Административно-управленческие процессы, по-другому офисные, встречаются в каждой компании: вы добываете полезные ископаемые, штампуете детали машин, продаете автомобили или оформляете страховку.
Офисные процессы важны и в органах власти, и на заводе по производству ракетных двигателей. От того, насколько слаженно организована работа в офисе, зависят сроки и качество выполнения работы или оказания услуг, а значит, и достижение целей компании.
В системе бережливого производства проблемы, с которыми сталкиваются руководители и сотрудники, называют потерями. Потери – это действия, потребляющие ресурсы, но не создающие ценности с точки зрения клиента.
Потери в системе Бережливого производства
Потери, с которыми сталкиваемся на производстве, как правило, определить не составляет труда. Выявить их в офисных процессах сложнее. Для улучшения офисного процесса важно уметь выявлять и устранять следующие виды потерь:
- Перепроизводство – лишние документы, инструкции, отчеты, копии, презентации.
- Транспортировка —ненужная переписка, скачивание, восстановление, сохранение и передача файлов и документов.
- Лишняя работа – повторное внесение данных или заполнение похожих отчетов, многочисленные согласования и утверждения документов, предварительные сверки результатов или проверки отчетов.
- Ожидание – бессмысленные звонки, письма по электронной почте, данные для отчетов, занятый принтер или МФУ, а также ожидание опоздавших на совещания.
- Запасы – лишние документы, незавершенные проекты, годовые запасы канцелярии.
- Лишние движения – это нерациональные действия сотрудника: поиск последнего квартального отчета в сети компании или ежечасные «пробежки» до шкафа с документами в дальнем конце кабинета.
- Брак – ошибки в документах, презентациях или докладах, утерянные данные и проекты.
Потери в офисных процессах приводят к тому, что 25% финансовых ресурсов предприятия тратятся впустую, при этом ценность итогового продукта не увеличивается. Потери не только уменьшают прибыль, но и демотивируют сотрудников.
Как часто в офисе происходят простои: то принтер занят, то регламент не могут в срок согласовать, то сотрудники отсутствуют на своих местах или кофе-брэйки затягиваются по времени. Целыми днями создавать видимость активных офисных будней не менее утомительно, чем ударно трудиться.
Как сократить потери
Грамотная организация производственного процесса переведет работников от системы «от звонка до звонка» к «работе на результат». Сотрудникам станет интересно работать, они почувствуют, что приносят пользу. Вовлеченность сотрудников, заинтересованность в результате положительно скажется на достижении тактических и стратегических целей компании.
Если исключить лишние и нерациональные действия, на рабочем месте навести порядок, выработать и следовать четкому плану выполнения задач, то компания выйдет на новый уровень. При исключении офисных потерь производительность труда увеличивается на 20-90%. На 30% сокращается время производственного цикла. И до 85% уменьшается время простоя оборудования.
Как правильно организовать производственный процесс в офисе? Даже если руководитель знает об инструментах бережливого производства, то ему необходимо донести информацию до работников так, чтобы они воспринимали эти инструменты как полезные и необходимые .
Если работник получит теоретические знания и сам отработает их на практике, то гораздо выше вероятность, что нововведения войдут в повседневную жизнь компании. Для этого подойдет тренинг сотрудников. Совместное обучение поможет обеспечить их одинаковой базой знаний, а также способствует сплочению команды, улучшению коммуникаций внутри нее. На офисной фабрике процессов научат устранять потери.
Главное в превращении офиса в бережливый – вовлечение в процесс всех работников компании. Это не должно быть принудительно, предложения линейных сотрудников необходимо собирать, обсуждать, рассматривать и анализировать. Работники понимают, как эффективно и удобно выполнять задачи. Ведь именно они занимаются этим ежедневно. А чтобы им помочь, необходимо использовать инструменты бережливого производства, а для этого познакомить с ними сотрудников и убедить в полезности применения.
Офисная фабрика процессов
Офисная фабрика процессов – это интерактивный учебный комплекс для практической отработки инструментов бережливого производства в офисных процессах. Занятия здесь построены на практике, ведь доказано, что эмпирический опыт гораздо лучше запоминается.
Фабрика процессов представляет собой три зоны:
- Учебная зона состоит из рабочих столов, проектора, флипчартов для командной работы и прохождения теоретических модулей. В бизнес-симуляции игровые раунды чередуются с изучением основных инструментах бережливого производства, которые затем отрабатываются в ходе игры.
