Сценарий корпоративной конференции

Как сделать корпоративную конференцию яркой и бизнес-ориентированной

Колонка редактора vc.ru.

До встречи с vc.ru я несколько лет работала организатором крупных конференций: искала площадки, привлекала спонсоров, организовывала продвижение, подбирала спикеров и создавала программы мероприятий. Вместе с этим я посещала много событий, чтобы развивать насмотренность и изучать рынок: кто какие приёмы использует, кого из спикеров стоит вовлечь в свои проекты.

За это время у меня сложилось представление о хороших конференциях и тех, чья программа «разваливается» из-за неправильной подготовки. Я хочу поделиться опытом, который может помочь в организации мероприятий.

Начинать нужно с идеи

Первое, с чего нужно начать — ответить на вопрос: «Зачем я делаю это мероприятие?».

Чтобы проработать идею, я задаю себе несколько вопросов:

Отвечать на вопросы нужно честно. Эту работу вы в первую очередь проделываете для себя. Впоследствии она помогает продавать идею проекта потенциальным спикерам и партнёрам. Когда вы по-настоящему во что-то вовлечены, то отклик найдётся. Люди вовлекаются в вовлечённость. Поэтому важно найти в идее что-то своё, то, что будет вдохновлять вас объяснять задачу мероприятия другим людям.

Например, последний проект, который я реализовывала, был направлен на развитие здоровой корпоративной культуры: той, где сотрудников уважают, где ценности команды перекликаются с задачами бизнеса. Главная идея мероприятия: люди — на первом месте. Не финансы, не стратегия, не конкуренты, а сотрудники. С таким посылом мы обращались к спикерам, партнёрам, участникам.

Мне было важно делать этот проект, поскольку на прошлом месте работы я регулярно слышала: «Сиди на месте, твои идеи здесь неуместны, больше ответственности мы тебе не доверим». Поэтому мне искренне хотелось, чтобы как можно больше руководителей учились доверять своим командам и поверили, что возраст — не помеха большим достижением, и не нужно заранее считать, что «молодой, значит, безответственный».

Строгая приверженность идее не позволяли нам пропускать в проект спикеров, чьи ценности говорили обратное: «Да, люди — это важно, но я хочу затесаться в проект, чтобы создать себе репутацию, а в компании у меня ад».

Многие владельцы бизнеса и генеральные директора оскорблялись, когда мы отказывали им в выступлениях, но мы знали, что если размыть границу и сделать хотя бы одно исключение, программа мероприятия не будет целостной. Люди, сидящие в зале, моментально чувствуют фальшь со сцены. Поэтому вера в идею помогала нам фильтровать «неправильных» спикеров и находить тех, кто разделял концепцию и транслировал со сцены близкую нам позицию.

Подход «сначала идея, затем всё остальное» можно масштабировать на любые конференции. Даже корпоративный праздник можно построить вокруг одной идеи. Например, сблизить сотрудников после сложного периода в жизни компании.

Разложить идею на модули в программе

Следующий шаг — это разложить идею на задачи. Понять, через какие инструменты достигать своего видения. В этом помогает подход «идея-задача». Например, идея мероприятия — вдохновить руководителей относиться к сотрудникам как к людям, а не роботам для извлечения прибыли и обогащения акционеров.

Определить задачи помогут следующие вопросы:

Другой подход — это разложить идею на программные модули. Например, когда мы готовили мероприятие для молодёжи, мы придумали видение: «От мысли к действию». Мы хотели вдохновить студентов на создание возможностей для развития и на реализацию задуманного.

Для этого мы создали в программе три блока: «Моя карьера», «Мой бизнес» и модуль для тех, кто не знает, чего хочет. Каждый блок мы наполнили вдохновляющими выступлениями спикеров, прикладными воркшопами, презентацией возможностей, деловыми играми и другими форматами.

Каждый модуль программы и вопрос должны быть соединены с главной идеей мероприятия. Тогда у участников создастся ощущение целостного опыта во время мероприятия. И спикеры будут не лебедем, раком да щукой, а единой командой.

При этом приверженность одной идее не означает, что на протяжении всего мероприятия состав спикеров будет пережёвывать одну и ту же пластинку. Важно подобрать выступающих с разным опытом и обозначить им общую канву, помочь подготовиться и не зажимать в чересчур строгих рамках.

Фокус-группы для первой проверки

Следующий шаг — это тест-драйв идеи на целевой аудитории.

