не помешает им уйти к конкурентам (такое переманивание широко распространено в среде развлекательного бизнеса). Корпоративная «верность» должна поддерживаться не только денежными знаками, но и лояльным отношением к сотрудникам, и некоторой корпоративной «идеологией», сплоченностью всей команды.

И еще один момент по поводу сценариев: они обязательно должны быть защищены правом интеллектуальной собственности, иначе после того, как ваш праздник «скопируют» конкуренты, вам придется каждый раз придумывать что-то новое. к оглавлению ↑

Необходимое оборудование, инвентарь, и экипировка

При организации бизнеса приобретение всего необходимого оборудования и инвентаря будет, пожалуй, самым большим пунктом расходов. Обязательно вам понадобится автомобиль, который будет перевозить технику и артистов к месту выступления.

• Световое и звуковое оборудование
• Костюмы
• Фото-и видеоаппаратура
• Декорации

– все необходимое вам, конечно, не удастся, да и не нужно приобретать сразу, все появится в процессе развития бизнеса, но перечисленное в списке у вас должно иметься в наличии.

к оглавлению ↑

Ищем клиентов

Каждый клиент для вас – источник вашего дохода, поэтому самое главное, чему нужно научиться при общении с заказчиком – это улыбка. Теперь о рекламе вашего агентства. О том, какие способы будут самыми эффективными, а в нашем случае (это ведь шоу!) и эффектными можно узнать в этой публикации – https://business-poisk.com/samaya-effektivnaya-reklama.html.

Самым главным для вас моментом в бизнесе, особенно в первый год-два, должно служить наполнение портфолио. Никто не доверит компании, на счету которой проведение нескольких детских утренников, пары выпускных вечеров, юбилеев, и одной свадьбы, организацию шоу на сотню тысяч долларов. Именно поэтому вы всегда должны стремиться вверх, нарабатывая портфолио, и не боясь предлагать свои услуги именитым заказчикам. к оглавлению ↑

«Подводные камни» ивент-агентства

Основная ошибка начинающих ивент-агентств – желание успеть все, и потому, не имея нужного опыта, они часто берутся за мероприятия, которые, мягко сказать, им пока «не по зубам». К успеху нужно двигаться плавно, постепенно, но неуклонно, и тогда у вас точно все получится.

Примите небольшой совет: постарайтесь узнать все значимые для “нужных” людей даты: дни рождения жены, детей, любимой собаки, юбилеи компаний, и т.д. И не только для того, чтобы поздравить, когда нужно, и ненавязчиво предложить свои услуги, но и просто «отметиться» в их памяти, чтобы в нужный момент ваша кандидатура «всплыла» в голове человека.

Еще один опасный момент в этом бизнесе – использование устаревших сценариев. Если клиент хочет, чтобы у него было не так как у других, не нужно переделывать старый сценарий, лучше напишите новый.

Одновременно учитесь сами, как руководитель большой, многоплановой команды, нарабатывайте профессионализм, умение прогнозировать события, гибкость мышления, и быстрое ориентирование в ситуации. Успех не заставит себя ждать!

Интервью с основателем одного из известных и старейших ивент-агентств в Москве

Максим Коряко в эфире программы «Свое дело» на Радио «Комсомольская правда» вместе с руководителем праздничного агентства «Лавка чудес» Екатериной Акимовой выясняет, как построить бизнес на веселье.

Скачать передачу [mp3, 27.2 МБ]

Организация торжеств — очень приятный и красивый бизнес на первый взгляд, но на самом деле — это сложный и кропотливый бизнес, в котором его владельца на каждом шагу поджидают опасности.

Об этом расскажет руководитель event-агенства «Лавка чудес», а также создатель и соучредитель международной свадебной ассоциации «Ива» Екатерина Акимова.

Максим Коряко: Ты, как ИП, работаешь по патентной системе налогообложения?

Екатерина Акимова: Нет, я на упрощенке, 6%.

Максим Коряко: Сколько человек работает?

Екатерина Акимова: У нас все менеджеры приглашаются под проекты. В штате мы не держим никого, появляется проект — появляются люди. Содержать штат невыгодно из-за высокой конкуренции, стабильности в event нет вообще.

Месяцы загруженности могут чередоваться с простоем, поэтому платить оклад сотруднику за его пребывание в офисе нет смысла.

Конкуренты

Максим Коряко: Какова примерная стоимость такого человека на одно мероприятие?

Екатерина Акимова: Это зависит от объема задач. Минимальная сумма — 15 тысяч рублей, столько получают координаторы проекта. Если человек ведет проект от и до, то зарабатывает 25 тысяч рублей плюс процент от заказа, если я к нему не подключаюсь в принципе.

Максим Коряко: Кстати, сколько проектов вы можете вести параллельно?

Екатерина Акимова: Максимально, но это было всего пару раз, восемь.

Максим Коряко: Это невозможно держать в голове, какой системой ты пользуешься?

Екатерина Акимова: Я перепробовала много всего, разные CRM, но мне не зашло. В итоге я остановилась на двух программах — это Things и Evernote.