- Офис включает в себя 16 рабочих мобильных офисных рабочих мест, по сути «трансформеров», укомплектованных ноутбуками с внутренним чатом и программным обеспечением, принтерами, канцелярскими принадлежностями. Все это позволяет смоделировать административно-управленческий процесс «как есть». Конструктив мобильных рабочих мест позволяет смоделировать пространство и обустройство офиса по-новому, чтобы показать «как будет».
- Информационный центр представляет собой магнитно-маркерные стенды с визуализацией по методологии DMAIC и инструментов бережливого производства. В инфоцентре участники тренинга активно работают: заполняют паспорт проекта улучшения процесса, разрабатывают карты потоков создания ценностей текущего и целевого состояний, строят аналитические диаграммы, фиксируют показатели процесса, формируют перечень проблем и план по достижению целевых показателей.
Комбинация классических и новых инструментов
Во время тренинга сотрудники компании отрабатывают навыки в организации бережливого офиса (кайдзэн-офиса) и рабочих мест по системе 5S, визуального менеджмента, управления проектами улучшений процессов по методологии DMAIC. Для повышения эффективности комбинируются классические инструменты бережливого производства (например, картирование потоков создания ценности) и новые подходы – ТРИЗ-фасилитация.
Кайдзэн-офис предполагает внедрение небольших улучшений микропроцессов усилиями рядовых работников. При этом используется то, чем последние уже обладают, — развернутое понимание ежедневно выполняемых ими процессов.
Рабочее место по системе 5S позволяет обеспечить оптимальные условия для выполнения операций, поддержания порядка, чистоты, экономии времени и энергии. Участники пройдут все этапы организации рабочего пространства – от первоначальной сортировки предметов до создания эргономичного эффективного рабочего места, на котором легко поддерживать порядок.
В основе методологии DMAIC последовательность действий – define (определяй), measure (измеряй), analyze (анализируй), improve (совершенствуй), control (проверяй). Благодаря этим действиям в течение 3-6 месяцев можно улучшить существующие процессы.
- Визуальный менеджмент делает процесс прозрачным, понятным каждому участнику, а также позволяет выявить отклонения от целевых показателей.
- При помощи картирования потока создания ценности на этапе «Измерение» на основе фактического наблюдения создается визуальная модель, чтобы изобразить материальный и информационный потоки «как есть». Карта текущего состояния помогает выявить «бутылочные горлышки» – узкие места процесса, найти потери и проблемы на каждой операции и понять, какие ресурсы и в каком количестве затрачивают для создания конечного продукта.
- На этапе «Анализ» определяются корневые причины выявленных проблем и продумываются мероприятия по их устранению.
- Затем строится карта потока будущего состояния, модель процесса «как будет», реализуются мероприятия по улучшению и достижению целевых показателей.
- Такой подход позволяет уменьшить время выполнения работы, снизить себестоимость создания продукта или предоставления услуги, улучшить взаимодействия в компании и повысить качество работы. Значит, компания сможет удовлетворить запросы своих клиентов, обеспечивая их качественным продуктом или услугами, оказанными точно вовремя.
ТРИЗ-фасилитация помогает решать креативные задачи и находить новые решения для старых проблем, создавать новые продукты и идеи. Все эти инструменты помогут снизить потери, оптимизировать офисные процессы и сделать работу максимально эффективной. При этом на тренинге сотрудники компании «проживают» стадии от осознания проблем в своем процессе (через участие в бизнес-игре) до убеждения в преимуществах такого подхода оптимизации.
Как вводить комбинацию в офисный процесс
Обучение начинается с того, что сотрудники воспроизведут свой обычный рабочий день и проанализируют, где возникают потери. Далее они изучат инструменты бережливого производства в теории. Участники самостоятельно попробуют внедрить их на пилотном раунде, на этом этапе происходит имитация офисной деятельности. Если нужный результат не достигнут, процессы опять анализируются и дорабатываются, пока система организации офисных процессов не дойдет до идеала.
В основе бизнес-симуляции реальный процесс формирования и согласования заявок на предприятии. Как известно, подобные действия отнимают подчас больше всего времени и затягиваются.