Каждый член команды вне зависимости от зоны ответственности проводил глубинное интервью. Так все понимали, из чего состоит продукт, больше вовлекались в идею. И не создавалось перекоса — например, когда программный директор понимает суть проекта, а технический менеджер знает только размеры площадки и заказ на кейтеринг.

Глубинные интервью помогли нам собрать боли участников и положить их в основу будущей программы. На этом этапе часто отметались ненужные идеи. То, что казалось нам гениальной темой, порой было уже неактуальной. Поэтому важно жить не в своих догадках, а пойти к участникам и с помощью правильно составленных вопросов получить информацию.

При этом мы не показывали черновик с модулями и не презентовали идею. Мы не спрашивали мнение участников на первые наработки. Люди часто не знают, чего хотят. Если бы я сообщила топ-менеджерам, что на конференцию по управлению людьми приглашаю в роли спикера кардиохирурга, то вряд ли получила бы поддержку с их стороны.

После фокус-групп стоит пообщаться с менторами. Это отдельные эксперты или специализированные организации, которые разбираются в вашей теме и могут дать профессиональную оценку вашим идеям. На этих встречах по разбору программы часто бывает больно и кажется, что всё придётся переделать.

Важно не поддаваться первому впечатлению, спокойно вернуться в офис, дать мнению других людей отлежаться некоторое время, а затем внимательно отфильтровать чужую обратную связь. Для меня откровением было то, что не нужно сразу бежать и делать так, как сказали сторонние эксперты. Нужно помнить, что они провели с вашим продуктом два часа, а вы с ним сидите два месяца и больше погружены в происходящее.

Поэтому стоящие и конструктивные комментарии нужно забирать на проработку, а остальное — оставлять в стороне.

Черновик программы

После обсуждения идей с экспертами, разговоров о видении и задачах проекта можно приступать к формированию программы.

Мне помогал такой алгоритм:

Подбор спикеров

Когда известно, о чём будет проект, можно начинать работу со спикерами. Первым делом я обычно составляю таргет-листы на каждую секцию. Смотрю на тему и исследую рынок — кто из спикеров лучше всего подходит по контексту к определённой теме.

В каждой категории находится примерно 30 спикеров. Самое большое количество спикеров, с которым мне приходилось работать, — 100 человек. Мы с командой составили сложную многоуровневую программу трёхдневного форума, которая требовала вовлечения большого количества экспертов. Таргет-лист той конференции насчитывал около 500 фамилий. В среднем на десять «холодных» спикеров приходится одно соглашение сотрудничать.

Важно осмотрительно помещать каждую фамилию в список. Вариант «напишу предложения всем, а там кто выстрелит» — плохой. Есть риск, что согласятся больше, чем нужно, и среди них будут те, кто вам не подходит. Поэтому приглашая человека, нужно быть уверенным, что он подходит.

При этом мы всегда оставляли за собой как за организаторами право отказать в выступлении. Это значит, что первая встреча проходила в ознакомительном формате, мы расспрашивали спикера, он — нас. Изучали опыт, смотрели на соответствие нашим ценностям. Если после встречи первое очарование проходило, а в сухом остатке ничего не оставалось, — отказывали.

Важно доверять своей интуиции. Это позволит сохранить целостность конференции и создаст репутацию организатора, который тщательно собирает программу и знает, что он делает.

Всех спикеров мы делили на несколько категорий: «звёздные», «жемчужины» и «тренеры».

В первую группу попадают известные нашей аудитории имена, с помощью которых организатор привлекает регистрации и продаёт билеты. Это, как правило, спикеры, которым мы отдавали выступления на большой сцене.

Вторая группа — неизвестные рынку имена, которые мы «с лупой» искали по всей стране. Но эти люди настолько крутые, что именно о них будут говорить после мероприятия.

Третья — практики, эксперты, у которых есть знания в определённой области. Они смогут обучить навыку в формате воркшопа. Например, у нас есть задача — объяснить участникам, как развивать эмоциональный интеллект, чтобы выстроить отношения в команде. Для этого мы приглашаем человека, который обучает специальным методикам, а не говорит, что у него это получается от природы.

Часто бывало так, что встреча со спикером разворачивала нас в новую сторону и помогала отыскать новую тему. Программа — это живой организм, который каждый раз немного меняется. Иногда программа менялась за неделю до конференции, потому что встреча со спикером помогла нам под другим углом посмотреть на тему.