Максим Коряко: Как твои клиенты тебя находят?

Екатерина Акимова: Работает Инстаграм и рекомендации. Вот эти два источника дают самый большой трафик.

Максим Коряко: Существует ли такое понятие, как сезонность, в твоем бизнесе?

Екатерина Акимова: Раньше была ярко выраженная. С мая по октябрь — свадебный сезон, потом затишье. Но так как мы со временем стали заниматься организацией всех праздников, то теперь работаем круглый год. Сезон корпоративов плавно переходит в свадебный.

Максим Коряко: Кто твои конкуренты?

Екатерина Акимова: Когда мы начинали, было 10-12 event-агентств, а сейчас их более 500. Из них мы близко знакомы и дружим примерно со 100 фирмами. Все остальные — это, как правило, «случайные люди». Они решили попробовать себя в этом деле, но не зарегистрированы, не имеют образования, не проходили практику в серьезных агентствах и только портят репутацию нам.

Требования

Максим Коряко: Каким требованиям должно соответствовать хорошее агентство?

Екатерина Акимова: В первую очередь, это юридическая составляющая: наличие регистрации. Далее — портфолио, в котором будет 10-15 собственных реализованных проектов с хорошим фото и видеопродакшн.

Максим Коряко: С какой суммы начинали, был ли какой-то стартовый капитал?

Екатерина Акимова: Когда мы с мужем познакомились и решили, что откроем бизнес, у нас не было ничего, кроме идеи. И мы поняли, что нам как минимум нужен ноутбук. Роман копил деньги на автомобиль, но не накопил, и мы купили компьютер.

Очень быстро мы создали свой первый сайт, придумали классное название, как нам казалось на тот момент: «Арт-команда. Группа быстрого реагирования на все, что связано с ивентом». Но, к сожалению, название не прижилось.

Нам оно нравилось, а люди не воспринимали его. В итоге через год появилось другое — «Лавка чудес», и началась работа. Еще через год мы задумались о том, что нам пора арендовать офис.

Расходы и доходы

Максим Коряко: Есть ли у вас постоянные расходы?

Екатерина Акимова: Содержание офиса, но мы не платим аренду, потому что купили его и оплачиваем эксплуатацию.

Максим Коряко: А сколько стоит аренда такого офиса?

Екатерина Акимова: 120 тысяч в месяц. Но когда мы снимали первый офис, мы собрали команду единомышленников — фотограф, видеограф, которым требовалось место для встреч с клиентами. Поэтому платили аренду втроем.

Максим Коряко: Фонд заработной платы?

Екатерина Акимова: Это наш бизнес, мы работаем сами на себя. Что заработали, то и наше. Если я вдруг задумалась о рекламе, то добавляется расходник на рекламу.

Максим Коряко: Каков примерный рекламный бюджет?

Екатерина Акимова: Я постоянно экспериментирую, потому что все непредсказуемо. Вижу, что нет клиентов — ставлю эксперимент, закидываю разные суммы в рекламу и изучаю обратную связь.

Максим Коряко: Средняя сумма ежемесячных затрат — около 240 тысяч в месяц, правильно?

Екатерина Акимова: Это мы еще не посчитали бухгалтерские расходы, я сама веду учет, но пользуюсь платными программами. Это примерно 12 тысяч в год. Плюс обслуживание расчетного счета — это 1600 в месяц.

Максим Коряко: Мы пришли к цифре 300 тысяч в месяц. А какой средний чек?

Екатерина Акимова: Стоимость наших мероприятий — от миллиона, с меньшим бюджетом к нам обращаться нецелесообразно.

Максим Коряко: Почему так?

Екатерина Акимова: Выхлоп с одного мероприятия должен быть не меньше 120-150 тысяч рублей, и если бюджет мероприятия миллион, то как раз получится такая сумма чистой прибыли. Если бюджет мероприятия меньше миллиона, то мы не заработаем, и подрядчики будут стоить заведомо дороже.

Максим Коряко: Я так понимаю, что миллион — это нижняя граница, а средняя?

Екатерина Акимова: 2 800 – 3 500.

Максим Коряко: А максимум?

Екатерина Акимова: 25 млн.

Максим Коряко: Сколько в среднем за месяц предприниматель может себе положить в карман чистых денег, которые он может потратить на что угодно?

Екатерина Акимова: 300-500 тысяч рублей легко, если очень хлебный год, то миллион и больше.

Если человек приходит в профессию ради одних денег, то ничего хорошего не выйдет. Ивент — это такая сфера, где люди часто перегорают. Мы видим, как на рынке постоянно появляются новые агентства и быстро закрываются, потому что не выдерживают напряжения, постоянного общения с безумным количеством людей.

Максим Коряко: Чего в этом бизнесе делать нельзя?

Екатерина Акимова: Нельзя рисковать своей репутацией. Как только вы сделаете что-то неправильное хотя бы один раз, ваша репутация может быть полностью уничтожена. Очень многие агентства прогорели на том, что завышали стоимость работы подрядчиков. Сейчас, в век интернета, все очень легко проверяется.