Обучение на офисной фабрике процессов длится два дня. Если у сотрудников есть теоретические знания об инструментах бережливого производства, то можно ограничиться одним днем, в течение которого участники в игровом формате бизнес-симуляции переведут теоретические знания в полезные практические навыки.
Обучение в игровой форме позволило оптимизировать офисные процессы известных компаний – «Лента», «Пермская химическая компания», «Северсталь», «Клиника Нуриевых», «Гознак», «Нордголд» и другие.
Приглашаем принять участие в тренинге на офисной фабрике процессов в центре «Кайдзэн». Наши эксперты помогут проанализировать проблемы, которые возникают именно в вашей компании, устранить потери и неэффективные действия.
Для прохождения классического тренинга «Фабрики» формируется команда из 14–16 человек. На время тренинга они превращаются в производственников, которым нужно выполнить заказ. Для слаженной работы среди участников группы распределяют роли — от рабочего до директора. «Назначения» происходят по желанию. Перед группой ставится цель — улучшить ситуацию на производстве, уменьшить себестоимость продукции, сократить рабочие площади и т. д. Производственный процесс имитируется на площадке при помощи оборудования, инструментов и деталей.
Все самое интересное и уникальное мы публикуем в альманахе «Управление производством». 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!
Тренинг проходит в три раунда. В ходе первого раунда участники знакомятся с производственным процессом, который оказывается неидеальным, прямо как в реальной жизни. Заказ участникам выполнить не удается. Задача — зафиксировать свои результаты, найти проблемы и способы их решения. Во втором и третьем раундах участники применяют инструменты бережливого производства, в результате получают стабильный, качественный и эффективный процесс, приносящий прибыль.
По образу и подобию КАМАЗа
Первые «Фабрики процессов» появились в Росатоме в 2014 году, после того как делегация атомщиков приехала с визитом на КАМАЗ, который успешно развивал свою производственную систему. «Во время экскурсии по производству КАМАЗа нас привели в учебный комплекс под названием «Фабрика процессов», где людей обучали на примере сборки турбонасоса для автомобилей. Руководители Росатома тоже прошли обучение на этой «Фабрике», получили массу впечатлений. Вскоре приняли решение создать похожий учебный комплекс в Росатоме», — вспоминает директор проекта АО «ПСР» Сергей Ильин.
Первую атомную «Фабрику процессов» открыл Ковровский механический завод на базе процесса сборки коллектора газовой центрифуги. Вторая «Фабрика» появилась в Москве на базе Корпоративной академии Росатома.
Вскоре «Фабрики процессов» стали открываться на других предприятиях Росатома, их сертификацией занялась Корпоративная академия Росатома. «Предприятия создают «Фабрики процессов» с учетом специфики собственного производства. Так, Чепецкий механический завод построил обучение на изготовлении циркониевых трубок, Новосибирский завод химконцентратов — на сборке макета ТВС-Квадрат. В Институте реакторных материалов работает фабрика по подготовке реактора к облучению материалов: там создан макет реактора, а участники должны не только собрать деталь, но и провести необходимые для перегрузки топлива расчеты. «Фабрика офисных процессов» АО «Гринатом» имитирует все стадии процесса найма персонала. Таким образом сотрудники изучают потери в офисных процессах и понимают, как их избежать», — перечисляет директор центра по обучению ПСР Корпоративной академии Росатома Тимофей Ермаков. По его словам, обучение на «Фабриках процессов» Росатома проходят не только собственные сотрудники, но и представители компаний-партнеров и поставщиков, школьники и студенты из городов присутствия.
В 2021 году Корпоративная академия Росатома планирует запустить виртуальную фабрику процессов. «Она будет похожа на компьютерную игру, в которой участникам необходимо выстроить процесс по сборке ТВС. При этом участники смогут находиться в разных городах. По итогам каждого раунда участники узнают свой результат и проанализируют, как внедренные улучшения повлияли на экономические показатели предприятия. В будущем на виртуальной «Фабрике» будет обучаться несколько команд одновременно, это добавит соревновательный элемент», — говорит Тимофей Ермаков.