Другой момент — приглашение неожиданных спикеров. Мы никогда не боялись звать на деловые мероприятия спикеров из разных сфер: спорта, медицины, благотворительного сектора. Таким образом мы создавали метафору, которую участники вполне могут понять из контекста. Также это разбавляет общую тональность мероприятия, добавляет участникам любопытства и помогает смотреть на вещи под новым углом.

Например, когда мы рассматривали тему о стоимости ошибки на рабочем месте, мы пригласили кардиохирурга поделиться своим опытом. Ошибка на его работе — смерть. Выслушав выступление, участники задумались, что происходит, когда ошибаются они, сравнили масштаб последствий.

После таких выступлений участники нередко меняют место работы или сферу деятельности, потому что видят страстно влюблённых в своё дело спикеров, которые ценят то, чем занимаются. Участников это вдохновляет на перемены: поиск новой работы или смену сферы деятельности.

Работа со спикерами

После подтверждения участия спикера, размещения информации о нём на сайте, в приглашениях и рассылке начинается этап подготовки выступления. По-хорошему, этой работой должен заниматься отдельный специалист, который не ищет стулья, не считает капкейки на кейтеринг и не находится на площадке в ночь перед проектом для монтажа с технической командой.

По моему опыту, эффективно работает такой алгоритм подготовки выступления:

Экстра-программа

Кроме деловой программы мы продумывали особенные события, которые позволяют участникам не заскучать и постоянно быть в тонусе во время мероприятия.

Например, один из спикеров для метафоры о единой атмосфере в зале бросал участникам клубки шерстяных ниток. У нас остались клёвые фотографии с этого момента, а у участников — яркие эмоции. При этом в зале находились взрослые люди, которые заплатили за участие в конференции несколько десятков тысяч рублей. Но кто сказал, что мероприятие с серьёзной повесткой должно быть непременно строгим?

Другой инструмент — это придумать активности, которыми участники могут заняться во время перерывов на конференции. Однажды мы придумали карту проектов — каждый участник во время кофе-брейка мог нанести свой проект на карту России и оставить свои контакты. Люди фотографировались рядом с картой и находили дополнительный повод пообщаться.

Такие активности можно продавать в рамках спонсорских контрактов. Это гораздо интереснее, чем просто разместить логотип на сайте конференции.

Необязательно каждый раз проходить все этапы при подготовке конференции. Достаточно знать, что одно событие — одна генеральная идея и с уважением относиться к спикерам и участникам. То, что гости пришли на конференцию и не могут покинуть её из вежливости, хотя скучают, — грустно. Если перед вами стоит задача сделать конференцию, то можно получить удовольствие от подготовки и удивить участников качеством программы.

Профессиональные праздники

Всем привет!

Меня зовут Николай Толмачев, я руководитель отдела системного и бизнес-анализа в ИТ-компании. В отделе сейчас 22 человека, к ИТ-аналитикам в полном смысле этого слова из них можно отнести 16 человек (остальные ближе к разработчикам SQL или руководителям проектов). Уже третий год подряд мы проводим внутреннюю конференцию аналитиков, и последний раз наконец-то получилось хорошо.

Наш опыт по организации и проведению внутренних конференций – под катом.

Что такое конференция аналитиков

Концепция следующая: конференция аналитиков – это мероприятие, на котором все работающие в компании аналитики собираются вместе, рассказывают друг другу интересные вещи, обсуждают наболевшие проблемы и весело проводят время. Примечание: под термином «аналитик» в данной статье подразумеваются сотрудники, осуществляющие разработку требований к ПО.

Мероприятия данного типа особенно полезны в компаниях, где аналитики работают небольшими группами на разных не связанных между собой проектах, и редко пересекаются по работе. В такой ситуации неизбежно растет «командный сепаратизм» и склонность постоянно изобретать велосипеды (а не реиспользовать уже готовые решения из других команд), а также снижаются возможности передвижения аналитиков между проектами (т.к. у соседей «всё по-другому»). В нашей компании ситуация именно такая – параллельно в активной фазе разработки находятся 5-7 проектов, в каждом из которых от 1 до 4 аналитиков.

Структура статьи

• Основные характеристики — время и место проведения, длительность, участники, докладчики, бюджет и т.д..
• Программа — наименования и краткое содержания докладов.
• Выявленные в ходе проведения плюсы и минусы.

Далее приведена типизация докладов, которые были на конференциях и были признаны удачными. Про каждый тип даны рекомендации, на чем стоит акцентировать внимание.

В конце приведены общие рекомендации по проведению внутренних конференций, которые мы сформулировали по результатам трехлетнего опыта проведения конференций.

Необходимо отметить, что мы не являемся профессионалами в проведении данных мероприятий, и это именно личный опыт — как мы смогли организовать интересные и полезные внутренние мероприятия собственными силами с минимальным бюджетом в сравнительно небольшой компании.

Конференция 2016

В течение 2016 года было существенное увеличение численности отдела, пришли новые люди (в т.ч. пришли новые ведущие аналитики), появился запрос на обмен опытом. В частности, всех интересовало, какими проектами люди занимались ранее, как были устроены процессы, какие инструменты применялись, чем отличается работа в других компаниях от нашей. Да и вообще – лапотники мы или современные люди? Как ответ на этот запрос было принято решение провести конференцию и обменяться опытом.

За поиск и бронирование зала и организацию afterparty отвечали HR, остальное делали самостоятельно: формирование программы, подготовка докладов и репетиции, анкета обратной связи, организация видеозаписи и т.д.

• Дата проведения – 29 октября 2016 года.
• Докладная часть – с 9:30 до 17:00.
• 13 докладов, из них: 12 от аналитиков, 1 от руководителя регионального развития.
• Место проведения – арендованный конференц-зал в бизнес-центре.
• Заказывали обед и два кофе-брейка (в том же бизнес-центре).
• Присутствовали – все аналитики, несколько человек из смежных подразделений, на пару докладов зашел генеральный директор. Всего около 25 человек.
• Afterparty – кулинарный мастер-класс.

• 30 тысяч рублей за зал, обеды и кофе-брейки.
• 25 тысяч рублей за кулинарный мастер-класс.
• 130 человеко-часов на подготовку и репетицию докладов.

В качестве якорных были доклады от новых сотрудников, а также тройка докладов по трем концепциям пользовательского интерфейса – Material Design, Metro (Windows UI) и Apple Human Interface Guidelines. Остальное добили по принципу «от каждого по способностям».

• При подготовке был принцип «от каждого по докладу», старались для каждого аналитика подобрать какую-то тему. Получилось почти ото всех. Проблемой был разный уровень докладчиков, не все умели (и хотели) рассказывать и подавать материал. Некоторые доклады вышли скомканные и непонятные, что негативно отразилось на общем впечатлении от конференции.
• Слишком много докладов, в том числе содержательных, слишком много разных тем. Это было очень утомительно для всех участников, последние доклады уже воспринимались с трудом – сложно концентрировать внимание в течение столь длительного времени.
• Предварительно была проведена репетиция почти всех докладов (иногда по 2 раза). На репетиции ушло очень много времени. При этом репетициями я по сути занимался один, и на две недели из-за них выпал из активной работы.
• Мало времени было выделено на вопросы и ответы после докладов. Иногда обсуждения были весьма бурными и интересными, из-за чего все последующие доклады смещались, график не выдерживался.
• В качестве afterparty был проведен кулинарный мастер-класс, это было утомительно. Как выяснилось, это на удивление активное мероприятие, требующее внимания, концентрации и приложения усилий. После докладов это было тяжело.
• Не хватило обратной связи от смежных подразделений. Был всего один доклад от руководителя регионального развития, и его не поняли. По результатам первой конференции был сформулирован новый запрос – что про нас думают смежные подразделения, что мы делаем хорошо, что плохо, как нам стать лучше.
• Один доклад был непонятно про что. Репетиции по нему не проводилось, так что докладчик (казалось бы) высокоуровневый, с большим опытом и т.д. Надо репетировать все доклады (или хотя бы понимать, о чем будет говорить докладчик).

Решили учесть эти недостатки и в следующий раз сделать лучше.

Также нужно отметить, что в первый раз мы проводили видеозапись всех докладов. Это оказалось совершенно бесполезным делом – DVD с видеозаписями уже 3 года лежат у меня в тумбочке. Больше видеозапись мы не практиковали.

Конференция 2017

В течение 2017 года больших кадровых изменений в отделе не было, новых людей пришло значительно меньше. Основной темой для конференции была выбрана обратная связь – что о нас думают разработчики и тестировщики, хорошо ли мы работаем, как нам стать лучше.

• Дата проведения – 25 ноября 2017 года.
• Докладная часть – с 10:00 до 17:15.
• 8 докладов, из них 3 от аналитиков, 2 от руководителей проектов, 1 от руководителя тестирования, 1 от руководителя разработки, 1 совместный от руководителя аналитики и руководителя разработки.
• Круглый стол для обсуждения острых вопросов.
• Место проведения – арендованный конференц-зал в гостинице.
• Заказывали обед и два кофе-брейка.
• Присутствовали – почти все аналитики, руководители проектов, руководители и некоторые тимлиды разработки и тестирования. Также были сотрудники из техподдержки, которых интересует позиция аналитика в будущем. Всего около 25 человек.
• Afterparty – совместный поход в кафе.