29 «Фабрик процессов» сертифицировано на предприятиях Росатома
Более 7 тыс. человек обучено на «Фабриках процессов» Росатома
За контур
В 2017 году ПСР-тренинг «Фабрика процессов» вышел за пределы Росатома — в рамках проекта «Бережливая поликлиника» были созданы медицинские «Фабрики процессов». «Мы нуждались в лидерах, способных стать проводниками бережливых технологий в здравоохранении. Этими проводниками стали молодые сотрудники и преподаватели медицинских вузов», — комментирует Сергей Ильин. Первую бережливую «Фабрику» организовали на базе Ярославского медицинского университета, там исследовался процесс приема пациентов во время профосмотра. В общей сложности создано 26 сценариев медицинских «Фабрик процессов» в 9 медицинских вузах страны, подведомственных Минздраву РФ. «Организовать «Фабрики» для медиков оказалось просто. Понадобилось лишь несколько столов, простейшее медицинское оборудование, оргтехника, бумага и карандаши. И уже можно изучать процессы диспансеризации, профосмотра, медосмотра детей разного возраста», — отмечает Сергей Ильин. Затем с подачи Росатома «Фабрики процессов» заработали в органах госуправления, федеральных органах исполнительной власти, образовательных учреждениях, в сельском хозяйстве и т. д.
Узнать больше: «Фабрики процессов» Атомэнергоремонта: пример двух тренингов
От скворечника до кувадки
Иногда на «Фабриках» изучают необычные процессы. Например, в 2018 году офис ПСР был приглашен к участию в практическом модуле конкурса «Лидеры России». «Нам предложили провести «Фабрику процессов» на примере сборки скворечников. Изучать этот процесс должны были финалисты конкурса. Проект получил неформальное название «Скворцы прилетели», причем заказ на скворечники был реальный — от дендрария города Сочи. Перед нами поставили задачу предусмотреть возможность улучшений процесса, инструментов и приспособлений во время раундов практической активности, — вспоминает Сергей Ильин. — Для начала в офис ПСР доставили заготовки из сосновых досок для скворечников, необходимый инструмент и расходные материалы. Мы придумали и отработали способ, при котором поточным способом быстро собрали скворечник, дали сравнения с традиционным способом производства, прокомментировали улучшения и показали технологии бережливого производства в действии».
Белгородский центр народного творчества при помощи офиса ПСР запустил «Фабрику процессов», участники которой изготавливают народную славянскую тряпичную куклу — кувадку. «Игрушку изготавливают из лоскутков и ниток. В третьем раунде это получается сделать в три раза быстрее, чем в первом. А еще — в два раза качественнее и меньшим количеством персонала», — улыбается Сергей Ильин.
В марте 2021 года в рамках реализации проекта «Эффективный регион» Росатома в Республике Саха открылась учебная площадка «Фабрики процессов» на базе Высшей школы инновационного менеджмента. Азы бережливости там постигают на примере создания национального нагрудного украшения «илин кэбиhэр», состоящего из серебряных цепочек и подвесок. Глава республики Айсен Николаев отметил, что накопление даже незначительных сбоев в процессах может привести к серьезным проблемам в производстве. «Нам нужно постоянно учиться новому и учиться у тех, кто обладает лучшими компетенциями», — сказал он.
«Якутская «Фабрика процессов» позволяет решить сразу две задачи. С одной стороны — рассказывает о традициях региона. С другой — демонстрирует, что эффективность можно повышать в любом процессе», — комментирует Сергей Ильин.
Узнать больше: ВИДЕО: пример организации фабрики процессов
Фабрика всея Руси
На сегодняшний день в России работает около 200 «Фабрик процессов». «Мы создали много разрозненных «Фабрик» у себя на предприятиях и во внешнем контуре. Теперь появилась идея создания «Комплексной фабрики процессов», где можно будет обучать работников всех направлений в организации — от грузчика до генерального директора. Таким образом мы сможем запустить процесс улучшений организации как целого и сложного «организма». Или же охватить в обучении кросс-функциональный информационный и материальный поток, проходящий через разные организации, органы исполнительной власти или госструктуры», — рассуждает Сергей Ильин. По его мнению, для начала нужно запустить около 20 «Фабрик процессов», которые будут размещены в одном месте: по производству, ремонту оборудования, продажам, подбору кадров и т. д. Качество такого комплексного обучения будет оценивать единый инфоцентр.
Инструкции, шаблоны и алгоритмы для старта проекта LEAN вы можете найти в практическом руководстве по внедрению бережливого производства.