Бюджет конференции:

• 28 тысяч рублей за зал, обеды и кофе-брейки.
• 30 человеко-часов на подготовку и репетицию докладов.

Основной проблемой второй конференции был негативный фон – и обратная связь, и круглый стол крутились вокруг проблем и недостатков. В итоге конференцию было сложно назвать «легким» и «веселым» мероприятием, к концу настроение у большинства участников было подавленным.

• Слишком мало содержательных докладов, в ходе которых можно узнать что-то новое и полезное в работе. Общая полезность конференции была оценена как недостаточная.
• Слишком много обратной связи. При этом докладчики концентрировались на недостатках и проблемах, поэтому к концу блока докладов по обратной связи аналитики загрустили и приуныли. К сожалению, докладчики не выдерживали «принцип бутерброда».
• Участие руководителей смежных подразделений и руководителей проектов в круглом столе. Всё это люди активные, инициативные, и в результате они солировали на круглом столе. Хотя подразумевалось обсуждение в кругу аналитиков. Данный формат был признан неудачным.
• На afterparty почти никто не пошел, так как и настроение было не очень, и программа afterparty показалась не очень интересной. Я тоже не смог пойти. Но говорят что получилось душевно.

Удачными были признаны:

• Общая продолжительность конференции – не слишком много и не слишком мало.
• Наличие (но не количество!) докладов от представителей смежных подразделений.

Вновь решили учесть недостатки, развить преимущества и в следующий раз сделать лучше.

Конференция 2018

Основные характеристики:

• Дата проведения – 10 ноября 2018 года.
• Докладная часть – с 10:00 до 17:15.
• 8 докладов, из них 5 от аналитиков, 1 от руководителя группы аналитиков информационной безопасности, 1 от тимлида команды разработки, 1 от руководителя проектов.
• После докладов проводилась деловая игра.
• Место проведения – арендованный конференц-зал в офисном здании.
• Кофе-брейки и обед организовывали своими силами. В зале был кулер и кружки, на кофе-брейки купили печеньки, на обед заказали пиццу и роллы.
• Присутствовали – почти все аналитики, из смежного подразделения – аналитики информационной безопасности, докладчики из смежных подразделений (руководитель группы аналитиков ИБ, один из тимлидов разработки, руководитель проекта). Всего около 28 человек.
• Afterparty – совместный поход в кафе.

Бюджет конференции:

• 5 600 рублей – аренда зала на день.
• 10 500 рублей – питание и кофе-брейки собственными силами.
• 60 человеко-часов на отбор, подготовку и репетицию докладов.

• общие впечатления о конференции: 4,4
• интересность докладов: 4,1
• полезность докладов: 4
• качество подачи докладов: 4
• деловая игра: 3,9
• место проведения: 3,8

По предыдущим конференциям опрос был на бумаге, результаты к сожалению не сохранились.

• Кому-то надо было прийти в зал пораньше, проверить что всё в порядке. А то в кулере было мало воды, от проектора не было пульта. Обещали кликер, но так его и не нашли.
• На деловую игру осталось немного людей. Мы предполагали что будет 5 команд (и имели 5 подготовленных ведущих), а их сформировалось всего две. В результате трое ведущих ходили неприкаянные.
• IV квартал – не самое удачное время для проведения конференции. Нагрузка по проектам в конце года выше обычного, а подготовка к конференции занимает существенно время у докладчиков.

Как видно, недостатки не столь существенные, как было после конференций в 2016 и 2017 годах.

• Пропорция разных типов докладов. Половина – развивающие информационные доклады, вторая половина – всё остальное: рассказы о проектах, о деятельности смежных подразделений и т.д.
• Наличие оргкомитета. Организацией занималась группа из 5-6 человек. Проводились общие встречи плюс каждому дали что-то в нагрузку. Например, распределили кто с кем репетирует доклады. Одному тащить организацию тяжело, а вот оргкомитет оказался в самый раз (хотя достаточно было 3-4 человека, а не 5-6).
• Более активное участие HR. Во-первых, были подготовлены небольшие подарки с корпоративной символикой для докладчиков – это было очень приятно. Во-вторых, был фоторепортаж в социальных сетях (в прошлые разы как-то не уделяли этому внимания). Ну и вообще хорошо, когда есть человек, на которого можно свалить какие-то оргвопросы.
• Способ отбора докладов. Алгоритм выглядел так: сформулировали общий пул тем – запустили опросник, посмотрели обратную связь с прошлой конференции, добавили какие-то актуальные темы. Далее оргкомитет собрался, рассмотрел все темы, проголосовал, предположил кто мог бы рассказать. Провели серию переговоров с потенциальными докладчиками и сформировали программу.
• Уровень докладов. Докладывали только те, что может, хочет и понимает зачем ему это нужно. Уровень был достаточно равномерный и высокий.
• Практика совместных докладов. Доклад делают два сотрудника, при этом они должны быть примерно одного уровня (чтобы один не подавлял другого авторитетом или опытом) и не должны работать в одном проекте. Уровень проработки совместных докладов оказался выше, чем у индивидуальных: люди не дают друг другу халтурить, обсуждают между собой, тренируются друг на друге.
• Опыт проведения деловой игры. Для первого раза получилось на удивление неплохо.

О чем можно рассказать на конференции аналитиков

• Рассказ о личном опыте использования инструмента, подхода или методики. Это очень ценная, но очень редкая категория. Необходимо, чтобы у докладчика был личный опыт использования чего-либо, при этом большинство слушателей данным опытом не обладают. Структура доклада – в начале рассказать об инструменте/подходе/методике, при этом постараться донести основную ценность. Далее личный опыт – где и зачем использовал, и оценка опыта применения. В конце – рекомендации, где стоит использовать, а где не стоит.
• Теоретический доклад. Докладчик изучил в теории какой-то вопрос и рассказывает о нем слушателям. Формат очень сложный: если просто пересказать книжку или статью, то это может быть интересным, но точно не будет полезным: у большинства слушателей в голове ничего не останется. Важно «перекидывать мостики» к уже применяемым подходам/техникам, к текущим проектам, задачам.
• Рассказ об опыте из других компаний. Такие рассказы хорошо делают middle+ и senior-аналитики, которые пришли в компанию не более года назад, но не менее 3 месяцев назад. У них еще свежи воспоминания о предыдущем месте работы, и они уже имеют понимание о текущем. При этом желательно чтобы человек и на предыдущем, и на текущем месте работы имел схожий функционал. Наибольший интерес представляют не проекты, а процессы: в какой форме выражали требования, какой инструментарий использовали, как взаимодействовали со смежными подразделениями и т.д.
• Рассказ о проектах, реализованных внутри компании. Рассказ имеет смысл, если аналитики работают группами над разными проектами, и мало пересекаются друг с другом по работе. Желательно делать доклад ретроспективно – когда проект уже реализован, внедрен и эксплуатируется. С такого расстояния уже видно, что было хорошо, что плохо, что стоит реиспользовать, а что лучше забыть. В докладах такого типа нужен краткий обзор бизнес-смысла проекта, немного истории, забавная байка, и главное – что можно реиспользовать: какие подходы и решения оправдали себя и могут тиражироваться.
• Доклад обратной связи. Доклады такого типа делают представители смежных подразделений, которые непосредственно взаимодействуют с аналитиками. В нашей компании эти менеджеры проектов, разработчики и тестировщики. Главное в таких докладах – чтобы они мотивировали быть лучше и звали к новым свершениям, а не роняли самооценку ниже плинтуса. Желательно применять «принцип бутерброда» — похвалить/поругать/похвалить, а также ни в коем случае не переходить на личности. Очень желательно устроить репетицию доклада.