КОММЕНТАРИИ
Марина Шошина, главный специалист управления исследования и контроля производства, Ковровский механический завод:
— В 2014 году на КМЗ была запущена первая «Фабрика процессов» в Росатоме. Задача участников тренинга — за день смоделировать полный цикл сборки коллектора газовой центрифуги. По сценарию этим занимается 16 человек: семеро рабочих, шестеро специалистов ПСР, контролер ОТК, транспортировщик и директор завода. Все они являются сотрудниками предприятия, попавшего в цейтнот: заказов много, но не хватает времени, чтобы их выполнить. Для достижения цели нужно максимально сократить производственные потери: уменьшить площади, минимизировать затраты и даже получить прибыль. К третьему раунду это удается сделать.
Ежегодно на нашей «Фабрике процессов» обучается около 200 человек — это сотрудники КМЗ и сторонних организаций. Недавно мы заключили договор с Федеральным центром компетенций «Повышение производительности труда», планируем оказывать услуги по обучению руководителей предприятий, вступивших в нацпроект «Повышение производительности труда и поддержка занятости населения» на нашей площадке, в том числе и на «Фабрике процессов».
В 2021 году планируется открытие еще одной «Фабрики процессов» — офисной. Хотим продемонстрировать людям, что принципы ПСР работают не только в производственных, но и в офисных потоках. Будем оптимизировать процессы закупочной деятельности. На примере офисной «Фабрики» узнаем, сколько лишних движений и документов присутствует в обычном офисном процессе и как можно исправить эту ситуацию, применяя инструменты ПСР.
Ольга Гаврилова, руководитель группы повышения эффективности, ЗиО-Подольск:
— На нашем предприятии «Фабрика процессов» работает с 2017 года. Ее цель — помочь участникам увидеть, как улучшение в производстве влияет на операционные показатели деятельности. Обучение построено на примере процесса сборки макета подогревателя высокого давления (ПВД), традиционного для завода изделия. ПВД — это теплообменник второго контура АЭС, используется для увеличения КПД энергетической установки, его вес более 100 тонн. Специально для проведения тренингов мы изготовили его уменьшенную копию масштабом 1:20 и массой 11 кг, все сварные соединения заменили на болтовые. В рамках обучения проводится 3 раунда, целью которых является выпуск 10 подогревателей за полчаса и получение прибыли. В первом раунде процесс организован по принципу традиционного производства, поэтому удается собрать не более 4 ПВД. Благодаря применению инструментов ПСР, к третьему раунду участники выстраивают процесс и достигают поставленной цели.
Татьяна Веселова, ПСР-тренер, ОКБМ им. И. И. Африкантова:
— «Фабрика процессов» в ОКБМ работает с 2018 года. Задача курса состоит в том, чтобы изменить представление о традиционных подходах к управлению процессами, сформировать ПСР-мышление и мотивацию для повышения эффективности работы. Обучение построено на примере сборки датчика положения компенсирующей группы, изготавливаемого на предприятии. Этот датчик является элементом в конструкции привода системы управления и защиты (СУЗ). Датчик расположен на корпусе редуктора привода компенсирующей группы (КГ) и служит для выдачи сигнала о положении и перемещении КГ в активной зоне реактора.
Участники проживают условные рабочие смены — три раунда по 20 минут. За это время необходимо организовать производство и поставку датчиков в количестве 6 штук надлежащего качества заказчику. А также стоит задача максимально устранить производственные потери, минимизировать затраты, сократить площади и извлечь прибыль.
Роли в группе распределяются по желанию участников тренинга, только вот директором почему-то стать никто не стремится. В таких случаях тренер сам назначает на руководящую должность самых активных и разговорчивых людей. А иногда — самых скептичных. Став директором, скептик волей-неволей включается в процесс и начинает оптимизировать производство.
В общей сложности нашу «Фабрику процессов» прошли 170 человек, это сотрудники ОКБМ, предприятий Нижегородской области и предприятий, входящих в контур Росатома.
В ближайшее время мы планируем создать офисную «Фабрику процессов», где разберем процесс оформления извещения об изменении конструкторской документации.
Текст: Светлана Зайцева Фото: Росатом
Что такое «Фабрика процессов» и почему из-за нее ссорятся топ-менеджеры.