Как провести хорошую конференцию

• Нужен небольшой бюджет, например 1-2 тысячи рублей на человека.
• Не надо проводить конференцию в офисе. Пусть там есть и зал, и столовая, и всё что угодно – но всё равно лучше куда-то выехать.
• Нужна инициативная группа, минимум из 3 человек. В одиночку вытянуть организацию очень сложно. Желательно привлечь HR или event-менеджера.
• Нужно не менее 15 участников.
• Совокупная длительной докладной части должна быть не 6 часов и менее 4 часов.
• После каждого доклада нужно оставлять 10-15 минут на вопросы и ответы, часто они оказываются даже интересней самого доклада.
• Как минимум половина докладов должна быть развивающей. То есть участники должны узнавать из них что-то новое и полезное в работе. Остальные могут быть информационно-развлекательными.
• Самый важный доклад – второй по счету. На первый доклад многие опаздывают и постоянно вылезают какие-то технические неполадки, ощущения от него бывают смазаны. А вот второй задаёт тон всей конференции. Ставьте вторым лучший из развивающих докладов.
• Неоднозначный вопрос – проводить конференцию в рабочий или в выходной день. В рабочий можно обеспечить явку 100%. Выходной проще согласовать с топ-менеджементом и придут только те, кому это действительно важно и интересно. Мы выбрали для себя выходной.
• Сложно подобрать формат afterparty, который устроил бы большинство участников. Рассматривались разные варианты, но ничего лучше «посидеть в кафе» мы для себя не нашли.
• Для камерной и домашней обстановки не должно быть много внешних людей, которые неизвестны большинству участников. Если это «конференция аналитиков» — то большинство участников это аналитики.
• Каждый год мы хотели провести конференцию за городом – снять коттедж, и после докладной части сделать барбекю. Но по результатам предварительных опросов готовы на это были менее половины участников. У кого-то муж ревнивый, у кого-то дети маленькие – сложно уехать на целый день или тем более с ночевкой. Пока от этой идеи отказались из-за нереализуемости.
• Нужно уделить внимание выбору зала и организации питания. Основная претензия к залам — душно, нет требуемого оборудования и питьевой воды. По питания — если заказывать комплексные обеды в гостинице/бизнес-центре — в большинстве случаев будет невкусно. Это действительно важно, после двух часов в душном помещении внимание сильно снижается и доклады пролетают мимо ушей.

Заключение

• Развитие сотрудников. Можно предлагать темы докладов, подготовка которых наилучшим образом способствуют развитию сотрудника. Это особенно актуально для сотрудников с небольшим опытом, но пытливым умом.
• Традиция. Ежегодная конференция стала традиционной, и это хорошо. Наличие традиций сплачивает коллектив.
• Конкурентное преимущество. При проведении собеседований в ходе рассказа о компании бывает полезно упомянуть кандидату, что «в компании проводятся ежегодные конференции аналитиков». Для некоторых это оказывается существенным фактором.
• Командообразование. Если аналитики работают на разных проектах и редко пересекаются друг с другом, то проведения подобных мероприятий позволяет им чувствовать себя единой командой аналитики. Как мне кажется, люди начинают больше общаться, советоваться, обсуждать какие-то решения, что идет на пользу дела.
• Обмен опытом. В ходе рассказа о реализованном проекте можно акцентировать внимание на примененных новых решениях, которые могут быть реиспользованы.

• Больше внимания уделить выбору зала и организации питания. Вроде бы мелочь, но на настроение действует. В зал обязательно съездить «на разведку». И не забыть кликер.
• Провести конференцию пораньше, в сентябре или в начале октября. Чтобы по минимуму захватывать IV квартал, и чтобы на улице было еще тепло и больше солнца. Начинать в темноте и заканчивать в темноте не очень приятно.
• Пересмотреть формат деловой игры. Мы поняли, что на конференции полезен какой-то интерактив, но возможно в другом формате. Это может быть какой-то хакатон, мастер-класс или что-то еще.
• Заранее искать темы для докладов, чтобы ближе к проведению конференции был уже сформированный пул, из которого можно выбирать.

Нередко частью корпоративных мероприятий или конференций становятся различные задания, направленные на повышение эффективности командной работы. Максимально заинтересовать участников и превратить обычный тренинг в увлекательное развлечение помогут деловые игры. Успешный тимбилдинг зависит от правильно выбранных методов, среди которых важное место занимают игровые формы.

Предлагаем 8 идей для организации интерактивных бизнес-игр и симуляций.

1. Бизнес-рафтинг

Тематическая командная корпоративная игра, посвященная развитию навыков управления, стратегического планирования и обслуживания клиентов.

Сравнивая суровые условия бизнеса с быстрой горной рекой, ведущий делит игроков на команды и предлагает преодолеть препятствия-пороги в виде заданий. Созданные «рафтинг-компании» должны показать эффективную командную игру, чтобы правильно спланировать действия и выполнить задания по исследованию рынка, работе с клиентами, получению прибыли и т.д.

Особую динамичность игре придает настоящий инвентарь для рафтинга, соответствующее оформление помещения и визуальное сопровождение игры.

2. Модели общения

Простая и эффективная игра, направленная на улучшение межличностного общения в коллективе. Сначала ведущий показывает несколько моделей общения (круг, квадрат, треугольник, волнистая линия) и объясняет характерные особенности общения каждой из них. Затем участники выявляют с помощью ведущего свою геометрическую фигуру и объединяются в группы с однотипными моделями. Далее следует ряд заданий, в результате которых участники учатся выявлять модель общения других людей, их особенности и использовать эти знания, чтобы лучше понимать друг друга и общаться более эффективно.