Производства терпят убытки из-за беспорядка в самых неожиданных процессах: бардак на рабочем месте провоцирует травмоопасные ситуации, «лишние движения» – от ненужной транспортировки до избыточного наклона сотрудника на конвейере или поиска документов в хаосе – съедают время, а дополнительный пункт в инструкции для рабочего сказывается на качестве конечного продукта и лояльности клиентов. Бизнесы по всему миру разными путями пришли к рецепту от этой болезни – симуляторам процессов производства, на которых можно отработать изменения в безопасной среде. В России понятие получило название «Фабрика процессов». Как такие площадки помогают быстро перестроить сознание большого количества рядовых сотрудников?
Компании – участники национального проекта «Производительность труда и поддержка занятости» сталкиваются с проблемой, как ввести культуру непрерывных улучшений среди рядовых сотрудников предприятия, рассказывал Николай Соломон, гендиректор Федерального центра компетенций в сфере производительности труда (ФЦК; отвечает за адресную поддержку компаний по нацпроекту), в ноябре 2019 г. на Международном форуме производительности (International Productivity Forum) в МШУ «Сколково». «Нельзя работать без понятной мотивации. Нельзя сотруднику конвейера ставить цель в рублях на единицу произведенной продукции», – объяснял Соломон.
Для решения этой проблемы ФЦК разработал интерактивную площадку «Фабрика процессов», на которой сотрудники любой компании могут «прожить» три игровые смены и с помощью инструментов бережливого производства улучшить показатели игрового предприятия. Первая в стране «Фабрика процессов», созданная по стандартам ФЦК, запущена в апреле 2019 г. в Самаре на базе АО «Средне-Волжский механический завод» (СВМЗ). Еще одна – в июне в Тульской области на базе ООО «Аэрозоль Новомосковск». В декабре 2019 г. откроются 16 площадок в разных регионах. Еще 20 будут запущены в 2020 г. Задача сети фабрик – подготовить 23 000 специалистов по бережливому производству в стране к 2024 г. Обучение проходят руководители и участники рабочих групп предприятий – участников национального проекта.
Болты и перчатки
Мини-копию обучающей площадки ФЦК представил на Международном форуме производительности. Корреспонденту «Ведомости&» удалось дважды испытать на себе эту игру. По легенде 18 сотрудников завода за 10-минутную смену должны изготовить пять единиц продукции. Каждые 2 минуты на площадку приезжает клиент, чтобы забрать выпускаемую продукцию. Прототипом продукции выбрана реальная деталь, изготовленная одним из предприятий – участников национального проекта. Деталь состоит из объемных металлических деталей, шайб и болтов, поэтому площадка «Фабрики процессов» может выдержать множество циклов обучения без повреждения комплектующих и дополнительных затрат.
Участники игры распределяют роли: начальник производства, специалисты по улучшениям, менеджер по труду, логист и 10 операторов, выполняющих различные функции на производственной линии. На площадке строгие правила: все операторы работают в перчатках, защитных очках, каскетках (кепка с жесткими защитными вставками) и строго по инструкции с картинками (она расположена на столе); не имеют права покидать рабочее место далее чем на 1 м; пользоваться мобильным телефоном; ронять, кидать, пересыпать детали из тары в тару. Начальник производства не должен помогать операторам руками, его задача – фиксировать проблемы производства и управлять производством. Логист может перемещаться по площадке только с тележкой и т. д. Закончив сборку двух деталей, оператор должен вызывать логиста для доставки необходимых комплектующих и перемещения готовой продукции на следующий этап сборки. Всего в первой смене 10 этапов сборки – по количеству операторов. На старте игры у каждого оператора на столе уже есть комплектующие для сборки детали изделия. От 1-го к 10-му этапу сборки детали от оператора к оператору перемещает только логист на тележке.
Последовательность операций между сотрудниками не оптимальная (тренеры об этом не предупреждают, это становится понятно в процессе игры), поэтому логист, как правило, не может оперативно определить, какую деталь после изготовления к какому оператору доставить. После инструктажа тренеры настраивают сотрудников на достижение финансовых показателей – снижение себестоимости продукции и получение прибыли, а также на улучшение операционных показателей: сокращение времени протекания процесса, сокращение транспортировки и т.д.
Только что собранная команда приступает к работе. Хаос на площадке наступает уже на второй минуте: несколько операторов справляются со своей задачей за 30 секунд, а другие не могут толком начать из-за непонимания инструкции. Логист не может быстро найти нужные детали для второго, шестого и девятого оператора из-за бардака на складе, мечется с тележкой по площадке. 10 минут подходят к концу, команда успевает изготовить три изделия и передать их клиенту (на самом деле одно, потому что две единицы продукции на старте игры находятся у оператора, контролирующего качество, т. е. прямо перед поставкой клиенту и фактически уже собраны).
Корреспондент «Ведомости&», работая оператором № 6, справился со своим заданием за 40 секунд и, ожидая логиста, размышлял о доработке производственного стандарта. По инструкции нужно было навинтить гайку на болт строго на расстоянии 25 мм от головки болта и измерить результат линейкой. А затем навинтить на болт шайбу. Во время второй операции гайка сместилась с нужного расстояния, и пришлось снова производить замер – и потратить на это время. Инструкцию стоило бы переделать таким образом, чтобы она велела производить замер в самом конце всех манипуляций. Логиста с деталями для новой партии изделий корреспондент до конца смены так и не дождался. Если смотреть на производство с точки зрения поиска потерь, как раз в этом и заключается задача: видеть проблемы, искать потери и решать их в месте их возникновения. В реальности зачастую действует принцип «мы всегда так делали» и древние инструкции определяют последовательность действий многих людей.
После 10-минутной смены команда подводит итоги с участием тренеров ФЦК. Участники наперебой рассказывают о проблемах на производстве, а тренер ненавязчиво наводит на мысли о незамеченных узких местах. На игровой площадке, по наблюдению корреспондента «Ведомости&», команды отмечали примерно одни и те же проблемы игрового предприятия: простой операторов, неудобные средства защиты, несогласованность операторов между собой, нерасторопность логиста, нерациональное расположение операторов, лишние инструменты, неэффективные инструкции.
Секрет «времени такта»
В другой смене корреспонденту «Ведомости&» выпала роль специалиста по улучшениям (такая должность была предусмотрена штатным расписанием игровой площадки). Специалист по улучшениям должен фиксировать, сколько времени каждый из операторов тратит на изготовление одной детали. Одни справлялись за 30 секунд, у других операция занимала до 7 минут. В конце 10-минутной смены тренеры ФЦК составили таблицу сбалансированной работы (диаграмма трудоемкости операций) и показали, как вычислять «время такта». Оказалось, что для выравнивания производственного процесса и выполнения заказа клиента в срок каждый оператор должен был бы тратить на одну операцию не более 120 секунд (на реальном производстве для достижения этого показателя нужно было бы перераспределить операции между стадиями более равномерно, забрать лишнюю работу у одних операторов и передать ее тем, кто простаивает, пояснил позже тренер ФЦК). Посредством фиксации и анализа данных в бланках инфоцентра игрового предприятия смены (графики исполнения заказа, качества продукции, простоя операторов и др.) тренеры демонстрируют, насколько визуальное управление процессами помогает быстро обнаружить и решить проблемы производства.
В демо-версии фабрики разыгрывали только одну смену. На площадках, которые реально разворачивают на предприятиях, участники проживают три смены, за которые предлагают решения существующих проблем, воплощают их в жизнь и в игре наблюдают реальный рост экономических показателей после простых манипуляций.
Целью «Фабрики процессов» является получение практического опыта участниками применения инструментов бережливого производства. В процессе обучения тренер подводит участников к осознанию необходимости изменения устоявшихся способов организации и управления производством, показывает влияние инструментов бережливого производства на эффективность предприятия, объяснил «Ведомости&» старший тренер ФЦК Валерий Усынин (в прошлом – специалист по развитию персонала по управлению улучшениями в Госкорпорации «Росатом»). Участники, впервые знакомящиеся с бережливым производством, по наблюдениям Усынина, достигают результата не хуже более опытных участников – они также замечают узкие места процесса и предлагают решения для выявленных проблем. Для получения большего эффекта от обучения тренер «Фабрики процессов» предлагает участникам взять на себя роли, несвойственные им в рабочие будни, чтобы посмотреть на процессы с другой стороны.
Фабрика и бизнес
Базовая модель «Фабрики процессов» по стандартам ФЦК разработана на примере изготовления реальной детали. Но может быть развернута и на реальном продукте конкретного предприятия.
«Фабрика процессов» – это прежде всего площадка для обучения руководителей и проектных команд предприятий, подчеркивает Усынин. Во время обучения каждый участник получает опыт выявления и устранения потерь в операционной деятельности. Но главное – сотрудники впитывают культуру постоянных улучшений, осознают пользу от применения инструментов бережливого производства, стремятся минимизировать затраты времени и средств на изготовление продукции, говорит он.