Игра также подойдет для улучшения коммуникативных навыков сотрудников службы поддержки или менеджеров, которым часто приходится общаться с клиентами и покупателями.

3. Need 4 Speed

Увлекательная командная настольная игра с простыми правилами и эффективным результатом. Выполняя разные задания по сбору машин из предоставленных деталей на скорость, участники команд учатся лучше взаимодействовать друг с другом и воспринимать себя как важного участника единого механизма компании. От четких, верных и быстрых действий каждого зависит успешный результат команды. В итоге побеждает команда, которая покажет наилучшее время и качество работы во всех конкурсах.

4. Кофейный рынок

Динамичная командная игра-симуляция, которая подойдет для корпоративных мероприятий, тренингов или конференций. Участники делятся на команды и пытаются выстроить эффективную систему продажи кофе по всему миру, учитывая всю цепь от производителя до конечного покупателя.

Игра стимулирует развитие навыков организации продаж, маркетинговых знаний, способности быстро реагировать на изменения рынка и т.д. Организатор может подбирать задания в зависимости от основной тематики мероприятия.

5. Свежие новости

Игра, которая пригодится как на корпоративных мероприятиях для повышения навыков командной работы, так и на конференциях или тренингах для закрепления представленного ранее материала.

Участников разделяют на команды и дают два часа, чтобы создать собственный выпуск газеты. Новоиспеченные сотрудники «издания» должны придумать название и интересную статью для главной страницы, нарисовать красочные рекламные блоки, добавить интервью и фотографии и другие атрибуты стандартных газет (например, тематический кроссворд или бизнес-гороскоп).

Организатор может задать тему для игры в соответствии с целями мероприятия. Это может быть газета о каком-то событии в компании или репортаж с только что завершившейся конференции, в котором должны быть освещены её итоги. Игра не только улучшает навыки командной работы, но и помогает лучше запомнить важные события и какие-либо новые данные.

6. Арабский рынок

Действие игры переносит участников в атмосферу арабских стран 19 века. Состоятельные семьи во главе с шейхами заключали договора с другими семьями, чтобы улучшить продажи и увеличить свое богатство. Торговали тогда самыми разными вещами: верблюды, рыба, специи, вода и т.д.

Команды получают необходимый тематический инвентарь и информацию для игры. Участники должны принять условия того времени и быстро построить собственную стратегию поведения на таком рынке, объединившись в «семьи» и преследуя основную цель – увеличение капитала.

Необычная и веселая интерактивная игра, которая улучшит общение внутри команды, научит формировать сеть нужных контактов, поможет понять необходимость хороших отношений между партнерами и т.д.

7. Креативный сок

Самый вкусный сок – это свежевыжатый сок, состоящий из нескольких правильно подобранных ингредиентов. Успешная компания – это компания, в команде которой объединены хорошие специалисты. Команда, в которой группа людей работает как единый механизм, способна выдавать свежие креативные решения. Эта забавная игра-симуляция направлена на улучшение коммуникации между сотрудниками и развитие маркетинговых навыков.

Участники получают сценарий и становятся на время игры работниками международной компании, которая работает одновременно в 12 странах. На первом этапе они получают сложные задания, которые должны выполняться командой сообща (распределение обязанностей, построение сети распространения продукции и т.д.). При этом участники оказываются в жестких условиях рынка – конкуренты развиваются и начинают посягать на долю рынка компании. Чтобы удержаться на плаву, фирмы должны выпустить новый яркий продукт.

Договорившись с поставщиками продуктов, участники должны за определенный период создать 12 новых уникальных соков для каждой из стран и провести маркетинговую компанию в поддержку нового продукта. В игре от участников потребуются такие качества: креативность, умение планировать работу, знание маркетинговых хитростей, навыки эффективного общения и взаимодействия.

8. Детективы

Интеллектуальная командная игра, в которой участники должны провести сложное расследование и сделать правильные выводы на основе предоставленных данных по делу. Участникам дается задание быстро и эффективно систематизировать большое количество информации (записи звонков, видео, отчеты, документы, показания свидетелей и т.д.) и вместе найти ответы на все поставленные по сценарию вопросы.

Задача каждой команды – как можно быстрее раскрыть преступление. Игра помогает развить навыки эффективного командного общения в нестандартных ситуациях и условиях ограниченного времени.

По материалам biz-events.com