При развертывании «Фабрики процессов» на конкретном предприятии специалисты ФЦК помогают подобрать помещения, спроектировать производственные и организационные зоны, подготовить тренеров из числа сотрудников компании, поставляют оборудование для обучения, консультируют на всех этапах развертывания фабрики дистанционно и с выездом в регион. Во время обучения тренеров из числа сотрудников для них составляют индивидуальный план развития тренерских компетенций.
Стоимость развертывания «Фабрики процессов» ФЦК – от 4 млн руб., запуск – от 3 месяцев. Цена растет в зависимости от конкретных запросов компании-участника. В частности, развернуть фабрику на основе конкретного продукта предприятия будет дороже.
«Фабрики процессов» в России и в мире
Симуляторы производств – один из самых эффективных инструментов обучения сотрудников компаний на практике. С учетом развития технологий разнообразные изменения в производственных цепочках компании предпочитают отрабатывать на виртуальных клонах, а затем – на реальных объектах, говорит эксперт группы по управлению персоналом и организационными изменениями департамента консалтинга «Делойт» Елизавета Муравьева. Симуляторы, по ее наблюдениям, – очень востребованный у компаний инструмент практического обучения в безопасной среде с правом на ошибку.
«Мы видим «Росатом», который этим [повышением производительности труда] начал заниматься, по сути, с начала десятилетия, показал хороший результат и теперь является примером для остальных», – сказал министр экономического развития Российской Федерации Максим Орешкин во время выступления на Международном форуме производительности.
Для «Росатома» «Фабрики процессов» – один из инструментов внедрения культуры непрерывных улучшений, которые служат для повышения производительности труда, говорит Елена Бурцева, руководитель отдела PR и маркетинга Корпоративной академии «Росатома». Первые фабрики были открыты на Ковровском механическом заводе и в Корпоративной академии «Росатома в 2014 г.
Кроме того, у «Росатома» есть учебные центры применения бережливых технологий в здравоохранении и «Фабрики медицинских процессов» (например, «Прохождение диспансеризации», «Проведение осмотра детей» и др.) в девяти российских вузах. Их корпорация создала в 2017 г. совместно с Минздравом и представителями вузов. Эти фабрики учат медиков выявлять проблемы и устранять потери при организации амбулаторного приема, дают практические навыки применения инструментов бережливого производства, способствуют формированию у них пациентоориентированного и бережливого мышления, говорит Бурцева. На медицинских площадках уже обучено 5000 человек.
Но все же и в мире, и в России первой отраслью внедрения философии бережливого производства было автомобилестроение. «Камаз» запустил собственную «Фабрику процессов» в апреле 2013 г. В подготовке системы обучения российского производителя участвовали коучи тренинг-центра Process simulation facility концерна Daimler AG, стратегического партнера «Камаза». А первые тренеры российской фабрики прошли обучение в Германии. Участие в создании концепции фабрики принимали эксперты McKinsey. Целью создания площадки было обучение внедрению инструментов бережливого производства руководителей среднего звена, топ-менеджеров и представителей предприятий-поставщиков. В целом обучение принципам бережливого производства ведется на заводе с 2006 г., но менеджмент отмечал, что у сотрудников недостаточно практического опыта внедрения инструментов и нет ясных перспектив. За шесть лет тренинги на фабрике прошли 4663 человека, 3827 – сотрудники «Камаза», еще 836 – внешние участники (через региональный центр компетенций), сообщил «Ведомости&» представитель компании. С 2017 г. для 140 сторонних предприятий провели ознакомительные семинары по бережливому производству.
На основе опыта Daimler на «Камазе» разработали методологию двух тренингов: повышение эффективности офисных процессов и повышение эффективности производственных процессов. Еще три тренинга разработали самостоятельно: end-to-end (подходы в выстраивании логистики на предприятии), повышение производительности в механообработке и выстраивание гибкого производства с помощью инструмента SMED (быстрая переналадка).
Рост производительности труда на «Камазе» после создания фабрики составил в 2016 г. 15%, в 2017 г. – 9%, в 2018 г. – 1%. По итогам 2019 г. ожидается результат в 2%, рассказал «Ведомости&» руководитель пресс-службы ПАО «Камаз» Олег Афанасьев.